Tilgjengelige dokumenter har en struktur som er basert på stilelementer eller koder. Med denne strukturen opprettes det et informasjonshierarki. Den viktigste informasjonen finnes på det øverste nivået i dokumentet, og tilleggsinformasjon er identifisert som lavere nivåer. Illustrasjoner, grafer og tabeller som vises i et dokument, har spesifikke koder basert på hva slags informasjon de formidler.

Skjermlesere bruker koder for å formidle et informasjonshierarki i et dokument til brukerne, slik at de kan tolke organiseringen av materiellet. Koder brukes også til å gi brukere annen informasjon, for eksempel beskrivelser av synlig innhold og organiseringen av tabelldata.

Hvis du legger til en struktur i dokumenter ved bruk av stiler og koder mens du skriver, er det den raskeste og mest pålitelige måten å opprette tilgjengelige dokumenter på. I nesten alle tilfeller overføres stiler og tagger som legges til i programmer som Microsoft© Word, når du lagrer dokumenter i andre formater, for eksempel Adobe PDF eller HTML.

Gjør Microsoft© Word-dokumenter tilgjengelige

Bruk overskrifter

Lag en konsekvent overskriftsstruktur i Word med stiler. Dette er ikke det samme som bare å endre skriftstørrelse eller bruke fet skrift. Du kan konfigurere dine egne dokumentstiler eller bruke malene som følger med Microsoft Word. I Word 2007 og 2010 kan du endre tekstblokker ved å velge dem og så klikke på en stil fra verktøylinjen. Forskjellige versjoner av Word har litt forskjellige måter å se og angi stiler på, så sjekk hjelpen for versjonen du bruker.

Som en hovedregel bør du ikke bruke mer enn én Overskrift 1 <H1> per side. <H1>-taggen identifiserer det høyeste nivået av informasjon i dokumentstrukturen. Overskrift 1 brukes for å markere kapitteltitler, hovedavsnittsoverskrifter og andre deler som representerer det øverste nivået av informasjon. Du kan bruke Overskrift 2 <H2> og overskrifter med lavere nummer til å identifisere undernivåer av informasjon i dokumentet.

Når du legger til overskriftskoder, må du være konsekvent og inkludere hvert nivå i hierarkiet der det er hensiktsmessig å reflektere organiseringen av dokumentet. Sørg for at H1 etterfølges av H2, H3 og H4. Ikke gå fra H1 til H4 kun for formateringsformål. I stedet bør du endre stilen for hver overskrift for å endre hvordan den ser ut.

Alternativ tekst for bilder

Skjermlesere bruker alternativ tekst for å gi brukerne informasjon om bilder. I de fleste versjoner av Word kan du høyreklikke på et bilde og velge Formater bilde …Velg alternativet for Alternativ tekst i dialogboksen, og skriv deretter inn den alternative teksten. Vær konkret og konsis, slik at brukerne raskt forstår hva som blir beskrevet. Forskjellige versjoner av Word har litt forskjellige måter å legge inn alternativ tekst på – du finner spesifikke instruksjoner i hjelpen for versjonen du bruker.

I Word 2010 finnes det to tekstfelt: Tittel og Beskrivelse. Skriv inn den alternative teksten i Beskrivelse-tekstboksen, slik at når du konverterer Word-dokumenter til PDF eller HTML, blir all teksten konvertert til det nye formatet. Titler formateres ikke til andre formater, så du må skrive dem inn på nytt i det nye formatet.

Datatabeller

Tabeller brukes aldri i tilgjengelige dokumenter for formatering av layout på sider, fordi det er vanskelig for skjermlesere å tolke informasjonen i slike elementer. Tabeller brukes bare for å presentere data. For at skjermlesere skal kunne tolke data i en tabell så brukerne kan forstå hvordan dataene er organisert, må skjermleserne kunne identifisere hvilke celler som er en del av tittelraden og hvilke celler som inneholder data. Du kan angi at en rad skal gjentas øverst på hver side, i Tabellegenskaper-menyen i Word. Når den er lagret som en PDF-fil, blir den første raden registrert som en tabelloverskrift. Hvis Word-filen er lagret som HTML, beholdes ikke tabelloverskriftene. Cellene tagges i stedet som <thead>. Dataceller tagges som <thead>.

Når du konverterer til HTML fra Word, kan du redigere HTML-dokumentet ved bruk av et tekstredigeringsprogram eller et annet program, for eksempel Adobe Dreamweaver, og legge til bestemte tabellkoder. Du kan bruke <th> til å tagge toppteksten i tabeller, <tr> til å identifisere begynnelsen på hver nye rad og <td> til å tagge celler som inneholder data. Se følgende eksempel. Det finnes dessverre ingen måte å tagge disse enkeltelementene på i Word.

Eksempel:

<thead>
        <tr>
            <th>Column Header 1</th>
            <th>Column Header 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>table data in column 1</td>
            <td>table data in column 2</td>
        </tr>
</tbody>

Lenker

Du kan enkelt opprette lenker i Word ved å lime inn hele nettadressen på en side. Når du trykker på mellomrom eller Enter, opprettes det automatisk en lenke. Du bør endre lenketeksten til noe beskrivende, fordi nettadressen som opprettes automatisk, kanskje ikke gir mening ved bruk av skjermlesere. Hvis du lager et Word-dokument som kan skrives ut og leses elektronisk, bør du vurdere å inkludere både nettadressen og den beskrivende lenken i teksten. For eksempel:
Kom i gang med å lage tilgjengelig emneinnhold (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

Kontroller tilgjengelighet i Windows Word 2010

Hvis du bruker Windows, har Word 2010 en innebygd tilgjengelighetskontroll. Dette er en god ressurs du kan bruke til å finne og løse tilgjengelighetsproblemer. Gå til tilgjengelighetskontrollen via Fil > Informasjon > Kontroller for problemer > Kontroller tilgjengelighet.

Gjør PDF-dokumenter tilgjengelige

PDF (Portable Document Format) er en åpen standard for formatering av dokumenter. Med PDF lages filer som ser like ut både når de skrives ut og når de sendes og mottas elektronisk. Når du deler en PDF-fil, kan nesten alle lese den ved bruk av gratisprogrammet Adobe Reader® eller Adobe Reader-mobilappen.

De fleste PDF-filer konverteres fra programmer som Microsoft © Word. Mange programmer og programtillegg kan brukes til å opprette PDF-filer, men svært få kan brukes til å opprette taggede PDF-filer. Med PDF-koder får du en skjult struktur og skriftlig representasjon av PDF-innholdet, slik at den kan leses av skjermlesere. PDF-koder ligner på HTML-koder og Word-stiler.

Adobe Acrobat er det originale programmet for å opprette PDF-dokumenter og konvertere andre dokumenter til PDF. Det finnes for mange forskjellige kombinasjoner av forfatterverktøy og PDF-konverteringsprogrammer til at det går an å beskrive hvert av dem her. Hvis du konverterer en Word-fil til PDF og du har opprettet en tilgjengelig Word-fil ved hjelp av overskriftskoder, alternativ tekst for grafikk osv., opprettes det PDF-filer med koder i Office 2010. Du kan også laste ned og installere Adobe-tillegget PDFMaker for å opprette PDF-filer fra Word. Hvis du bruker eldre versjoner av Office, må du ha dette tillegget for å opprette PDF-filer med koder.

Hvis du bruker Adobe-tillegget, velger du Lagre som Adobe PDF i Fil-menyen. I PDFMaker-dialogboksen velger du Aktiver tilgjengelighet og konverteringsprosesser med Adobe PDF-filer med koderInnstillinger-fanen. Hvis du buker den innebygde lagringsfunksjonen, velger du Lagre som PDF. Velg Alternativer før du lagrer filen, og deretter Strukturkoder for tilgjengelighet i dokumenter.

Adobe Acrobat X og nyere kommer med en tilgjengelighetskontroll som skanner PDF-filen og varsler deg om eventuelle problemer. Med tilgjengelighetskontrollen blir det lettere å løse problemer. Du kan også korrigere tabellkodingen med Acrobat-verktøyet TouchUp Reading Order Table Editor. Du kan finne ut mer om hvordan du bruker Adobe Acrobat til å opprette tilgjengelige filer, ved å gå til Adobe.com og søke etter «tilgjengelighet»