Administrer filer

I filmenyen finner du alle alternativene for administrering av filinnstillingene. Når du har organisert elementene dine, kan du administrere andre funksjoner i Mitt innhold, for eksempel egenskaper, sporing, versjonering og kommentarer. Du kan også se en 360°-visning av filen for å se all informasjonen om den umiddelbart. Disse verktøyene er nyttige hvis du deler innhold med andre eller har behov for å spore filendringer.

Rediger filinnstillinger 

Når du har opprettet en fil, kan du endre filinnstillingene på Rediger innstillinger-siden. Hvis du for eksempel valgte å låse en fil da du opprettet den, kan du fjerne låsen på denne siden. På Rediger innstillinger-siden kan du også se etter informasjon om filen, for eksempel hvem som opprettet den, når den ble opprettet og når den sist ble redigert.

  1. Gå til mappen som inneholder filen, i Mitt innhold.
  2. Velg Rediger innstillinger i filmenyen.
  3. Velg alternativene som passer.
  4. Velg Send.

Tilgjengelige alternativer

Elementegenskaper
Alternativ Beskrivelse
Filinformasjon
Filnavn Vis eller endre navnet på filen. Når du endre navnet på en fil, fjerner du eventuelle koblinger til filen, inkludert adganger.
Nettadresser til nettmapper Lenken for denne filen (inkludert hele plasseringsbanen).

På Mac kalles nettmapper for delte plasseringer.
Permanent nettadresse Lenken for denne filen – med den unike og uforanderlige identifikatoren, men ikke plasseringsbanen. Med disse vedvarende identifikatorene blir ikke lenker til Mitt innhold-elementer ødelagt.
Filtype Filtypen.
Filstørrelse Størrelsen på filen i kB.
Eier Brukernavnet til personen som er ansvarlig for å vedlikeholde elementet.
Opprettet av Brukernavnet til personen som opprettet elementet.
Opprettet Dagen, datoen og klokkeslettet da elementet ble opprettet.
Sist redigert av Brukernavnet til personen som sist endret elementet.
Sist redigert Dagen, datoen og klokkeslettet elementet sist ble redigert.
Alternativer
Lås fil Aktiver eller deaktiver fillåsing. Låser hindrer brukere i å redigere eller endre filen.
Del kommentarer Aktiver eller deaktiver kommentardeling.
Aktiver versjonering Aktiver eller deaktiver versjoner. En ny versjon opprettes hver gang filen redigeres.
Aktiver sporing Aktiver eller deaktiver sporing. Med sporing opprettes det en logg over når brukere samhandler med et element, for eksempel når de ser eller åpner det.

Administrer kommentarer

Kommentarer er nyttige når det gjelder å registrere meninger eller instruksjoner om innholdet i en fil.

Gå til mappen som inneholder en fil i Mitt innhold, og velg Kommentarer i filmenyen for å lese filens kommentarer. På denne siden kan du gjøre følgende:

  • Opprett en kommentar Velg Opprett kommentar, skriv inn kommentaren din og velg Send.
  • Slett en kommentar. Velg avmerkingsboksen for kommentaren, og velg Slett.
  • Sorter kommentarer. Velg en kolonnetittel for å sortere kommentarer basert på den kolonnen.

Overskriv en fil

Hvis du vil erstatte en eksisterende fil i Mitt innhold, kan du overskrive den på Overskriv fil-siden. Filnavnet på filer du overskriver, endres ikke. Du må ha tillatelser til å lese, skrive, og fjerne en fil for å overskrive den.

Du kan ikke overskrive en fil med en annen filtype. En DOC-fil bør for eksempel ikke overskrives med en JPG-fil.

  1. Gå til mappen som inneholder filen du vil overskrive, i Mitt innhold.
  2. Velg Overskriv fil i filmenyen.
  3. Velg Bla gjennom for å finne og velge den nye filen.
  4. Velg Send.

Når du har lastet opp en ny fil, oppdaterer du siden for å tømme nettleserbufferen og vise det nye filnavnet.

Overskriving av filer og versjonering

Hvis versjonering er aktivert på en overskrevet fil, opprettes det en ny versjon, og den gamle versjonen lagres i versjonshistorikken. Hvis versjonering er deaktivert, lagres det ikke noen historikk etter at filen er overskrevet.

Administrer filsporing

Med sporing registreres alt brukere gjør med filer. Sporing er nyttig for å bekrefte at noen har lest en obligatorisk oppgave, eller for å se hvem som sist har redigert en fil. Sporing må være slått på for å se sporingsloggen.

Om sporingsloggen

Hver rad på Sporing-siden beskriver en samhandling med filen og inkluderer følgende informasjon:

  • Navnet på brukeren som åpnet filen.
  • Handlingen som ble gjort med filen.
  • Versjonen av filen da den ble åpnet (hvis versjonering er slått på).
  • Datoen da filen ble åpnet.
  • IP-adressen til datamaskinen som ble brukt til å få tilgang til filen.

Hvis en bruker gjør det samme med en fil flere ganger, registrerer sporingsloggen bare den første handlingen. Hvis en bruker for eksempel åpner og leser det samme dokumentet flere ganger, registreres bare den første gangen dette skjer. Hvis bruker fjerner informasjonskapsler i nettleseren og leser filen på nytt, registreres dette som en ny handling i sporingsloggen.

Se filsporing

  1. Gå til mappen som inneholder filen, i Mitt innhold.
  2. Velg Sporing i filmenyen.
  3. Vis handlingene som er knyttet til filen.

For å slette sporingsloggen må du velge Slett sporingslogg. Da fjernes alle handlingene på siden. Nye handlinger spores fortsatt.

WebDAV-klienter

Enkelte WebDAV-klienter kan utføre flere handlinger når de brukes med Mitt innhold. Når for eksempel en fil leses, kan en lesehandling vises to ganger i sporingsloggen – selv om brukeren bare har lest filen én gang.

Administrer filversjoner

Med versjonering får du en oversikt over hver gang en fil redigeres eller endres. På Administrer versjoner-siden kan du se hver versjon av filen siden versjonering ble slått på. Gå til mappen som inneholder filen, for å få tilgang til filens versjoner. Velg Versjoner i filmenyen, eller velg nummeret som vises i Versjoner-kolonnen ved siden av filen.

På Administrer versjoner-siden finner du følgende informasjon om hver versjon:

  • Versjonsnummeret som en hyperlenke. Når du velger en filversjon du vil se, åpnes elementet i nettleseren. Du kan ikke gjøre endringer eller lagre nye versjoner fra denne visningen.
  • Datoen og klokkeslettet da versjonen ble opprettet.
  • Personen som opprettet versjonen.
  • Størrelsen på filen.

Flere alternativer

  • Lås filen: Velg  Lås i filmenyen for å låse en fil. Dette alternativet er nyttig for å lagre endringer i filer på bestemte tidspunkter. Når en fil låses, opprettes det en ny versjon, og alternativene Lås opp og Tilbakerulling vises i menyen for den nye versjonen.
  • Tilbakerulling: Dette alternativet vises i filmenyen hvis du har låst filen. Med dette alternativet fjernes den redigerte kopien uten at endringene lagres, og du går tilbake til den forrige versjonen.
  • Slett versjoner: Velg en versjon, og velg  Slett.

Når en fil åpnes, er den automatisk låst for andre brukere.

Lås en versjon

Velg Lås fra filmenyen på Administrer versjoner-siden for å opprette en annen versjon av innholdet ditt. Velg lenken til den nyeste versjonen for å åpne filen, redigere den og lagre endringer. Hvis du samarbeider med andre om en fil, må du huske å låse den opp for å gi andre tilgang til den.