ワークフローの開始

ワークフローは、手動でも自動でも導入することができます。ワークフローを手動で開始するには、次の方法があります。

  • 即時ワークフローを作成する (新しいワークフローモデルおよびインスタンスを最初から作成する)。
  • 新しいワークフローを共有ワークフローモデルから開始する。
  • コンテンツ管理項目を選択して、その周囲でワークフローモデルを開始または作成する。

即時ワークフローの作成

ユーザは即時ワークフローを作成することができます。これを使用すると、ユーザは新しいワークフローをシームレスに作成して実行することができます。

  1. コンテンツ管理で、[コラボレーション]を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
  2. [今すぐ開始]を選択します。
  3. [即時ワークフローの作成]または[既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。モデルをコピーする場合、[参照]を選択して、コピーするモデルを選択します。
  4. 新しいワークフローに名前を付け、オプションで説明を入力します。これは、他のユーザの手順になります。たとえば、共有ワークフローの場合、このセクションを使用して、他のユーザがこのワークフローを使用する方法を説明することができます。
  5. このワークフローで使用する[アクションのステータス]の条件を、[実行中]、[承認]、および[未承認]の中から定義します。
  6. [参照]を選択して、このワークフローにコンテンツ項目をリンクします。
  7. 完了したら、[送信]をクリックします。

共有ワークフローモデルの使用

ユーザは、共有ワークフローモデルに基づいてワークフローを開始することができます。

  1. コンテンツ管理で、[コラボレーション]を選択します。矢印を選択して、[コラボレーション]のランディングページに移動します。
  2. [今すぐ開始]を選択します。
  3. [既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。
  4. [参照]を選択して、コピーするモデルを選択します。
  5. [提出]を選択します。
  6. 必要な場合、ワークフローに関する追加コメントを[コメント]フィールドに入力します。
  7. [コンテンツ管理の参照]を選択して、このワークフローにコンテンツ項目を追加します。
  8. 各マイルストーンのリストを展開して、締め切りとコンテンツ項目を割り当てます
    • [日付の指定]を選択し、[日付]フィールドと[時間]フィールドを使用してマイルストーンの締め切りを指定します。
    • [コンテンツ管理の参照]を選択して、このアクションに項目を追加します。
  9. ワークフローの完了時にEメールを受け取る場合は、[完了時にEメールを送信する]を選択します。
  10. 次のいずれかのオプションを選択して、このワークフローを開始するタイミングを指定します。
    • ワークフローを開始するタイミングを自分で決定するには、[手動で開始]オプションを選択します。
    • できるだけ早くこのワークフローを開始するには、[今すぐ開始]オプションを選択します。
    • このワークフローを開始する日時を指定するには、[開始日の指定]オプションを選択して、[日付]フィールドと[時間]フィールドを使用します。
  11. 完了したら、[送信]をクリックします。

項目に基づいたワークフローの作成

コンテンツ管理項目を開始点として使用して、新しいワークフローを作成することができます。この方法を使うと、特定の項目を確実にワークフローに含めることができます。

  1. 任意のコンテンツ管理フォルダから、項目を選択して[ワークフローの開始]を選択します。
  2. [即時ワークフローの作成]または[既存のワークフローモデルのコピー]を選択します。
  3. 即時ワークフローを作成する場合、ワークフローに名前を付け、説明を入力します。
  4. 必要に応じて、アクションラベルを編集します。
  5. 必要な場合、コンテンツ管理項目を追加し、アクセス権を割り当てます。
  6. 完了したら、[送信]をクリックします。

アクティブなワークフローの編集

ユーザは所有しているワークフローおよび実行中のワークフローを編集できます。ただし、ワークフローを編集できるのは、ワークフローを停止したとき、またはアクションおよびマイルストーンが開始されていない場合だけです。

編集を行う場合は、事前に必ずワークフローを停止してください。停止しない場合、次の警告メッセージが表示されます。[OK]を選択して、ワークフローを停止します。

ワークフローの編集の詳細について