De map /institution ordenen
Er zijn twee hoofdgebieden in de map /institution: één voor instellingsinhoud en één voor bibliotheekinhoud.
Als aanvulling of alternatief om te voldoen aan de behoeften van leden in een breder kader dan slechts één enkele cursus of organisatie voor opslag en toegang tot cursusinhoud kunnen mappen gemaakt worden voor hele afdelingen, bibliotheekvakgebieden of voor een gebruikersgroep binnen een instelling.
Naast het gebied met cursusinhoud kan het instellingsgebied worden gebruikt om te voldoen aan de behoeften van gebruikers binnen een bredere context dan slechts een enkele cursus of organisatie. Er kunnen mappen worden gemaakt voor afdelingen, voor bibliotheekafdelingen of voor een groep gebruikers binnen de instelling.
Bij het instellen van dit gebied, moeten submappen worden gemaakt en vervolgens machtigingen voor die mappen worden toegekend om de toegang ertoe te regelen. In het instellingsgebied hebben alle systeemgebruikers de machtiging Lezen voor de instellingsmap. Deze machtiging is van toepassing op alle submappen in de instellingsmap. Nadat een submap is gemaakt, kan via de pagina Machtigingen beheren de toegang tot de map worden geregeld.
Een typisch voorbeeld hiervan is het maken van submappen in de instellings- of bibliotheekmap, de machtiging Lezen voor alle systeemgebruikers verwijderen voor de submap en vervolgens specifieke machtigingen toekennen voor de submap zodat alleen een specifieke groep gebruikers de map te zien krijgt en een kleinere set gebruikers ernaar kan schrijven, items kan verwijderen of de submappen kan beheren. Hieronder volgt een aantal specifieke voorbeelden.
De submap eReserves in de bibliotheekmap kent afzonderlijke regels en gebruiken.
Gedeelde cursusinhoud maken
Vanwege de tijdelijke aard van cursusmappen wordt het aanbevolen openbare inhoud die nuttig kan zijn voor vele cursusleiders op te slaan op een centrale plaats. Op die manier kunnen mappen worden gemaakt voor specifieke typen inhoud, zoals de map Biologie, de map Frans en de map Algebra.
Hierna volgt een voorbeeld van het toewijzen van machtigingen:
- Verwijder de machtiging Lezen voor alle systeemgebruikers voor submappen.
- Ken volledige machtigingen toe (Lezen, Schrijven, Verwijderen en Beheren) aan elke gebruiker of gebruikersgroep die dat gebied moet beheren. Gebruikers met de machtiging Beheren kunnen extra submappen maken, machtigingen toekennen en mapeigenschappen instellen.
- Bedenk welke gebruikers of groepen gebruikers de inhoud voor een submap zullen maken en ken hen de machtigingen Lezen en Schrijven toe.
- Ken de machtiging Lezen toe aan cursusleiders of cursusbouwers die de inhoud willen gebruiken. Cursusleiders hebben geen directe koppeling met deze inhoud van hun cursus, aangezien zij niet over de machtiging Beheren beschikken voor de bestanden. In plaats daarvan kunnen zij het bestand kopiëren naar hun cursus- of gebruikersmap en daar desgewenst een koppeling maken.
Bibliotheekinhoud maken in de map /library
Net als in het voorgaande voorbeeld kan de map /library worden gebruikt voor het opzetten van submappen voor bijvoorbeeld de bibliotheken van de faculteiten Rechten en Medicijnen, waarna aan de bibliothecarissen van deze faculteiten aanvullende machtigingen kunnen worden toegekend. Een of meer bibliothecarissen die de map beheren, moeten beschikken over de machtiging Beheren en andere bibliothecarissen moeten beschikken over de machtigingen Lezen en Schrijven en eventueel Verwijderen. Faculteitsleden, docenten en studenten die de inhoud van een specifieke map moeten kunnen zien, kunnen beschikken over de machtiging Lezen op basis van een gebruikerslijst of instellingsrol.
Beheerders moeten niet vergeten de machtiging Lezen voor alle gebruikersaccounts te verwijderen voor mappen die beveiligd of persoonlijk zijn voor een bepaalde subset van de instellingscommunity.
Meer informatie over bibliotheekinhoud
Meer informatie over het maken van bibliothecarissen
Persoonlijke en openbare mappen
Een beheerder kan ervoor kiezen persoonlijke en openbare submappen te maken binnen het instellingsgebied.
- Persoonlijke map: toegang tot een persoonlijke map is beperkt tot een of slechts een paar gebruikers. Er kan bijvoorbeeld een map worden gemaakt waartoe alleen de bibliothecarissen toegang hebben. Zij kunnen dit gebied gebruiken om documenten te beheren met betrekking tot bibliotheekprocessen en -procedures.
- Openbare map: inhoud in openbare mappen is meestal beschikbaar voor een grote groep gebruikers. Er kan bijvoorbeeld een map worden gemaakt met alle schema's voor atletiekteams die kan worden gedeeld met alle systeemaccounts.
Een beheerder kan ervoor kiezen het instellingsgebied te gebruiken als een gebied voor openbare informatie en besluiten hier geen beveiligde inhoud op te slaan.
