Gegevensbronsleutels zijn labels die bestaan uit alfanumerieke tekenreeksen waarmee het mogelijk is om verschillende soorten gegevens uit één gegevensbron te groeperen, zodat ze in één bewerking kunnen worden afgehandeld. Met behulp van gegevensbronsleutels is het mogelijk om gegevens op te splitsen om zo de systeembronnen te optimaliseren en te voldoen aan bedrijfsregels.
Gegevensbronsleutels maak je op het moment dat ze nodig zijn en ze kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. Je kunt ze op allerlei mogelijke manieren gebruiken om gegevens te categoriseren en om gegevens te koppelen aan specifieke systemen, zodat gegevens visueel kunnen worden beheerd in Blackboard Learn. Gegevensbronsleutels worden opgeslagen in de Blackboard-database en er kan naar worden verwezen in gegevensfeeds en integratieconfiguraties.
Gegevensbronsleutels werken samen met de SIS-integratie om gegevens te beheren nadat deze zijn geüpload naar Learn via een SIS-integratie die is geconfigureerd voor gebruik van een bepaalde gegevensbronsleutel.
Aanbevolen procedures voor gegevensbronsleutels
Aangezien gegevensbronsleutels zijn bedoeld om nauwkeurige identificatie en gedetailleerd gegevensbeheer mogelijk te maken, is het zinvol om te kijken in hoeverre de naamgevingsconventies overeenkomen met de gegevensstroom binnen de instelling en hoe je die gegevens wilt opsplitsen in 'blokken' of sets en de levenscyclus van die blokken. Hoe groter de algehele gegevenssets en hoe langer de gegevens aanwezig blijven in Learn, des te belangrijker is het om effectief gerichte delen van die gegevens te kunnen identificeren.
Gegevensbronsleutels kunnen op verschillende manieren worden gebruikt om gegevens te categoriseren. Dit zijn enkele algemene tips voor het maken en toepassen van gegevensbronsleutels op gegevens:
- Hanteer een consistente naamgevingsconventie voor de gegevensbronsleutels om verwarring te voorkomen wanneer het tijd is om gegevens te wijzigen of verwijderen.
- Voorkom dat er meerdere gegevensbronsleutels worden gemaakt voor vermeldingen die lange tijd aanwezig blijven (zoals Students of Faculty). Hierdoor kunnen onnodige complicaties of problemen ontstaan.
- Als je aan het einde van een semester cursussen gaat archiveren en verwijderen, kun je ze het beste eerst gedurende een korte periode uitschakelen voordat je ze gaat archiveren en verwijderen uit het systeem. Je hebt dan een korte periode om te controleren of ze inderdaad veilig zijn gearchiveerd voordat je ze gaat verwijderen. Op deze manier voorkom je ongewenste verwijdering van cursussen die nog niet op de juiste manier zijn opgeslagen.
Bij het toewijzen van gegevensbronnen aan cursus- en organisatiecategorieën moeten onderliggende categorieën deel uitmaken van dezelfde gegevensbron als de bovenliggende categorie wanneer de categoriestructuur wordt ingevoegd. Als onderliggende categorieën niet zijn opgenomen in dezelfde gegevensbron als de bovenliggende categorie, blijft de relatie tussen de onderliggende en bovenliggende categorie niet behouden.
Naamgevingsconventies
Om te zorgen voor een logische toepassing en kennisoverdracht, moet je een systeem hanteren voor de namen van gegevensbronsleutels dat ervoor zorgt dat ze makkelijk te herkennen zijn. De volgende naamgevingsconventie is een relatief eenvoudige manier om de gegevenssets op te splitsen voor de twee meest gangbare werkstromen.
Geldige tekens voor namen van gegevensbronsleutels
Namen van gegevensbronsleutels mogen alleen bestaan uit de letters A-Z, de cijfers 0-9, punten en onderstrepingstekens (_).
Gegevensbron-ID
Gebruik een eenvoudige ID voor het bronsysteem, zoals SIS voor een studenteninformatiesysteem of HRMS voor een Human Resources Management System. Door deze ID te combineren met een ID voor elk type gegevensset, kan er een flexibel naamgevingsschema worden afgeleid ter ondersteuning van typische werkstromen.
Type-afhankelijke sets
Type-afhankelijke sets bevatten een component die is afgeleid van het type feed. Als de tekenreeks 'Cursus' bijvoorbeeld verwijst naar "Cursus", moet die reeks worden opgenomen om het type van de gegevensset aan te geven, zoals SIS.CURSUS.
Periode-afhankelijke sets
Periode-afhankelijke sets worden gebruikt voor het groeperen van gegevens die verwant zijn, maar die geen tijdsperioden in de database mogen overlappen. Zo kan het bijvoorbeeld handig zijn om cursussen voor het voorjaar in te voeren in de database terwijl de cursussen voor het najaar nog actief zijn. Door hier een sleutel te gebruiken die de twee sets onderscheidt op basis van hun periode, voorkom je dat Momentopname-bewerkingen op de ene set van invloed zijn op gegevens in de andere set. Je kunt dan bijvoorbeeld de namen SIS.VOORJAAR2000 en SIS.NAJAAR2000 gebruiken.
Type- en periode-afhankelijke sets
Je kunt ook een combinatie van type- en periode-afhankelijke identificatie gebruiken. Het beste voorbeeld is de inschrijving van een student bij een instelling met een vaste academische kalender, waarbij de inschrijving is gekoppeld aan een bepaald semester, bijvoorbeeld SIS.CURSUS.NAJAAR2000.
Voorbeeld: Een school wil voor een aantal semesters lijsten met studenten en cursusleiders, overzichten van cursussecties en inschrijvingen verwerken. Over het algemeen is het zo dat de lijsten met studenten en cursusleiders voor elk semester uit dezelfde set met basisgegevens zal bestaan. De cursussen en inschrijvingen moeten echter wel per semester worden verwerkt. Actieve studenten en cursusleiders worden dus voor alle semesters als één logische set beschouwd (met veranderlijk lidmaatschap), terwijl cursussen en inschrijvingen worden gezien als logisch afzonderlijke sets die per semester verschillend zijn.
Een oplossing is om type-afhankelijke sleutels te gebruiken voor studenten en cursusleiders, en type- en periode-afhankelijke sleutels voor cursussen en inschrijvingen. We maken een gegevensbronsleutel met de naam SIS.GEBRUIKERS die wordt gebruikt om de set gebruikers te identificeren in de loop van de tijd. Op deze manier kunnen alle actieve studenten en cursusleiders als één set gegevens worden verwerkt.
We maken afzonderlijke gegevensbronsleutels voor cursussen, inschrijving, cursusleiders en studenten, die allemaal zowel type- als periode-afhankelijk zijn:
SIS.CURSUS.NAJAAR2017
SIS.CURSUS.VOORJAAR2018
Op die manier kunnen alle gebruikersfeeds de gegevensbronsleutel SIS.GEBRUIKERS gebruiken, terwijl cursussen en inschrijvingen de SIS.CURSUS.*-sleutels kunnen gebruiken, waarbij zoekopdrachten en gegevensvisualisatie mogelijk is met behulp van de beschreven gegevenssets.
Als een ander voorbeeld kunnen verschillende sets worden toegepast op verschillende gebruikers:
MEDSIS.GEBRUIKERS
SIS.GEBRUIKERS
ALUMNI.GEBRUIKERS
Gegevensbronsleutels beheren
Gegevensbronsleutels maken via de pagina Gegevensbronbeheer
- Ga in het Configuratiescherm voor systeembeheer naar de sectie Building Blocks en selecteer Gegevensintegratie.
- Selecteer Gegevensbronnen > Gegevensbron maken.
- Typ een unieke sleutel en eventueel een beschrijving.
- Selecteer Verzenden.
Records beheren
Alle beheertaken voor gegevensbronsleutels en de bijbehorende records is mogelijk via de pagina Gegevensbronbeheer.
Gekoppelde records bekijken
Nadat je een gegevensbronsleutel hebt gemaakt, via een integratie gegevens hebt ingevoerd in Learn en vervolgens een gegevensbronsleutel aan die gegevens hebt gekoppeld, ga je naar de beheerpagina Gegevensbronsleutel. Ga in het configuratiescherm voor systeembeheer naar de sectie Building Blocks en selecteer Gegevensintegratie.
Selecteer Gegevensbronnen en zoek de gegevensbronsleutel. Er verschijnt een venster met een lijst met Learn-objecten en aantallen per objectstatus (Ingeschakeld of Uitgeschakeld).
Records uitschakelen
Nadat je met behulp van een integratie objecten hebt gemaakt in Learn en deze hebt gekoppeld aan een gegevensbronsleutel, kun je deze objecten uitschakelen wanneer geen toegang meer nodig is tot de objecten en de bijbehorende gegevens. Het uitschakelen van een object betekent dat de bijbehorende gegevens wel aanwezig blijven in Learn, maar dat het object niet meer toegankelijk is. Je kunt bijvoorbeeld een inschrijving uitschakelen, waardoor de gegevens voor die inschrijving (en gegevens van verwante activiteiten) behouden blijven in Learn, maar de betreffende gebruiker geen toegang meer heeft tot de cursus of organisatie. Zo heeft een gebruiker die is uitgeschakeld geen toegang meer tot Learn en is een uitgeschakelde cursus niet meer beschikbaar voor studenten of cursusleiders. In beide gevallen blijven de gegevens aanwezig in Learn. Als de gebruiker of cursus opnieuw wordt ingeschakeld, wordt het item weergegeven alsof er niets is veranderd.
Je kunt objecten uitschakelen via het configuratiescherm voor systeembeheer. Ga naar de sectie Building Blocks en selecteer Gegevensintegratie > Gegevensbronnen. Open het menu voor de gegevensbronsleutel die je wilt bewerken en selecteer Uitschakelen.
Records opschonen
Nadat je met behulp van een integratie objecten hebt gemaakt in Learn en deze hebt gekoppeld aan een gegevensbronsleutel, kun je de objecten opschonen wanneer geen toegang meer nodig is tot de objecten en de bijbehorende gegevens. Het opschonen van een object betekent dat alle gegevens van dat object worden verwijderd in Learn, zodat er bronnen vrijkomen voor toekomstig gebruik.
Je moet records eerst uitschakelen voordat je ze kunt opschonen.
Ga naar de beheerpagina Gegevensbronsleutel in het configuratiescherm voor systeembeheer. Ga naar de sectie Building Blocks en selecteer Gegevensintegratie > Gegevensbronnen. Open het menu voor de gegevensbronsleutel die je wilt verwijderen en selecteer Opschonen.
Gegevensbronsleutels verwijderen
Ga naar het configuratiescherm voor systeembeheer om een gegevensbronsleutel te verwijderen. Selecteer Gegevensintegratie in de sectie Building Blocks. Zoek de gegevensbronsleutel die je wilt verwijderen, open het bijbehorende menu en selecteer Verwijderen.
Je kunt een gegevensbronsleutel alleen verwijderen als de sleutel geen gekoppelde records heeft. Als die er wel zijn, moet je die records eerst uitschakelen en opschonen zoals hierboven is beschreven.
Zijn er ongeldige tekens voor namen van gegevensbronsleutels?
Ja. Namen van gegevensbronsleutels mogen alleen bestaan uit de letters A-Z, de cijfers 0-9, punten en onderstrepingstekens (_).
Zijn namen van gegevensbronsleutels hoofdlettergevoelig?
Nee. Namen van gegevensbronsleutels zijn niet hoofdlettergevoelig.
