[ワークフロー]ページには、開始者か参加者かにかかわらず、関係するすべてのワークフローが表示されます。次の操作を実行できます。

  • ワークフロー購読を管理する
  • 作成したワークフローを編集、開始、または停止する
  • ワークフローの詳細を参照する
  • ワークフローにコメントを追加する

[コラボレーション]メニューで[ワークフローの進捗状況]を選択して、[ワークフロー]ページにアクセスします。

ユーザが、スケジュールされていたワークフローに参加していても、まだマイルストーンに到達していない場合は、ワークフローの詳細にアクセスすることはできません。


ワークフローの表示

関係するワークフローを表示するには、コラボレーションメニューで[ワークフローの進捗状況]を選択します。このページには、次の機能があります。

  • [削除] - このオプションを選択して、選択したワークフローを完全に削除します。
  • [購読] - このオプションを選択して、選択したウォークフローを購読します。
  • [[ワークフロー]の表示] - 表示オプションを使用して、表示されるワークフローのリストを絞り込みます。
  • [名前] - ワークフローの名前を表示します。
  • [タイプ] - ワークフローのタイプを表示します。[送信済み]または[受信済み]のいずれかのワークフローのタイプが表示されます。
  • [進行状況] - ワークフローの進行状況が表示されます。
  • [現在のマイルストーンの締め切り] - 特定のワークフローの現在のマイルストーンの締め切りが表示されます。
  • [ステータス] - [開始/停止]ボタンが表示されます。[ 開始]を選択すると、自分が作成したワークフローインスタンスを開始することができ、[停止]をクリックすると停止することができます。停止したワークフローインスタンスを再開するには、[ 開始]を選択します。ワークフローを受け取ると、この列に[実行中]と表示されます。

作成したモデルの編集については、ワークフローモデルの作成および編集を参照してください。


[モデルデザイン]ページ

マイルストーンおよびアクションなど、ワークフローモデルのすべての詳細を表示するには、[ワークフロー]ページのリストからワークフローモデルの名前を選択します。[モデルデザイン]ページに移動します。

[モデルデザイン]ページには、特定のワークフローインスタンスの詳細が使いやすいように表示されます。このページには、各マイルストーンのリストが表示され、マイルストーンを構成するアクションの詳細情報が表示されます。ワークフローの参加者は、マイルストーン内の操作を編集したり、コメントを追加したりすることができます。

ワークフローの所有者は、操作を上書きして、完了または失敗させることができます。たとえば、ジョーはマイルストーン1の操作に割り当てられていますが、病気のため、アクションを完了させることができません。この場合、 [操作の承認]機能を利用して、ワークフローを次のマイルストーンに移動することができます。

[モデルデザイン]ページには、次の情報および機能があります。

  • [マイルストーンの展開/折り畳み] - プラス/マイナス記号のアイコンを選択すると、マイルストーンの詳細を展開したり、折り畳んだりすることができます。
  • [コンテンツ項目] - これらのリンクを選択すると、マイルストーンに関連付けられた各コンテンツ項目にアクセスできます。
  • [アクションの承認] - このボタンを選択すると、このアクションを承認したり、ワークフローを次のマイルストーンに移動したりすることができます。
  • [アクションの失敗] - このボタンを選択すると、このアクションを失敗させることができます。
  • [アクションの編集] - このボタンを選択すると、[ワークフローアクション]ページを表示することができます。
  • [コメント] - このオプションを選択すると、このアクションにコメントを追加することができます。
  • [すべて展開] - 下にあるフィールドの各コメントのテキストを表示することができます。
  • [すべて折り畳む] - 下にあるフィールドの各コメントのテキストを折り畳むことができます。

To doリスト

コンテンツ管理の[コラボレーション]メニューで、[To doリスト]を選択します。[アクション]ページに移動します。このページには、ユーザが参加しているワークフローに割り当てられているすべてのアクションが整理されて表示されます。[To doリスト]の[ワークフロー]ページには、ウィンドウ上隅の[ワークフロー]を選択してアクセスすることもできます。

アクションが完了すると、そのアクションは自動的に[アクション]ページから削除されますが、このワークフロー (および操作) には、[ワークフロー]ページからまだアクセスすることができます。

[操作]ページには、次の情報および機能があります。

  • [操作の表示] - 表示オプションを使用して、表示されるワークフローのリストを絞り込みます。
  • [アクション名] - アクションの名前を表示します。
  • [アクションのステータス] - このアクションのステータスが表示されます。
  • [アクションの締め切り] - このアクションの締め切りが表示されます。
  • [ワークフロー名] - このアクションに関連付けられたワークフローの名前が表示されます。
  • [ワークフローの進行] - ワークフローの完了した作業および残りの作業が表示されます。
  • [編集] - アクションのメニューで、このオプションを選択すると[ワークフローアクション]ページが表示されます。
  • [開く] - アクションのメニューで、このオプションを選択するとワークフローの詳細が表示されます。

アクションの更新

アクションを更新するには、[To doリスト]ページのアクションのメニューで[編集]を選択します。[モデルデザイン]ページの[ アクションの編集 ]オプションからもアクセスできます。

[ワークフローアクション]ページには、特定のワークフローアクションに関連するすべての詳細とコンテンツ項目が表示されます。このページの[アクションの更新]セクションで、アクションのステータスを変更し、コメントを追加できます。

ワークフローに関係するユーザは、アクションにコメントを追加できます。ただし、操作のステータスを編集できるのは、その操作に割り当てられているユーザのみです。

[ワークフロー操作]ページには、次の機能があります。

  • [手順] - この操作の手順が表示されます。
  • [締め切り] - このアクションの締め切りが表示されます。
  • [任命されたユーザ] - このアクションに関連付けられたユーザの名前が表示されます。
  • [必須] - アクションが必須かどうかが表示されます。
  • [コンテンツ項目] - このアクションに関連付けられているすべてのコンテンツ項目へのリンクが表示されます。
  • [ステータス] - オプションのリストから選択して、このアクションのステータスを変更します。
  • [件名] - 更新に対する件名を入力します。
  • [コメント] - ステータスの変更に関連するコメントを入力します。
  • [ステータス履歴] - このアクションのステータス履歴が表示されます。[すべて展開]および[すべて折り畳む]を使用すると、履歴データを展開したり、折り畳んだりすることができます。

ワークフロー通知

ワークフローの定期アップデートを受け取る場合、そのワークフローを購読できます。

  1. [ワークフロー]ページで、ワークフローの横にあるチェックボックスをオンにして、[購読]を選択します。[ワークフロー通知]ページに移動します。ここで、通知を管理できます。
  2. [通知]で、次のオプションのいずれかを選択します。
    • [操作を完了する必要がある] :完了する必要があるアクションおよびマイルストーンに関するステータス通知を受け取ります。
    • [イベントが発生します] : アクションやマイルストーンのステータスなど、ワークフローからのすべての通知を受け取ります。
    • [ワークフローが完了または失敗しました] : ワークフローが完了または失敗した場合にのみ通知を受け取ります。
    • なし : 選択したワークフローの通知を受け取りません。
  3. [送信]を選択します。

すべてのワークフロー通知の受け取りを拒否するには、[ツール]メニューの[個人設定]に移動します。[ワークフロー通知の受信拒否]チェックボックスをオンにして、[送信]を選択します。