Content Collection inclut de nombreux outils permettant de rechercher et de partager du contenu. Ces options dépendent du niveau du dossier partagé. Par exemple, les autorisations définies pour un dossier de premier niveau et pour un sous-dossier déterminent quels outils de recherche sont mis à la disposition des utilisateurs.

Rappelez-vous que, lorsqu’un dossier est partagé, les autorisations s’appliquent à la totalité de son contenu.


Tous les dossiers ou dossiers inscrits

Lorsque l'utilisateur ouvre la collecte de contenus, il voit son dossier d'utilisateur et les dossiers des cours et des associations auxquels il est inscrit. Vous pouvez basculer entre les options Afficher tous les dossiers et Afficher les dossiers inscrits pour filtrer l'affichage entre les dossiers afin de faciliter la recherche de contenu.

Cette option est disponible dans les dossiers supérieurs suivants :

  • Utilisateurs
  • Cours
  • Associations
  • eReserves

Cet outil est particulièrement utile pour les bibliothécaires eReserve, qui peuvent disposer d'autorisations sur un certain nombre de dossiers de cours dans les eReserves. Cet outil permet au bibliothécaire d'afficher ces dossiers sous le dossier eReserves du menu Collecte de contenus sans s'inscrire aux cours.


Rechercher un dossier

L'option Rechercher un dossier vous permet de rechercher des dossiers de premier niveau pour lesquels vous disposez d'autorisations. Ainsi, si un utilisateur vous a accordé une autorisation de lecture pour son dossier utilisateur, celui-ci peut être renvoyé dans le cadre d'une recherche à l'aide de l'option Rechercher un dossier. Si vous utilisez fréquemment un dossier, vous pouvez l'ajouter au menu Collecte de contenus pour pouvoir y accéder facilement.

Il est possible de partager un dossier de premier niveau avec un autre utilisateur, puis de modifier les autorisations applicables à son contenu pour en limiter l'accès. Supposons que vous vouliez accorder une autorisation de lecture pour votre dossier utilisateur, sans toutefois partager l'ensemble de son contenu. Il vous suffit de supprimer l'autorisation de lecture pour le contenu qui doit rester masqué. L'utilisateur peut encore utiliser l'option Rechercher un dossier, mais il ne pourra voir qu'une partie du contenu du dossier.

L'option Rechercher un dossier ne permet pas de lancer une recherche dans les dossiers imbriqués.


Rechercher des fichiers et des dossiers

La fonction Rechercher permet aux utilisateurs de localiser tous les fichiers et dossiers qui ont été partagés avec eux. Lorsque l'utilisateur effectue une recherche, le système renvoie uniquement les éléments pour lesquels un utilisateur dispose des autorisations. Si des autorisations sont accordées pour un dossier imbriqué (et non pour le dossier de premier niveau), l'utilisateur peut rechercher le dossier et l'ajouter aux signets.

En savoir plus sur l'option Rechercher dans la collecte de contenus


Atteindre emplacement

La fonction Atteindre emplacement vous permet d'accéder directement à un dossier spécifique qui a été partagé avec vous dans la collecte de contenus. Grâce à cette fonction, qui permet de gagner du temps, l'utilisateur peut saisir le chemin d'accès du dossier à ouvrir et ajouter dans le même temps le dossier aux signets.


Signets

Les signets permettent d'accéder rapidement au contenu fréquemment utilisé, sans avoir à parcourir plusieurs dossiers. Les utilisateurs peuvent organiser les signets dans des dossiers et des sous-dossiers, comme ils le souhaitent. Dans la mesure où l'outil Rechercher un dossier ne renvoie pas les dossiers imbriqués, cet outil s'avère utile si vous avez accès à un dossier imbriqué.


Workflows

S'il est prévu qu'un utilisateur effectue une action ou réponde à un élément, il est utile d'envoyer avec l'élément un modèle de workflow. Lors de la création d'un modèle de workflow, vous sélectionnez les utilisateurs avec lesquels l'élément est partagé et leur accordez des autorisations de partage. Vous pouvez également décider de prévenir l'utilisateur par e-mail lorsqu'un élément a été partagé avec lui et qu'un modèle de workflow lui est joint.


Créer des laissez-passer

Les laissez-passer vous permettent de partager un fichier avec un utilisateur pendant une durée limitée. Ils sont particulièrement utiles pour partager des fichiers avec des utilisateurs qui ne disposent pas d'un compte dans le système. Quand vous créez un laissez-passer, vous décidez d'accorder une autorisation de lecture ou une autorisation de lecture et d'écriture pour le fichier concerné. Lorsque le temps imparti au laissez-passer est écoulé, l’utilisateur ne peut plus accéder au fichier.

Pour créer un laissez-passer, sélectionnez Laissez-passer dans le menu de l'élément. Sélectionnez Créer un laissez-passer et sélectionnez vos paramètres. Sélectionnez Valider quand vous avez terminé.

En savoir plus sur les laissez-passer


Créer un recueil

Les portfolios vous permettent de rassembler et d'organiser des fichiers dans des pages Web personnalisées. Vous pouvez les présenter à des utilisateurs ou à des groupes d'utilisateurs ne participant pas à vos cours. Il est important que vous réfléchissiez aux autorisations accordées pour les fichiers associés à un portfolio. Si un autre utilisateur dispose d'autorisations (autres que la lecture) sur un fichier associé à un recueil, le fichier peut être modifié ou supprimé, ce qui peut créer des problèmes pour les utilisateurs du recueil.

En savoir plus sur les recueils


Courrier électronique

Vous pouvez envoyer des fichiers et des dossiers par e-mail à des utilisateurs spécifiques, à un groupe d'utilisateurs ou à toute personne ayant une adresse électronique valide depuis une zone de la collecte de contenus.

C'est votre établissement qui contrôle la disponibilité de cet outil.

  1. Dans la collecte de contenus, accédez au dossier contenant les fichiers ou les dossiers à envoyer.
  2. Cochez les cases correspondant aux éléments à sélectionner, puis sélectionnez Envoyer les éléments par courrier électronique.
  3. Sélectionnez le bouton À pour sélectionner les destinataires du message électronique :
    • Utilisez l'option Sélectionner des utilisateurs spécifiques pour rechercher un nom d'utilisateur. Sélectionnez Soumettre pour l'ajouter à la liste des destinataires.
    • Utilisez l'option Sélectionner un groupe d’utilisateurs pour choisir un groupe. Sélectionnez Cours, Groupe de cours, Association ou Groupe d’associations. Choisissez un groupe en cochant les cases appropriées. Sélectionnez Envoyer pour l'ajouter à la liste des destinataires.
    • Sélectionnez Ajouter une adresse électronique pour saisir une adresse électronique. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.
  4. Vous pouvez également utiliser l'option Cc et Cci, et choisir la personne à qui vous souhaitez envoyer une copie du message électronique.
  5. Sélectionnez Soumettre.