Arbeidsflytmodeller

Hvis institusjonens administrator har aktivert det, kan du opprette en arbeidsflytmodell som kan brukes flere ganger. Hver gang en modell brukes, kalles den en forekomst. En arbeidsflytmodell er som en mal. Når du sender en kopi av modellen brukerne skal fullføre, sender du en forekomst av den opprinnelige arbeidsflytmodellen. Det er bare én modell per arbeidsflyt, men det kan være mange forekomster.

Milepæler

Arbeidsflyter består av milepæler som kan være til hjelp med å gruppere bestemte handlinger og trinn i prosessen. Milepæler gir arbeidsflyten struktur ved å gi brukeren små delmål på veien. Det er bare arbeidsflyteiere som kan legge til milepæler.

Handlinger

Handlinger er enkeltoppgaver som finnes inne i arbeidsflytens milepæler. Handlinger er spesifikke forventninger eller trinn i prosessen for den totale arbeidsflyten. Handlinger kan tilordnes enkeltbrukere eller grupper. Arbeidsflytdesignere kan legge til handlinger i arbeidsflytmodellen når den er under utforming eller i bruk, så lenge handlingen legges til i en milepæl som ikke er påbegynt ennå.

En modell er ikke ferdig og kan ikke startes før den inneholder minst én handling.

Opprett en arbeidsflytmodell: Mine modeller-siden

Du kan finne arbeidsflytmodeller på Opprett en arbeidsflytmodell: Mine modeller-siden. For å gå til denne siden kan du velge Opprett en arbeidsflytmodell eller Utform arbeidsflytmodeller i Samarbeid-menyen i Mitt innhold. Denne siden inneholder følgende funksjoner:

  • Opprett modell – Velg dette alternativet for å opprette en ny modell.
  • Vis modeller – Bruk denne listen for å begrense listen over modeller som vises i listen. Velg Alle modeller, Mine modeller eller Delte modeller.
  • Navn – Viser navnet på modellen.
  • Designer – Viser navnet til personen som opprettet modellen.
  • Kopier – Velg dette alternativet for å duplisere den valgte arbeidsflyten.
  • Slett – Velg dette alternativet for å flytte den valgte arbeidsflyten permanent.
  • Start – Velg dette alternativet for å starte arbeidsflyten.

Opprett en ny arbeidsflytmodell

En modell er ikke ferdig og kan ikke startes før den inneholder minst én handling.

  1. Velg Opprett en arbeidsflytmodell i Mitt innhold.
  2. Velg Opprett modell.
  3. Gi modellen et navn og skriv en beskrivelse i Instruksjoner-feltet. Dette er instruksjonene for bruk av arbeidsflyten. Hvis for eksempel dette er en delt arbeidsflyt, kan denne delen brukes til å forklare hvordan andre bør bruke denne arbeidsflyten. (Dette trinnet er valgfritt.)
  4. Angi Handlingsstatus-termene som skal brukes i denne modellen: Pågår, Godkjent og Ikke godkjent.
  5. For å legge ved elementer i modellen kan du velge Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
  6. Velg Send når du er ferdig.

Du kommer til å bli ført til Modellutforming-siden. Der kan du legge til milepæler og handlinger for arbeidsflytmodellen.

Legg til en milepæl

  1. Velg Opprett milepæl.
  2. Gi milepælen et navn, og skriv en beskrivelse.
  3. Velg enten Ingen handling eller Gå til milepæl, og velg et milepælnummer for å angi milepælen som skal gjentas hvis du blokkeres.
    • Ingen handling er standard – milepælen fortsetter. Arbeidsflyten kan ikke fortsette forbi denne milepælen fordi handlingen er mislykket. Andre handlinger i milepælen kan allikevel fullføres.
    • Gå til milepæl tvinger arbeidsflyten til å gå tilbake til en spesifisert milepæl hvis denne milepælen mislykkes. Hvis denne milepælen mislykkes, tilbakestilles alle statuser fra dette punktet til Ikke påbegynt. Alle kommentarer og informasjon om historikk er bevart.
  4. For å legge ved elementer i milepælen kan du velge Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
  5. Velg Send og legg til handling for å legge til en handling i denne milepælen eller Send og fullfør for å gå tilbake til Modellutforming-siden.

Legg til en handling

Når en arbeidsflyt har startet, og dokumenter er knyttet til arbeidsflyten på arbeidsflyt- eller milepælnivå, vises de på handlingsnivået.

  1. For å legge til en handling i en milepæl kan du gå til Opprett en arbeidsflytmodell: Mine modeller-siden.
  2. Velg Bygg i arbeidsflytmodellens meny. Velg Opprett handlingmilepælens meny.
  3. Gi handlingen et navn, og skriv en beskrivelse.
  4. Bestem om denne handlingen er nødvendig, ved å velge Ja eller Nei.
  5. Bestem en tidsfrist ved å velge Angi dato. Bruk dato og klokkeslett for å velge en tidsfrist. Hvis det ikke er nødvendig med noen tidsfrist, kan du velge Ingen.
  6. For å tilordne handlingen til bestemte brukere kan du velge Bla gjennom for å velge navnene deres. Bruk semikolon til å skille mellom flere brukernavn.
  7. For å tilordne handlingen til et emne kan du velge Bla gjennom for å velge et emne. Bruk semikolon til å skille mellom flere emner.
    • Velg Alle emnemedlemmer-alternativet for å tilordne handlingen til alle emnemedlemmene.
    • Velg Valgte roller-alternativet, og velg roller fra følgende: Student, gjest, undervisningsassistent, lærer, emnebygger og vurderer.
  8. Bestem hvordan handlingen skal godkjennes. Velg Alle tilordnede kan godkjenne eller Alle tilordnede må godkjenne.
  9. For å legge ved elementer i handlingen kan du velge Bla gjennom Mitt innhold. Velg tillatelser for elementene du legger ved.
  10. Velg Send for å fullføre handlingen å gå tilbake til Modellutforming-siden.

Rediger en arbeidsflytmodell

Når du har opprettet en arbeidsflytmodell, kan du redigere den. En arbeidsflytmodell kan bare redigeres av eieren. Disse endringene påvirker den opprinnelige modellen og alle delte forekomster av den. Eksisterende forekomster av arbeidsflyten påvirkes ikke av disse endringene.

Arbeidsflytmodeller som pågår, kan bare redigeres når de er stoppet. Når de er stoppet, kan eieren redigere alle milepæler som ikke er påbegynt, samt alle tilknyttede handlinger.

  1. I Samarbeid-menyen kan du velge Utform arbeidsflytmodeller.
  2. I modellens meny kan du velge ett av disse tre alternativene:
    • Velg Rediger for å åpne Rediger-siden. Der kan du endre modellens navn, beskrivelse og statusetiketter.
    • Velg Bygg for å åpne Modellutforming-siden. Du kan legge til eller slette milepæler og handlinger på denne siden.
    • Velg Del for å åpne Deling av arbeidsflytmodell-siden. Der kan du velge eller endre delingsinnstillinger.

Dupliser en arbeidsflytmodell

Brukere kan kopiere en arbeidsflytmodell de har opprettet eller noen har delt med dem. Når arbeidsflytmodellen er kopiert, kan brukeren redigere den.

Hvis en bruker kopierer en delt arbeidsflytmodell, blir vedkommende gjort til eier. Det betyr at brukeren kan redigere modellen og bruke den på nytt selv om originalen slettes fra systemet eller ikke deles lenger.

  1. Gå til Opprett en arbeidsflytmodell i Mitt innhold: Mine modeller-siden.
  2. Merk av for arbeidsflytmodellen du vil kopiere.
  3. Velg Kopier-knappen. Kopien av arbeidsflytmodellen vises i listen.
  4. Du kan også se Kopier-valget i arbeidsflytmodellens meny.

Tillatelser

Arbeidsflytmodellen kan inneholde elementer fra Mitt innhold. Etter hvert som designeren av arbeidsflytmodellen legger til flere elementer, kan vedkommende også velge hvilke tillatelser brukerne skal ha for disse elementene. Brukerne har bare disse tillatelsene så lenge milepælen varer. Etter at milepælen er ferdig, blir disse unike tillatelsene fjernet fra elementene som er tilknyttet milepælen.

De valgte tillatelsene gis når

  • brukeren begynner milepælen som inneholder handlingen
  • arbeidsflyten blir startet på nytt (etter å ha vært stoppet)

De valgte tillatelsen fjernes når

  • brukeren avslutter milepælen som inneholder handlingen
  • en arbeidsflyt stoppes

Hvis det ikke legges til noen tillatelser for et element, vises en advarsel om at det ikke finnes noen tillatelser for et element når arbeidsflyten sendes, og brukeren blir spurt om han eller hun vil fortsette.

Mer om tillatelser i Mitt innhold

  1. Velg Utform arbeidsflytmodeller i Samarbeid-menyen i Mitt innhold.
  2. Bestem hvor du vil redigere innholdselementet:
    • For å redigere tillatelser for innholdselementer på arbeidsflytnivå kan du velge Rediger i arbeidsflytmodellens meny.
    • For å redigere tillatelser for innholdselementer på milepælnivå kan du velge Bygg i arbeidsflytmodellens meny. Velg Rediger i milepælens meny.
    • For å redigere tillatelser for et innholdselement på handlingsnivå kan du velge Bygg i arbeidsflytmodellens meny. Velg Rediger i handlingsmenyen.
  3. Velg Bla gjennom Mitt innhold for å legge til et Mitt innhold-element i modellen.
  4. Velg tillatelser for elementet ved hjelp av avmerkingsboksene.
  5. Velg Send når du er ferdig.

Tillatelser for elementer tilknyttet arbeidsflyter kan utvides for å fullføre arbeidsflyten. Utvidelser gjelder etter at milepælen og arbeidsflyten er fullført.

Utvid tillatelsen for et arbeidsflytelement

  1. Velg Utvid tillatelser for en milepæl i en arbeidsflyt.
  2. Velg Bla gjennom for å finne navn på brukere som trenger utvidede tillatelser for å åpne et element.
  3. Velg Bla gjennom for å tilknytte et element fra Mitt innhold.
  4. Legg til tillatelser for elementet.
  5. Velg Send.