Det kan være en utfordring for studenter å lese lang, tett tekst. Når dokumentene er godt strukturert, blir det lettere for studentene å organisere og fordøye innholdet i dem.

Mer om utarbeiding av innhold med tanke på tilgjengelighet

Overskrifter

Ved å bruke overskrifter i dokumentstilene kan du lage inndelinger og underinndelinger for dokumentene dine. Overskrifter kan gjøre det lettere for studentene å navigere i og forstå innhold, og de er avgjørende for skjermlesere.

Bruk de innebygde overskriftsstilene i tekstbehandlingsprogrammet.

Du bør alltid bruke «Overskrift 1» for hovedoverskrifter, «Overskrift 2» for overskrifter for inndelinger, «Overskrift 3» for overskrifter for underinndelinger og så videre. «Normal» brukes for brødtekst.

Alternativ tekst for bilder

Siden mange dokumenter inneholder bilder, er det viktig at bildene har alternative beskrivelser.

Legg til den alternative teksten i tekstbehandlingsprogrammet.

I Microsoft Word finnes det to tekstfelt: Tittel og Beskrivelse. Skriv inn den alternative teksten i Beskrivelse-tekstboksen, slik at når du konverterer Word-dokumenter til PDF eller HTML, blir all teksten konvertert til det nye formatet. Titler formateres ikke til andre formater, så du må skrive dem inn på nytt i det nye formatet.

Beskrivende lenker

Det er avgjørende at du gjør lenker beskrivende. Alle lenker bør beskrive hva brukeren kan regne med å finne når han eller hun velger dem.

Legg til beskrivende lenker i tekstbehandlingsprogrammet.

Lister

Når punktlister er laget skikkelig, får brukere av skjermlesere vite hvor mange elementer de inneholder.

Bruk de innebygde listene i tekstbehandlingsprogrammet.

Tabelloverskrifter

Det å bruke tabeller i dokumenter kan være en god metode for å organisere kompleks informasjon for studenter. For å sikre at tabellene dine er effektive og tilgjengelige bør du imidlertid bare bruke dem til data – ikke til visuell layout. Når du legger til overskrifter i tabeller, blir det lettere for studentene å navigere i dem – og spesielt hvis de bruker skjermlesere.

Legg til tabelloverskrifter i tekstbehandlingsprogrammet.

Microsoft Tilgjengelighetskontroll

Dette er en god ressurs du kan bruke til å finne og løse tilgjengelighetsproblemer. Gå til Verktøy, og velg Kontroller tilgjengelighet.

Mer om Tilgjengelighetskontroll

Gjør PDF-dokumenter tilgjengelige

Selv om den beste metoden for å sikre at et dokument er tilgjengelig, er å la det være i originalformatet, foretrekker mange undervisere å eksportere dokumenter og presentasjoner i PDF-format.

PDF er et åpent filformat som presenterer innhold på en helhetlig måte. Det spiller ingen rolle om du skriver det ut eller ser det på en enhet. Formateringen er den samme.

Når du eksporterer et dokument i PDF-format, er det viktig at du sjekker eksportinnstillingene for å sikre at PDF-filen blir tagget. Taggede PDF-filer bruker tagger og elementer – som blockquote, avsnitt og overskrifter – for å gi sider mening. Dette gir innholdet god struktur, så det blir lettere å forstå for brukere av skjermlesere. Da blir det lettere å navigere i den.

Lagre dokumenter som taggede PDF-filer

  1. Start med et tekstdokument som er tilgjengelig.
  2. Lagre dokumentet som en tilgjengelig PDF-fil.
    • Microsoft Word: Velg Fil og Lagre som. Velg PDF i Filformat-menyen. Velg Best for elektronisk distribuering og tilgjengelighet og Eksporter. Du kan finne ut mer under Lagre Word-dokumenter som tilgjengelige PDF-filer.

      Ikke bruk funksjonen for å skrive ut som PDF.

    • LibreOffice Writer og Impress: Velg Fil og Eksporter som PDF. Velg Tagged PDF (add document structure) og Eksporter bokmerker i PDF-alternativene. Velg Eksporter.

Lag tilgjengelige PDF-filer med Adobe Acrobat

Hvis du har Adobe Acrobat, kan du både lage tilgjengelige PDF-filer og skanne eksisterende PDF-filer for å sikre at de ertilgjengelige. 

Mer om hvordan du lager tilgjengelige PDF-filer med Adobe Acrobat