Selecteer een sessie om de sessiedetails te openen. Die informatie die je nodig hebt om deel te nemen aan een sessie of deze te delen, vind je achter de sessienaam. 

Je kunt gebruikers op twee manieren uitnodigen:

  • Een openbare gastkoppeling sturen
  • Een persoonlijke uitnodiging sturen

Je kunt geen uitnodigingen voor sessies sturen in een cursus. Iedereen die bij de cursus is ingeschreven, heeft automatisch toegang tot de sessie. Als je iemand wilt uitnodigen die niet deelneemt aan de cursus, kun je die persoon een gastkoppeling sturen.


Gastkoppeling

De gastkoppeling is een openbare koppeling die gebruikt en gedeeld kan worden door iedereen.

Als je de sessie veilig wilt houden, gebruik je geen gastkoppelingen. Zie Sessiebeveiliging voor meer informatie.

Gasttoegang is standaard uitgeschakeld. Schakel het selectievakje Gasttoegang in om deze optie in te schakelen. 

Je kunt de kopie van de gastkoppeling naar je studenten of andere gasten verzenden.

Sessiekoppelingen kunnen erg lang worden en breken tijdens het versturen. Gebruik daarom een programma voor het inkorten van URL's, zoals TinyURLTM of Bitly, om een korte alias te maken voor de sessie.

Iedereen die deelneemt met deze link, neemt deel met dezelfde gastrol. Bepaal of gasten worden toegevoegd als een deelnemer, presentator of moderator.

Weet u niet precies welke machtigingen u aan iemand moet toekennen? Maakt u zich geen zorgen. Machtigingen kunnen ook tijdens je bijeenkomst worden ingesteld.

Zorg ervoor dat je de verschillende rollen begrijpt voordat je een gast moderator maakt. Alle moderators hebben namelijk volledige controle over de sessie.

Meer informatie over rollen en machtigingen


Uitnodiging

Als je Collaborate niet gebruikt in combinatie met een LMS (Learning Management System), moet je persoonlijke uitnodigingen verzenden. 

Deze functie is alleen beschikbaar via de webpagina van de planningsfunctie. Je kunt geen uitnodigingen verzenden vanuit LMS-cursussen. Stuur in plaats daarvan een gastkoppeling.

Als je iemand uitnodigt als moderator, heeft hij of zij volledige controle over de sessie. De persoon krijgt ook de koppeling naar de opname per e-mail toegestuurd.

  1. In Uitnodigingen selecteer je Deelnemer uitnodigen.
  2. Typ de naam en het e-mailadres van de deelnemer.
  3. Selecteer de rol die je wilt toewijzen.
  4. Selecteer Opslaan.

Deelnemers bulksgewijs uitnodigen met Collaborate


Deelnemers bulksgewijs uitnodigen

Je kunt een door komma's gescheiden bestand (CSV) aanmaken en maximaal 500 deelnemers tegelijk uitnodigen. 

Collaborate-sessies ondersteunen 250 deelnemers per keer. Beheerders kunnen de webinar-modus inschakelen om grootschalige sessies van maximaal 500 deelnemers te ondersteunen. Als je meer deelnemers uitnodigt dan de sessie ondersteunt, kan niet iedereen die is uitgenodigd deelnemen.

Begin met het CSV-bestand. Beperk het CSV-bestand tot 500 deelnemers. Het CSV-bestand moet de volgende velden bevatten (in de genoemde volgorde) en de kolomkoppen moeten op deze manier ingevoerd worden:

  • displayName (vereist)
  • email (vereist)
  • role (optioneel)
    • moderator
    • presenter
    • participant

    Als de rol leeg is, wordt de deelnemer standaard toegewezen.

CSV-kolomkoppen moeten precies zo ingevoerd worden als hier weergegeven. Gebruik bijvoorbeeld "displayName" en niet "Display Name". Daarnaast moeten de koppen in het Engels zijn. Vertaalde koppen werken niet.

Het bestand uploaden

  1. Selecteer Uitnodigingen in Sessie-instellingen.
  2. Selecteer Deelnemers importeren.
  3. Selecteer Nieuwe deelnemers importeren, blader naar het CSV-bestand en selecteer Uploaden.
  4. Als alles in orde is, selecteer je Bevestigen om het uploaden van de deelnemers te voltooien. Als er fouten zijn opgetreden, los je deze op in het CSV-bestand en upload je het bestand opnieuw.
  5. Selecteer Aan sessie toevoegen.
  6. Selecteer Opslaan om de uitnodigingen te sturen.

Uitnodiging per e-mail

Collaborate verstuurt een e-mail met de persoonlijke uitnodiging met alle informatie die de deelnemer nodig heeft om deel te nemen aan de sessie, waaronder een unieke sessiekoppeling.

  • Sessiegegevens
  • Unieke sessiekoppeling om deel te nemen

    Een uitnodigingskoppeling kan niet door twee personen gebruikt worden. De koppeling is uniek voor elke deelnemer die is uitgenodigd.

  • Inbelgegevens, indien beschikbaar

Zorg ervoor dat de naam van de sessie duidelijk aangeeft waar de sessie over gaat.

Je kunt uitnodigingen opnieuw versturen als een deelnemer de uitnodiging niet ontvangen heeft of is kwijtgeraakt. Je kunt uitgenodigde deelnemers ook verwijderen. Dit zorgt ervoor dat ze niet meer kunnen deelnemen via hun unieke koppeling. Ze kunnen nog wel deelnemen via een gastkoppeling.

Je kunt een uitnodiging niet bewerken. Als je iets wilt wijzigen in de uitnodiging zoals een e-mailadres, verwijder je de uitnodiging en maak je een nieuwe. 

Als je een uitnodiging wilt sturen naar een geregistreerde gebruiker, iemand die een gebruikersaccount op Collaborate heeft, selecteer dan Geregistreerde gebruikers zoeken.