På Arbeidsflyter-siden ser du alle arbeidsflytene du er tilknyttet – enten som igangsetter eller deltaker. Du kan

  • administrere abonnementer for arbeidsflyter
  • redigere, starte eller stoppe arbeidsflyter du har opprettet
  • se detaljer om arbeidsflyter
  • legge til kommentarer i arbeidsflyter fra denne siden

Velg Min arbeidsflytstatus i Samarbeid-menyen for å åpne Arbeidsflyter-siden.

Hvis en bruker deltar i en arbeidsflyt som er planlagt, men ikke har nådd vedkommende ennå, kan ikke brukeren se detaljene om arbeidsflyten.

Se arbeidsflyter

For å se arbeidsflyter du er tilknyttet, kan du velge Min arbeidsflytstatus i Samarbeid-menyen. Denne siden inneholder følgende funksjoner:

  • Slett – Velg dette alternativet for å flytte den valgte arbeidsflyten permanent.
  • Abonner – Velg dette alternativet for å abonnere på den valgte arbeidsflyten.
  • Vis arbeidsflyter – Bruk disse visningsalternativene til å snevre inn listen over de viste arbeidsflytene.
  • Navn – Viser navnet på arbeidsflyten.
  • Type – Viser typen arbeidsflyt: Sendt eller Mottatt.
  • Fremdrift – Viser fremdriften for arbeidsflyten.
  • Svarfrist for gjeldende milepæl – Viser svarfristen for den gjeldende milepælen i en spesifikk arbeidsflyt.
  • Status – Viser Start/stopp-knappen. Brukerne kan velge Start for å starte en arbeidsflytforekomst de har opprettet, og Stopp for å stoppe den. Arbeidsflytforekomster som stoppes, kan startes igjen ved å trykke på Start. Hvis du har mottatt en arbeidsflyt, ser du Pågår i kolonnen.

Vil du redigere en modell du har opprettet? Gå til Opprett og rediger arbeidsflytmodeller.

Modellutforming-siden

Du kan se alle detaljene om en arbeidsflytmodell, deriblant milepæler og handlinger, ved å velge navnet på den aktuelle arbeidsflytmodellen i listen på Workflows-siden. Dette tar deg til Modellutforming-siden.

På Modellutforming-siden ser du på en praktisk måte detaljer om en spesifikk arbeidsflytforekomst. Hver milepæl er oppført på denne siden, sammen med detaljert informasjon om handlingene som utgjør milepælen. Deltakerne i arbeidsflyten kan redigere handlingene i milepælene og legge til kommentarer.

Hvis det er du som eier arbeidsflyten, kan du overstyre handlingene for å fullføre dem eller merke dem som ikke fullført. Eksempel: Jon er tilordnet en handling i milepæl 1, men er syk og kan ikke fullføre den. Du kan bruke Godkjenn handling-funksjonen for å flytte arbeidsflyten til den neste milepælen.

Modellutforming-siden inneholder følgende informasjon og funksjoner:

  • Utvid/lukk milepæler – Velg pluss/minus-ikonet for å utvide eller lukke detaljene for hver milepæl.
  • Innholdselementer – Du kan åpne hvert innholdselement som er tilknyttet en milepæl ved å velge disse lenkene.
  • Godkjenn handling – Velg denne knappen for å godkjenne handlingen og flytte arbeidsflyten videre til neste milepæl.
  • Mislykket handling – Velg denne knappen for å merke handlingen som mislykket.
  • Rediger handling – Velg denne kanppen for å vise Arbeidsflythandling-siden.
  • Kommentarer – Velg dette alternativet for å legge til kommentarer for denne handlingen.
  • Vis alle – Viser teksten for hver kommentar i feltet nedenfor.
  • Skjul alle – Skjuler teksten for hver kommentar i feltet nedenfor.

Siste endringer-liste

Velg Siste endringer-liste i Samarbeid-menyen i Mitt innhold. Handlinger-siden åpnes. Her organiseres og vises alle handlingene som er tilknyttet arbeidsflytene du deltar i. Du kan også gå til Arbeidsflyter-siden i Siste endringer-listen ved å velge Arbeidsflyter i det øverste hjørnet i vinduet.

Når en handling er ferdig, fjernes den autoamtisk fra Handlinger-siden. Du kan fortsatt åpne denne arbeidsflyten (og handlingen) fra Arbeidsflyter-siden.

Handlinger-siden inneholder følgende informasjon og funksjoner:

  • Vis handlinger – Bruk disse visningsalternativene til å snevre inn listen over de viste arbeidsflytene.
  • Handlingsnavn – Viser navnet på handlingen.
  • Handlingsstatus – Viser statusen for handlingen.
  • Handlingsfrist – Viser tidsfristen for handlingen.
  • Arbeidsflytnavn – Viser navnet på arbeidsflyten som er tilknyttet denne handlingen.
  • Arbeidsflytstatus – Viser fullført og gjenværende arbeid for arbeidsflyten.
  • Rediger – Velg dette alternativet i menyen for handlingen for å vise Arbeidsflythandling-siden.
  • Åpne – Velg dette alternativet i menyen for handlingen for å se detaljene for arbeidsflyten.

Oppdater en handling

Du kan oppdatere en handling ved å velge Rediger i menyen for handlingen på siden Siste endringer-liste. Du kan også gå via Rediger handling-alternativet på Modellutforming-siden.

På Arbeidsflythandling-siden ser du alle detaljene og innholdselementene som er tilknyttet en spesifikk arbeidsflythandling. I Oppdater handling-delen på denne siden kan du endre statusen for handlingen og legge til kommentarer.

Alle brukere som er involvert i arbeidsflyten, kan legge til kommentarer for handlinger. Men bare brukeren som la til handlingen, kan redigere statusen for den.

Arbeidsflythandling-siden inneholder følgende informasjon og funksjoner:

  • Instruksjoner – Viser instruksjonene for denne handlingen.
  • Svarfrist – Viser svarfristen for denne handlingen.
  • Tilordnet – Viser navnet på brukeren som er tilordnet denne handlingen.
  • Obligatorisk – Viser om handlingen er påkrevet eller ikke.
  • Innholdselementer – Viser lenkene til eventuelle innholdselementer som er tilknyttet denne handlingen.
  • Status – Velg fra listen over alternativer for å endre statusen for denne handlingen.
  • Tittel – Skriv inn en tittel for oppdateringen.
  • Kommentar – Skriv inn en kommentar som er relatert til statusendringen.
  • Statushistorikk – Viser statushistorikken for denne handlingen. Bruk Vis alle og Skjul alle til å utvide eller skjule historikkdataene.

Varslinger for arbeidsflyten

Hvis du vil ha periodiske oppdateringer om en arbeidsflyt, kan du abonnere på den.

  1. Gå til Arbeidsflyter-siden, og merk av for en arbeidsflyt. Velg deretter Abonner. Du tas til Varslinger for arbeidsflyten-siden, hvor du kan administrere varslingene.
  2. Velg ett av disse alternativene under Varslinger:
    • Jeg trenger å fullføre en handling: Motta statusvarslinger om handlinger og milepæler du må utføre.
    • Når en aktivitet inntreffer: Motta alle varslinger om en arbeidsflyt, deriblant handlings- og milepælstatus.
    • En arbeidsflyt fullføres eller mislykkes: Motta varslinger bare når en arbeidsflyt er fullført eller mislykket.
    • Aldri: Du mottar ingen varslinger for den valgte arbeidsflyten.
  3. Velg Send.

Du kan velge bort alle varslinger om arbeidsflyter ved å gå til Personlige innstillinger i Verktøy-menyen. Merk av for Utmelding av varslinger for arbeidsflyten, og velg Send.