Démarrer un workflow

Les workflows peuvent être déployés manuellement ou automatiquement. Vous pouvez démarrer manuellement un workflow comme suit :

  • Créer un workflow instantané (un nouveau modèle de workflow et une instance de A à Z).
  • Démarrer un nouveau workflow à partir d'un modèle de workflow partagé.
  • Sélectionner un élément de la bibliothèque de contenus servant de base pour démarrer ou créer un modèle de workflow.

Créer un workflow instantané

Les utilisateurs peuvent créer un workflow instantané, qui oriente l'utilisateur dans un processus transparent de création et d'exécution d'un workflow.

  1. Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Collaboration. Sélectionnez la flèche afin d'accéder à la page de démarrage de Collaboration.
  2. Sélectionnez Démarrer.
  3. Sélectionnez Créer un workflow instantané ou Copier un modèle de workflow. Si vous copiez un modèle, sélectionnez Parcourir pour choisir le modèle à copier.
  4. Attribuez un nom au nouveau workflow et indiquez éventuellement vos instructions. Celles-ci s'adressent aux autres utilisateurs. Par exemple, si le workflow est partagé, cette section peut être utilisée pour expliquer comment les autres utilisateurs doivent utiliser ce workflow.
  5. Définissez les termes État de l'activité à utiliser dans ce workflow : En cours, Approuvé et Non approuvé.
  6. Sélectionnez Parcourir pour associer des éléments de contenu à ce workflow.
  7. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.

Utiliser un modèle de workflow partagé

Les utilisateurs peuvent démarrer un workflow basé sur un modèle de workflow partagé.

  1. Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Collaboration. Sélectionnez la flèche afin d'accéder à la page de démarrage de Collaboration.
  2. Sélectionnez Démarrer.
  3. Sélectionnez Copier un modèle de workflow.
  4. Sélectionnez Parcourir pour choisir le modèle à copier.
  5. Sélectionnez Soumettre.
  6. Vous pouvez éventuellement ajouter des commentaires à propos du workflow dans le champ Commentaires.
  7. Sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour ajouter un élément à ce workflow.
  8. Développez chaque liste de phases pour attribuer des délais et des éléments de contenu.
    • Fixez une échéance pour la phase à l'aide des champs de date et d'heure disponibles sous l'option Spécifiez la date.
    • Sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour ajouter un élément à cette action.
  9. Pour recevoir un e-mail une fois le workflow terminé, sélectionnez Envoyer un e-mail à la fin du processus.
  10. Choisissez à quel moment ce workflow doit être démarré en sélectionnant l'une des options suivantes :
    • Démarrer manuellement : permet de démarrer le workflow à votre convenance.
    • Démarrer maintenant : permet de démarrer le workflow dès que possible.
    • Spécifier la date de début : utilisez les champs de date et d'heure pour choisir une date et une heure précises pour démarrer ce workflow.
  11. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.

Créer un workflow basé sur un élément

Les utilisateurs peuvent créer un workflow en utilisant un élément de la bibliothèque de contenus comme point de départ. Cette méthode permet de s'assurer qu'un élément particulier est intégré au workflow.

  1. À partir d'un dossier de la bibliothèque de contenus, sélectionnez un élément, puis sélectionnez Démarrer un workflow.
  2. Choisissez Créer un workflow instantané ou Copier un modèle de workflow.
  3. Si vous créez un workflow instantané, attribuez-lui un nom et saisissez une description.
  4. Apportez les modifications souhaitées aux noms des actions.
  5. Vous avez également la possibilité de joindre des éléments de la bibliothèque de contenus et d'accorder des autorisations.
  6. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.

Modifier un workflow actif

Les utilisateurs peuvent modifier un workflow leur appartenant et en cours d'exécution. Pour modifier un workflow, vous devez l'arrêter ou ses phases et actions ne doivent pas avoir démarré.

Le système doit arrêter le workflow avant que ce dernier ne puisse être modifié. Un message s'affiche avec cet avertissement. Sélectionnez OK pour arrêter le workflow.

En savoir plus sur la modification d'un workflow