Wie ziet wat? Jij kunt dit bepalen.
Met machtigingen kunnen individuele gebruikers, gebruikerstypen en groepen bepaalde dingen doen met hun items, zoals lezen, schrijven of verwijderen. Gebruik machtigingen om te beheren wie je mappen en mappen kan bekijken en wijzigen. Cursusleiders kunnen ook machtigingen gebruiken om de inhoud te beheren die studenten of andere deelnemers aan de cursus kunnen zien of bewerken.
Wat zijn machtigingen?
Nadat inhoud is toegevoegd aan Content Collection, moeten machtigingen worden toegekend om de inhoud toegankelijk te maken voor gebruikers en groepen gebruikers. Met machtigingen kunnen gebruikers bepaalde acties uitvoeren voor items in de Content Collection, variërend van alleen-lezen toegang tot het bewerken, beheren en verwijderen van inhoud. Je kunt machtigingen configureren voor individuele bestanden of voor volledige mappen en alle inhoud van de map. Machtigingen kunnen gecombineerd worden, dus het is belangrijk om te begrijpen wat elk toegangsniveau inhoudt.
Als je naar je items buiten de Content Collection linkt, vergeet dan niet om de juiste gebruikers te machtigen zodat de koppelingen werken. Zonder een machtiging om het item te mogen bekijken, krijgen gebruikers het bericht Toegang geweigerd te zien als ze een koppeling naar het item openen in een cursus of portfolio.
Soorten machtigingen
Content Collection-machtigingen:
- Lezen: Gebruikers kunnen bestanden of mappen bekijken.
- Schrijven: Gebruikers kunnen wijzigingen doorvoeren in bestanden en mappen.
- Verwijderen: Gebruikers kunnen bestanden verwijderen uit de map of de map zelf verwijderen.
- Beheren: Gebruikers kunnen de eigenschappen en instellingen van bestanden en mappen instellen.
Wanneer gebruikers zoeken naar bestanden of mappen of deze probeert te manipuleren, bijvoorbeeld door ze te kopiëren, te verplaatsen of te verwijderen, kunnen zij inhoud alleen weergeven en wijzigen op basis van de bestaande machtigingen. Bijvoorbeeld als gebruikers zoeken naar een item waar ze machtiging Lezen voor hebben, wordt het item niet weergegeven in de zoekresultaten.
Standaardmachtigingen
Sommige gebruikers hebben standaardmachtigingen voor specifieke mappen. In dat geval worden verschillende machtigingen automatisch toegekend aan specifieke mappen.
- Gebruikersmappen: Deze mappen staan in het gebied Mijn inhoud in het Content Collection-menu. Gebruikers beschikken over de machtigingen Lezen, Schrijven, Verwijderen en Beheren voor zijn of haar gebruikersmap. De beheerder bepaalt in welke mate deze mappen beschikbaar zijn in het gehele systeem.
- Cursusmappen: Deze mappen staan bij Cursussen in het Content Collection-menu en worden gebruikt om inhoud op te slaan voor specifieke cursussen. Cursusleiders, onderwijsassistenten en cursusbouwers beschikken over de machtigingen Lezen, Schrijven, Beheren en Verwijderen voor de mappen van hun cursussen. De cursusmap wordt automatisch gemaakt wanneer een van deze gebruikers voor het eerst de Content Collection opent. Andere cursusgebruikers, zoals studenten, die zijn ingeschreven voor een cursus, zien deze map niet omdat de map is bedoeld als werkruimte voor cursusontwikkelaars. Studenten moeten de machtiging Lezen hebben om een cursusmap te kunnen openen. Organisatiegebruikersmappen werken op dezelfde manier als cursusmappen.
- Mappen voor instellingsinhoud en bibliotheekinhoud: Alle gebruikers met een systeemaccount beschikken over de machtiging Lezen voor deze mappen.
- Cursusmappen in eReserves: Alle gebruikers die zijn ingeschreven voor een cursus beschikken over de machtiging Lezen voor de specifieke cursusmappen in eReserves.
Machtigingen toekennen en ontvangen
Wanneer een gebruiker voor een bestand of map over de machtigingen Lezen en Beheren beschikt, kan hij of zij machtigingen toekennen aan andere gebruikers en gebruikerslijsten.
Gebruikers en groepen gebruikers kunnen een of meer machtigingen krijgen. De machtiging Lezen voor een item kan bijvoorbeeld worden toegekend aan een gehele cursuslijst. De eigenaar kan aanvullende machtigingen toekennen aan individuele gebruikers in de cursuslijst. Machtigingen voor submappen en items in een map kunnen worden gewijzigd.
Machtigingen beheren
De gebruikerstoegang van een bestand of map wordt geregeld via de pagina Machtigingen beheren. Je kunt machtigingen toekennen aan individuele gebruikers, groepen of op basis van de rol.
Wanneer er voor een map machtigingen zijn toegekend, gelden ze voor alle submappen en bestanden in de map.
Mappen ordenen
Gebruikers kunnen mappen zo ordenen dat ze machtigingen per map kunt beheren in plaats van per bestand. Je kunt bijvoorbeeld een map maken voor alle bestanden die worden gebruikt in een groepsproject. Zo kun je de gehele map delen met de groepsleden en hoef je geen machtigingen te beheren voor afzonderlijke items die zijn opgeslagen in verschillende mappen.
Aan een map op het hoogste niveau, bijvoorbeeld de gebruikersmap, moet alleen de machtiging Lezen worden toegekend. Wanneer een machtiging wordt toegevoegd of gewijzigd voor de map op het hoogste niveau, moet je controleren of aan de persoonlijke submappen en bestanden in de map niet per ongeluk machtigingen zijn toegekend waardoor bepaalde informatie niet meer wordt beveiligd.
Mappen delen
Wanneer gebruikers mappen en bestanden toevoegen aan Content Collection, moeten ze rekening houden met de gebruikers en gebruikerslijsten waarmee de inhoud zal worden gedeeld. Probeer mappen te maken voor alle items die moeten worden gedeeld met dezelfde gebruikers. Wanneer items die worden gedeeld met dezelfde gebruikers zich in verschillende mappen bevinden, wordt het beheren van deze items lastig. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld documenten maken die toegankelijk moeten zijn voor alle gebruikers in de instelling, kunnen ze een gedeelde map maken met alle systeemgebruikers en vervolgens de betreffende items toevoegen aan deze map.
Bestanden delen
Bestanden zijn automatisch beschikbaar voor de gebruiker die het bestand heeft toegevoegd. Wanneer ook andere gebruikers het item moeten kunnen weergeven, moet deze worden gedeeld.
Voor bestanden gelden dezelfde machtigingen als voor de map waarin de bestanden zijn opgenomen. Als een bestand wordt toegevoegd aan een map waarvoor bepaalde gebruikers of gebruikerslijsten al de machtigingen Lezen en Schrijven hebben, dan hebben deze gebruikers dezelfde machtigingen voor het zojuist toegevoegde bestand.
Overschrijfoptie voor mappen
Wanneer gebruikers machtigingen voor een bovenliggende map gebruikers toevoegen of bewerken, kunnen gebruikers aangeven dat alle bestanden en submappen deze machtigingen moeten overnemen. Wanneer je bijvoorbeeld de machtigingen Lezen en Schrijven toevoegt aan de map terwijl voor een item in de map al de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen zijn ingesteld, wordt de machtiging Verwijderen uit dat bestand verwijderd. Voor alle submappen en bestanden in deze map worden de machtigingen Lezen en Schrijven toegekend.
Wanneer deze optie niet is geselecteerd, worden eventuele extra machtigingen voor deze map automatisch overgenomen voor de bestanden en submappen in de map. De bestaande machtigingen worden niet verwijderd. Wanneer je bijvoorbeeld de machtigingen Lezen, Schrijven en Beheren toevoegt aan de map terwijl voor een item in de map al de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen zijn ingesteld, wordt de machtiging Beheren toegevoegd.
Nadat gebruikers machtigingen voor een map hebben gewijzigd, kunnen gebruikers de machtigingen voor een item wijzigen, maar de machtigingen worden overschreven zodra de machtigingen voor de bovenliggende map worden gewijzigd. We raden gebruikers aan items te bewaren met hetzelfde doel en dezelfde doelgroep in één map. Vervolgens kunnen gebruikers machtigingen eenvoudig beheren.
