ワークフローモデル

教育機関の管理者により有効にされている場合、繰り返し利用できるワークフローモデルを作成できます。モデルが使用されるたびに、インスタンスが呼び出されます。ワークフローモデルはテンプレートに似ています。モデルのコピーをユーザに送信して完了するときは、元のワークフローモデルのインスタンスを送信することになります。ワークフローごとに存在するモデルは1つですが、インスタンスは複数存在する可能性があります。

マイルストーン

ワークフローは、プロセスにおけるグループ固有のアクションおよび手順をサポートするマイルストーンで構成されます。マイルストーンは、ワークフローを進める上で達成できる細かい目標をユーザに提供します。マイルストーンを追加できるのは、ワークフローの所有者だけです。

アクション

アクションは、ワークフローマイルストーン内にある個々のタスクです。アクションは、ワークフロー全体のプロセスにおける具体的な期待または手順です。アクションは、1人のユーザまたは1つのグループに割り当てることができます。ワークフロー設計者は、設計時または実行時にアクションをワークフローモデルに追加することができます。ただし、まだ開始されていないマイルストーンにアクションを追加することが条件です。

モデルは、アクションを少なくとも1つ持たなければ完成せず、開始することができません。

ワークフローモデルの作成 : [My Model]ページ

ワークフローモデルは、[ワークフローモデルの作成]ページで検索できます。My Model]ページに移動します。このページにアクセスするには、コンテンツ管理のコラボレーションメニューから[ワークフローモデルの作成]または[ワークフローモデルの設計]を選択します。このページには、次の機能があります。

  • [モデルの作成] - このオプションを選択して、新しいモデルを作成します。
  • [モデルの表示] - このリストを使用して、リストに表示されるモデルのリストを絞り込みます。[すべてのモデル]、[モデル]または[共有モデル]を選択します。
  • [名前] - モデルの名前を表示します。
  • [設計者] - モデルの作成者の名前を表示します。
  • [コピー] - このオプションを選択して、選択したワークフローを複製します。
  • [削除] - このオプションを選択して、選択したワークフローを完全に削除します。
  • [開始] - このオプションを選択して、ワークフローを開始します。

新しいワークフローモデルの作成

モデルは、アクションを少なくとも1つ持たなければ完成せず、開始することができません。

  1. コンテンツ管理で、[ワークフローモデルの作成]を選択します。
  2. [モデルの作成]を選択します。
  3. モデルに名前を付け、説明を[手順]フィールドに入力します。これは、ワークフローを使用する際の手順になります。たとえば、共有ワークフローの場合、このセクションを使用して、他のユーザがこのワークフローを使用する方法を説明することができます。(この手順はオプションです)。
  4. このモデルで使用する[アクションのステータス]の条件を、［実行中］、［承認］、および［未承認］の中から定義します。
  5. 項目をモデルに追加するには、[コンテンツ管理の参照]を選択します。追加する項目の許可を選択します。
  6. 完了したら、[送信]をクリックします。

[モデルデザイン]ページが表示され、ワークフローモデルのマイルストーンおよびアクションを追加できます。

マイルストーンの追加

  1. [マイルストーンの作成]を選択します。
  2. マイルストーンに名前を付け、説明を入力します。
  3. [アクションなし]または[マイルストーンに移動]のいずれかを選択してから、ブロックされている場合に繰り返すマイルストーンを決定するマイルストーン番号を選択します。
    • [アクションなし]がデフォルトです。マイルストーンは続行されます。このアクションが失敗しているため、ワークフローはこのマイルストーンより先に進むことはできませんが、マイルストーン内の他のアクションは完了できます。
    • [マイルストーンに移動]は、このマイルストーンが失敗した場合、指定されたマイルストーンにワークフローを強制的に戻します。このマイルストーンが失敗すると、これ以降のステータスはすべて[待機中]に戻ります。コメントと履歴情報はすべてそのまま残ります。
  4. 項目をマイルストーンに追加するには、[コンテンツ管理の参照]を選択します。追加する項目の許可を選択します。
  5. [提出してアクションを追加]を選択して、このマイルストーンにアクションを追加するか、[提出して終了]を選択して[モデルデザイン]ページに戻ります。

アクションの追加

ワークフローまたはマイルストーンレベルで文書がワークフローにリンクされている場合は、文書はワークフローの開始時にアクションレベルに表示されます。

  1. アクションをマイルストーンに追加するには、[ワークフローモデルMy Model]ページに移動します。
  2. ワークフローモデルのメニューから[構築]を選択します。マイルストーンのメニューで、[アクションの作成]を選択します。
  3. アクションに名前を付け、説明を入力します。
  4. [はい]または[いいえ]を選択して、このアクションが必要かどうかを指定します。
  5. [日付の指定]を選択して、締め切りを指定します。[日付]および[時間]フィールドを使用して、締め切りを選択します。締め切りが必要ない場合は、[なし]を選択します。
  6. アクションを特定のユーザに割り当てるには、[参照]を選択して、名前を選択します。複数のユーザ名はコンマで区切ります。
  7. アクションをコースに割り当てるには、[参照]を選択して、コースを選択します。複数のコースはコンマで区切ります。
    • [すべてのコースメンバ]オプションを選択して、すべてのコースメンバにアクションを割り当てます。
    • [選択したロール]オプションを選択して、次からロールを選択します。学生、ゲスト、ティーチングアシスタント、教員、コース作成者、および採点者。
  8. アクションの承認方法を指定します。[どの割り当て者が承認してもよい]または[すべての割り当て者が承認する必要がある]を選択します。
  9. 項目をアクションに追加するには、[コンテンツ管理の参照]を選択します。追加する項目の許可を選択します。
  10. [提出]を選択してアクションを完了し、[モデルデザイン]ページに戻ります。

ワークフローモデルの編集

ワークフローモデルは、作成すると編集できます。ワークフローモデルを編集できるのは、その所有者だけです。変更内容は、元のモデルと、そのワークフローモデルが使用されているすべての共有インスタンスに反映されます。ワークフローの既存のインスタンスには変更内容は反映されません。

実行中のワークフローモデルも、停止すれば編集できます。停止した後は、所有者は、まだ開始されていないマイルストーンおよび関連するアクションを編集することができます。

  1. [コラボレーション]メニューで、[ワークフローモデルの設計]を選択します。
  2. モデルのメニューで、次の3つのオプションのいずれかを選択します。
    • [編集]を選択して、[編集]ページを開きます。ここから、モデルの名前、説明およびステータスラベルを変更できます。
    • [構築]を選択して、[モデルデザイン]ページを開きます。このページでマイルストーンおよびアクションを追加または削除できます。
    • [共有]を選択して、[ワークフローモデルの共有]ページを開きます。ここから、共有の設定を選択または変更できます。

ワークフローモデルの複製

ユーザは、自分が作成したワークフローモデル、または共有しているワークフローモデルをコピーすることができます。ワークフローモデルをコピーしたら、必要に応じて編集できます。

共有ワークフローモデルをコピーした場合、コピーしたユーザが所有者になります。つまり、元のワークフローモデルがシステムから削除されたり共有解除されたりしても、ユーザはコピーしたモデルを編集して再利用することができます。

  1. コンテンツ管理で、[ワークフローモデルの作成 : My Model]ページに移動します。
  2. コピーするワークフローモデルの横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [コピー]ボタンを選択します。ワークフローモデルのコピーがリストに表示されます。
  4. また、ワークフローモデルのメニューの[コピー]オプションにアクセスすることもできます。

アクセス権

ワークフローモデルには、コンテンツ管理から項目を含めることができます。ワークフローモデル設計者は、項目を追加するときに、これらの項目に対するユーザのアクセス権を選択します。ユーザがこれらのアクセス権を持てるのは、マイルストーン期間中だけです。マイルストーンが完了すると、これらの固有のアクセス権は、マイルストーンに関連する項目から削除されます。

選択したアクセス権は、次の場合に付与されます。

  • ユーザが、アクションを含むマイルストーンを開始する。
  • ワークフローが再開される (停止後)。

選択したアクセス権は、次の場合に削除されます。

  • ユーザが、アクションを含むマイルストーンを終了する。
  • ワークフローが停止する。

項目に対するアクセス権が追加されていない場合、ワークフローを提出すると、項目に対するアクセス権がないことを通知し、処理を続行するかどうかを尋ねる警告が表示されます。

コンテンツ管理内のアクセス権の詳細

  1. コンテンツ管理の[コラボレーション]メニューで、[ワークフローモデルの設計]を選択します。
  2. コンテンツ項目の編集レベルを指定します。
    • コンテンツ項目のアクセス権をワークフローレベルで編集する場合、ワークフローモデルのメニューの[編集]を選択します。
    • コンテンツ項目のアクセス権をマイルストーンレベルで編集する場合、ワークフローモデルのメニューの[構築]を選択します。マイルストーンのメニューで、[編集]を選択します。
    • コンテンツ項目のアクセス権をアクションレベルで編集する場合、ワークフローモデルのメニューの[構築]を選択します。アクションのメニューで、[編集]を選択します。
  3. [コンテンツ管理の参照]を選択して、コンテンツ管理項目をモデルに追加します。
  4. チェックボックスを使用して、項目に対するアクセス権を選択します。
  5. 完了したら、[送信]をクリックします。

ワークフローを完了するために、ワークフローに関連付けられた項目のアクセス権を拡大することができます。アクセス権の拡大は、マイルストーンおよびワークフローが完了した後も有効です。

ワークフロー項目のアクセス権の展開

  1. ワークフロー内のマイルストーンで、[アクセス権の展開]を選択します。
  2. [参照]を選択して、項目へのアクセス権を展開する必要のあるユーザの名前を選択します。
  3. [参照]を選択して、コンテンツ管理から項目をリンクさせます。
  4. 項目にアクセス権を追加します。
  5. [送信]を選択します。