ワークフローの開始
ワークフローは、手動でも自動でも導入することができます。ワークフローを手動で開始するには、次の方法があります。
- 即時ワークフローを作成する (新しいワークフローモデルおよびインスタンスを最初から作成する)。
- 新しいワークフローを共有ワークフローモデルから開始する。
- コンテンツ管理項目を選択して、その周囲でワークフローモデルを開始または作成する。
即時ワークフローの作成
ユーザは即時ワークフローを作成することができます。これを使用すると、ユーザは新しいワークフローをシームレスに作成して実行することができます。
- コンテンツ管理で、[コラボレーション]を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
- [今すぐ開始]を選択します。
- [即時ワークフローの作成]または[既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。モデルをコピーする場合、[参照]を選択して、コピーするモデルを選択します。
- 新しいワークフローに名前を付け、オプションで説明を入力します。これは、他のユーザの手順になります。たとえば、共有ワークフローの場合、このセクションを使用して、他のユーザがこのワークフローを使用する方法を説明することができます。
- このワークフローで使用する[アクションのステータス]の条件を、［実行中］、［承認］、および［未承認］の中から定義します。
- [参照]を選択して、このワークフローにコンテンツ項目をリンクします。
- 完了したら、[送信]をクリックします。
共有ワークフローモデルの使用
ユーザは、共有ワークフローモデルに基づいてワークフローを開始することができます。
- コンテンツ管理で、[コラボレーション]を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
- [今すぐ開始]を選択します。
- [既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。
- [参照]を選択して、コピーするモデルを選択します。
- [送信]を選択します。
- 必要な場合、ワークフローに関する追加コメントを[コメント]フィールドに入力します。
- [コンテンツ管理の参照]を選択して、このワークフローにコンテンツ項目を追加します。
- 各マイルストーンのリストを展開して、締め切りとコンテンツ項目を割り当てます
- [日付の指定]を選択し、[日付]フィールドと[時間]フィールドを使用してマイルストーンの締め切りを指定します。
- [コンテンツ管理の参照]を選択して、このアクションに項目を追加します。
- ワークフローの完了時にEメールを受け取る場合は、[完了時にEメールを送信する]を選択します。
- 次のいずれかのオプションを選択して、このワークフローを開始するタイミングを指定します。
- ワークフローを開始するタイミングを自分で決定するには、[手動で開始]オプションを選択します。
- できるだけ早くこのワークフローを開始するには、[今すぐ開始]オプションを選択します。
- このワークフローを開始する日時を指定するには、[開始日の指定]オプションを選択して、[日付]フィールドと[時間]フィールドを使用します。
- 完了したら、[送信]をクリックします。
項目に基づいたワークフローの作成
コンテンツ管理項目を開始点として使用して、新しいワークフローを作成することができます。この方法を使うと、特定の項目を確実にワークフローに含めることができます。
- 任意のコンテンツ管理フォルダから、項目を選択して[ワークフローの開始]を選択します。
- [即時ワークフローの作成]または[既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。
- 即時ワークフローを作成する場合、ワークフローに名前を付け、説明を入力します。
- 必要に応じて、アクションラベルを編集します。
- 必要な場合、コンテンツ管理項目を追加し、アクセス権を割り当てます。
- 完了したら、[送信]をクリックします。
アクティブなワークフローの編集
ユーザは所有しているワークフローおよび実行中のワークフローを編集できます。ただし、ワークフローを編集できるのは、ワークフローを停止したとき、またはアクションおよびマイルストーンが開始されていない場合だけです。
編集を行う場合は、事前に必ずワークフローを停止してください。停止しない場合、次の警告メッセージが表示されます。[OK]を選択して、ワークフローを停止します。
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