Achtergelaten inhoud omvat bestanden en mappen die verwijderd zijn door het verwijderen van een gebruiker, cursus of organisatie. Inhoud wordt beschouwd als achtergelaten wanneer:

  • De eigenaar geen geldige systeemaccount meer heeft. Inhoud van uitgeschakelde of inactieve gebruikers is geen achtergelaten inhoud.
  • Een cursus of organisatie verwijderd is van het systeem maar de inhoud die betrekking heeft op die cursus of organisatie nog wel wordt weergegeven in Content Collection.

Wanneer een gebruiker wordt verwijderd, worden de bestanden en mappen in de basismap van de gebruiker niet verwijderd. Als een cursus of organisatie wordt verwijderd, worden de bestanden en mappen in de basismap van de cursus of organisatie mogelijk niet verwijderd, afhankelijk van de optie die is geselecteerd bij het verwijderen van de cursus of organisatie. Bestanden en mappen die tot een verwijderde gebruiker, cursus of organisatie behoren, worden gemarkeerd als achtergelaten inhoud, zelfs als een andere cursus of organisatie actieve koppelingen kan bewaren naar die bestanden en mappen.

Cursusmappen die tot een verwijderde gebruiker, cursus of organisatie behoren, worden gemarkeerd als achtergelaten inhoud, zelfs als een andere cursus of organisatie actieve koppelingen kan bewaren naar die bestanden en mappen.

Achtergelaten inhoud zoeken

U kunt het rapport Achtergelaten inhoud op locatie gebruiken om achtergelaten inhoud te zoeken voor cursussen en organisaties.

Als de instelling beschikt over een licentie voor Inhoudsbeheer, kun je ook zoeken naar achtergelaten inhoud voor gebruikers door middel van het rapport Achtergelaten inhoud op eigenaar.

Het rapport Achtergelaten inhoud geeft aan of een andere cursus actieve koppelingen bezit naar het achtergelaten bestand of de achtergelaten map. Je kunt tevens de mappen sorteren op inhoud die gekoppeld wordt in een andere cursus. Daardoor kunt u beter differentiëren tussen overbodige inhoud die u veilig kunt verwijderen en inhoud die u kunt verplaatsen naar een permanente locatie om de integriteit van bestaande cursussen te verzekeren.

U kunt ook de optie 360° Weergave gebruiken om te zien of de cursusmap gekoppelde bestanden heeft met een andere cursus.

Nadat je de achtergelaten inhoud hebt gecontroleerd, kun je achtergelaten bestanden en mappen verplaatsen of permanent verwijderen door middel van de functies op de rapportpagina.

Achtergelaten inhoud hergebruiken

Als je voor cursussen en organisaties een cursus-ID of organisatie-ID wilt hergebruiken, moet je de basismap van de cursus of organisatie verwijderen die correspondeert met die cursus-ID of organisatie-ID. Nadat de verwijdering is voltooid, kun je de cursus-ID of organisatie-ID hergebruiken.

Als best practice, als u voorheen gemaakte bestanden moet hergebruiken, kunt u ze verplaatsen in plaats van ze te verwijderen. Als de bestanden specifiek zijn voor die instantie van de cursus of organisatie en niet hergebruikt worden, verwijder de bestanden. Daardoor worden de bestandsbijlagen in een cursus of organisatie alleen verwijderd. Als de cursus of organisatie geëxporteerd of gearchiveerd wordt, heeft deze verwijdering geen invloed op dat pakket.

De lijsten van achtergelaten inhoud bijwerken

De laatste resultaten voor deze rapporten zijn pas beschikbaar nadat de systeemtaak AdminSearchTimerTask loopt. Deze taak controleert op nieuwe achtergelaten inhoud en werkt referenties bij van bestaande achtergelaten inhoud. Standaard loopt deze taak om de 24 uur. U kunt wachten tot de AdminSearchTimerTask loopt of de functie Inhoud opnieuw controleren gebruiken om de taak meteen uit te voeren.

Het aantal resultaten wijzigen

Het aantal resultaten op de rapportenAchtergelaten inhoud op eigenaar enAchtergelaten inhoud op locatie is afhankelijk van de parameter Maximale antwoorden op een zoekopdracht.

Achtergelaten inhoud op locatie zoeken en beheren

Als de instelling toegang heeft tot functies van Inhoudsbeheer, selecteer je in het configuratiescherm voor systeembeheer in het gedeelteInhoudsbeheer de optie Zoekopdracht beheerder. Selecteer op de pagina Zoekopdracht beheerder de optie Achtergelaten inhoud op locatie.

Als de instelling geen toegang heeft tot functies van Inhoudsbeheer, selecteer je in het configuratiescherm voor systeembeheer in het gedeelteInhoudsbeheer de optie Achtergelaten inhoud op locatie.

In deze tabel worden de beschikbare opties beschreven.

Optie Beschrijving
Exporteren Gebruik deze optie om de geselecteerde bestanden en mappen als een ZIP-bestand te downloaden.
Verplaatsen Gebruik deze optie om de geselecteerde bestanden en mappen naar een nieuwe locatie in Content Collection of Cursusbestanden te verplaatsen.
Verwijderen Gebruik deze optie om de inhoud uit het systeem te verwijderen.
Eigenaar wijzigen Gebruik deze optie om de eigenaar van de inhoud te wijzigen en de inhoud naar een nieuwe locatie te verplaatsen.

Achtergelaten inhoud van gebruikers zoeken en beheren

Dit rapport is alleen beschikbaar als de instelling toegang heeft tot functies van Inhoudsbeheer.

Selecteer in het configuratiescherm voor systeembeheer in het gedeelteinhoudsbeheer de optie Zoekopdracht beheerder. Selecteer op de pagina Zoekopdracht beheerder de optie Achtergelaten inhoud op eigenaar. In deze tabel worden de beschikbare opties beschreven.

Optie Beschrijving
Exporteren Gebruik deze optie om de geselecteerde bestanden en mappen als een ZIP-bestand te downloaden.
Verplaatsen Gebruik deze optie om de geselecteerde bestanden en mappen naar een nieuwe locatie in Content Collection te verplaatsen.
Verwijderen Gebruik deze optie om de inhoud uit het systeem te verwijderen.
Eigenaar wijzigen Gebruik deze optie om de eigenaar van de inhoud te wijzigen en de inhoud naar een nieuwe locatie te verplaatsen.

Cursusbestanden verwijderen door een cursus te verwijderen

Wanneer u een cursus verwijdert, kunt u kiezen wat u doet met de bestanden. Als u de bestanden samen met de cursus verwijdert, kunt u de cursus-ID hergebruiken.

  • Cursus verwijderen, inclusief alle bestanden.
  • Cursus verwijderen en cursusbestanden bewaren als achtergelaten inhoud.