Wie ziet wat? Jij kunt dit bepalen.

Met machtigingen kunnen individuele gebruikers, gebruikerstypen en groepen bepaalde dingen doen met hun items, zoals lezen, schrijven of verwijderen. Gebruik machtigingen om te beheren wie je mappen en mappen kan bekijken en wijzigen. Je cursusleider kan ook machtigingen gebruiken om de inhoud te beheren die studenten of andere deelnemers aan de cursus kunnen zien of bewerken.

Wat zijn machtigingen?

Nadat inhoud is toegevoegd aan Content Collection, moeten machtigingen worden toegekend om de inhoud toegankelijk te maken voor gebruikers en groepen gebruikers. Met machtigingen kunnen gebruikers bepaalde acties uitvoeren voor items in de Content Collection, variërend van alleen-lezen toegang tot het bewerken, beheren en verwijderen van inhoud. Je kunt machtigingen configureren voor individuele bestanden of voor volledige mappen en alle inhoud van de map. Machtigingen kunnen gecombineerd worden, dus is het belangrijk om te begrijpen wat ieder toegangsniveau inhoudt.

Als je naar je items buiten de Content Collection linkt, vergeet dan niet om de juiste gebruikers te machtigen zodat de koppelingen werken. Zonder een machtiging om het item te mogen bekijken, krijgt een gebruiker het bericht Toegang geweigerd te zien als hij/zij een koppeling naar het item opent in een cursus of portfolio.


Soorten machtigingen

De volgende machtigingen zijn beschikbaar in Content Collection:

  • Lezen: gebruikers kunnen bestanden of mappen weergeven.
  • Schrijven: gebruikers kunnen wijzigingen doorvoeren in bestanden en mappen.
  • Verwijderen: gebruikers kunnen bestanden verwijderen uit de map of de map zelf verwijderen.
  • Beheren: gebruikers kunnen wijzigingen doorvoeren in de eigenschappen en instellingen van bestanden en mappen.

Wanneer een gebruiker zoekt naar bestanden of mappen of deze probeert te manipuleren (bijvoorbeeld door ze te kopiëren, te verplaatsen of te verwijderen), kan hij of zij inhoud alleen weergeven en wijzigen op basis van de bestaande machtigingen. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld naar een item zoekt waarvoor hij of zij niet over de machtiging Lezen beschikt, wordt het item niet weergegeven in de zoekresultaten.


Standaardmachtigingen

Sommige gebruikers hebben standaardmachtigingen voor specifieke mappen. In dat geval worden verschillende machtigingen automatisch toegekend aan specifieke mappen.

  • Gebruikersmappen: Deze mappen staan in het gebied Mijn inhoud in het Content Collection-menu. Een gebruiker beschikt over de machtigingen Lezen, Schrijven, Verwijderen en Beheren voor zijn of haar gebruikersmap. De beheerder bepaalt in welke mate deze mappen beschikbaar zijn in het gehele systeem.
  • Cursusmappen: Deze mappen staan in het gebied Cursussen in het Content Collection-menu en worden gebruikt om inhoud op te slaan voor specifieke cursussen. Cursusleiders, onderwijsassistenten en cursusbouwers beschikken over de machtigingen Lezen, Schrijven, Beheren en Verwijderen voor de mappen van hun cursussen. De cursusmap wordt automatisch gemaakt wanneer een van deze gebruikers voor het eerst de Content Collection opent. Andere cursusgebruikers (zoals studenten) die zijn ingeschreven voor een cursus, zien deze map niet omdat de map is bedoeld als werkruimte voor cursusontwikkelaars. Studenten moeten de machtiging Lezen hebben om een cursusmap te kunnen openen. Organisatiegebruikersmappen werken op dezelfde manier als cursusmappen.
  • Mappen voor instellingsinhoud en bibliotheekinhoud: Alle gebruikers met een systeemaccount beschikken over de machtiging Lezen voor deze mappen.
  • Cursusmappen in eReserves: Alle gebruikers die zijn ingeschreven voor een cursus beschikken over de machtiging Lezen voor de specifieke cursusmappen in eReserves.

Machtigingen toekennen en ontvangen

Wanneer een gebruiker voor een bestand of map over de machtigingen Lezen en Beheren beschikt, kan hij of zij machtigingen toekennen aan andere gebruikers en gebruikerslijsten.

Gebruikers en groepen gebruikers kunnen een of meer machtigingen krijgen. De machtiging Lezen voor een item kan bijvoorbeeld worden toegekend aan een gehele cursuslijst. De eigenaar kan aanvullende machtigingen toekennen aan individuele gebruikers in de cursuslijst. Machtigingen voor submappen en items in een map kunnen worden gewijzigd.

Machtigingen beheren

De gebruikerstoegang van een bestand of map wordt geregeld via de pagina Machtigingen beheren. Je kunt machtigingen toekennen aan individuele gebruikers, groepen of op basis van de rol.

Wanneer er voor een map machtigingen zijn toegekend, gelden ze voor alle submappen en bestanden in de map.


Mappen ordenen

Het is raadzaam mappen zo te ordenen dat u machtigingen per map kunt beheren in plaats van per bestand. U kunt bijvoorbeeld een map maken voor alle bestanden die worden gebruikt in een groepsproject. Op die manier kunt u de gehele map delen met de groepsleden en hoeft u geen machtigingen te beheren voor afzonderlijke items die zijn opgeslagen in verschillende mappen.

Aan een map op het hoogste niveau, bijvoorbeeld de gebruikersmap, moet alleen de machtiging Lezen worden toegekend. Wanneer een machtiging wordt toegevoegd of gewijzigd voor de map op het hoogste niveau, moet u controleren of aan de persoonlijke submappen en bestanden in de map niet per ongeluk machtigingen zijn toegekend waardoor bepaalde informatie niet meer wordt beveiligd.


Mappen delen

Wanneer u mappen en bestanden toevoegt aan Content Collection, moet u rekening houden met de gebruikers en gebruikerslijsten waarmee de inhoud zal worden gedeeld. Probeer mappen te maken waarvan alle items moeten worden gedeeld met dezelfde gebruikers. Wanneer items die worden gedeeld met dezelfde gebruikers zich in verschillende mappen bevinden, wordt het beheren van deze items lastig. Wanneer u bijvoorbeeld documenten wilt maken die toegankelijk moeten zijn voor alle gebruikers in de instelling, moet u een map maken die wordt gedeeld met alle systeemgebruikers en de betreffende items toevoegen aan deze map.


Bestanden delen

Bestanden zijn automatisch beschikbaar voor de gebruiker die het bestand heeft toegevoegd. Wanneer ook andere gebruikers het bestand moeten kunnen weergeven, moet deze worden gedeeld.

Voor bestanden gelden dezelfde machtigingen als voor de map waarin deze bestanden zijn opgenomen. Voeg je een bestand toe aan een map waarvoor bepaalde gebruikers of gebruikerslijsten al over de machtigingen Lezen en Schrijven beschikken, dan hebben deze gebruikers dezelfde machtigingen voor het nieuwe toegevoegde bestand.


Overschrijfoptie voor mappen

Wanneer je machtigingen voor een bovenliggende map wijzigt of toevoegt, kunnen gebruikers aangeven dat alle bestanden en submappen deze machtigingen moeten overnemen. Wanneer u bijvoorbeeld de machtigingen Lezen en Schrijven toevoegt aan de map terwijl voor een item in de map al de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen zijn ingesteld, wordt de machtiging Verwijderen uit dat bestand verwijderd. Voor alle submappen en bestanden in deze map worden de machtigingen Lezen en Schrijven toegekend.

Wanneer u deze optie niet selecteert, worden eventuele extra machtigingen voor deze map automatisch overgenomen voor de bestanden en submappen in de map. De bestaande machtigingen worden echter niet verwijderd. Wanneer je bijvoorbeeld de machtigingen Lezen, Schrijven en Beheren toevoegt aan de map terwijl voor een item in de map al de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen zijn ingesteld, wordt de machtiging Beheren toegevoegd.

Nadat u machtigingen voor een map hebt gewijzigd, kunt u de machtigingen voor een item wijzigen, maar deze worden overschreven zodra de machtigingen voor de bovenliggende map worden gewijzigd. Dit is een reden waarom het beheren van machtigingen aanzienlijk eenvoudiger wordt wanneer items met hetzelfde doel en voor dezelfde gebruikers zijn opgeslagen in één map.