コンテンツ管理には、コンテンツを共有および検索できる多くのツールがあります。これらのオプションは、共有されているフォルダのレベルによって異なります。たとえば、最上位フォルダとサブフォルダに設定するアクセス権は、ユーザが使用できる検索ツールに影響します。
フォルダが共有されている場合、権限はフォルダ内のすべてのコンテンツに許可されていることに留意してください。
すべてのフォルダと登録フォルダ
ユーザがコンテンツ管理を開くと、ユーザフォルダおよびユーザが登録されているコースおよびコミュニティのフォルダが表示されます。[すべてのフォルダを表示]と[登録されたフォルダを表示]を切り替えフォルダの表示をフィルタリングすると、簡単にコンテンツを見つけることができます。
このオプションは以下の最上位フォルダで使用できます。
- ユーザ
- コース
- コミュニティ
- eReserves
このツールはeReserveのいくつかのコースフォルダのアクセス権を持っているeReserveライブラリ管理者には特に便利です。このツールを使用してライブラリ管理者は、コースに登録することなくコンテンツ管理メニューのeReserveフォルダの下にこれらのコースフォルダを表示することができます。
フォルダの検索
[フォルダの検索]オプションでは、アクセス権のある最上位フォルダを検索できます。たとえば、別のユーザから、そのユーザ名のフォルダに対する読み取り権を付与された場合、このフォルダは[フォルダの検索]を使用した検索で表示できます。また、そのフォルダを[コンテンツ管理]メニューに追加することもでき、これによりフォルダへの定期的なアクセスが容易になります。
最上位フォルダを他のユーザと共有した後で、フォルダ内のコンテンツのアクセス権を調整し、アクセスを制限できます。たとえば、自分のユーザ名のフォルダに対する読み取り権を他のユーザに付与しても、フォルダ内のすべてのコンテンツは共有したくない場合、このユーザに表示されないようにするコンテンツに対する読み取り権を削除します。そのユーザは[フォルダの検索]オプションを使用できますが、表示できるのはフォルダ内の特定のコンテンツのみとなります。
[フォルダの検索]オプションは、ネストされたフォルダの検索には使用できません。
ファイルとフォルダの検索
検索では、ユーザは共有化されているすべてのファイルとフォルダを検索できます。ユーザが検索を実行すると、システムはユーザがアクセス権を持っている項目のみを提示します。ネストされたフォルダ (最上位ではないフォルダ) にアクセス権が付与されている場合、ユーザはフォルダを検索してブックマークを付けられます。
指定先へ移動
[指定先へ移動]では、コンテンツ管理で共有されている特定のフォルダに直接移動することができます。これによってユーザは時間を節約することができ、パスを入力してフォルダを開くと同時に、場所をブックマークに設定することができます。
ブックマーク
ブックマークを使用すると、いくつかのフォルダを移動することなく、頻繁に使用するコンテンツに瞬時にアクセスすることができます。ユーザは必要に応じて、ブックマークをフォルダおよびサブフォルダに整理できます。ネストされたフォルダには[フォルダの検索]ツールが適用されないため、このツールはネストされたフォルダにアクセス権がある場合に便利です。
ワークフロー
ある項目に対してユーザがアクションを行う、またはそれに応答することが想定されている場合、項目と一緒にワークフローモデルを送信すると便利です。ワークフローモデルを作成したら、項目を共有するユーザを選択して、アクセス権を付与します。これらのユーザに対してこの項目が共有されていること、またワークフローモデルが一緒に添付されていることを記載した、Eメールを送信するオプションを選択することもできます。
パスの作成
パスは、特定の回数だけユーザとファイルを共有できるようにする場合に使用します。これは、システムアカウントを持たないユーザとファイルを共有する場合に特に便利です。パスを作成する場合、パスによってファイルの読み取りを許可するか、読み取りおよび書き込みを許可するかを選択します。パスに割り当てられた回数を超えると、ユーザはそのファイルにアクセスできなくなります。
パスを作成するには、項目のメニューから[パス]を選択します。[パスの作成]を選択して、設定を選択します。完了したら、[提出]を選択します。
Eメール
ファイルとフォルダを、特定のユーザ、ユーザグループ、または有効なEメールアドレスを持つ任意のユーザに、コンテンツ管理からEメールで送信できます。
このツールをユーザが使えるようにするか設定することができます。
- コンテンツ管理で、送信するファイルまたはフォルダを含むフォルダに移動します。
- チェックボックスを使用して項目を選択し、[項目をEメール]を選択します。
- [宛先]ボタンを選択して、Eメールメッセージの送信先を選択します。
- [特定のユーザーの選択]を使用して、ユーザ名を参照します。[提出]を選択して、ユーザを受信者リストに追加します。
- [ユーザのグループの選択]を使用してグループを選択します。[コース]、[コースグループ]、[組織]、または[コミュニティのグループ]を選択します。該当するチェックボックスをオンにしてグループを選択します。[提出]を選択して、ユーザを受信者リストに追加します。
- [Eメールアドレスの追加]を選択して、Eメールアドレスを手動で入力します。完了したら、[送信]をクリックします。
- オプションで、[Cc]および[Bcc]を使用して、Eメールメッセージのコピーの送信先を選択します。
- [送信]を選択します。
