Les utilisateurs peuvent créer des workflows pour définir les tâches et l'ordre d'exécution d'un processus spécifique, y compris les documents et les personnes concernés. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail sur les workflows auxquels vous participez, notamment lorsque des tâches vous sont attribuées ou lorsque le workflow passe d'une phase à l'autre.

Les workflows sont déployés à l'aide de modèles. Un modèle constitue le fondement d'un workflow : les phases et les actions sont prédéfinies. Un workflow peut donc être déployé de façon simple et rapide. Un seul modèle peut avoir plusieurs instances de workflow et peut être partagé avec d’autres utilisateurs de Gestion de contenu. Le partage de ces modèles avec les rôles appropriés au sein d'un établissement peut accroître l'efficacité et la précision.

Les workflows aident les établissements en leur fournissant une structure pour les processus métier communs. Par exemple :

  • Les bibliothécaires peuvent configurer des processus d'autorisation de copyright pour les professeurs et les étudiants.
  • Les services informatiques peuvent définir des méthodes de demande de ressources.
  • Les établissement peuvent établir des procédures pour demander l'accès à un contenu de cours spécifique.
  • Les étudiants peuvent collaborer sur des projets de classe.

Les workflows sont disponibles dans la section Collaboration du menu Collecte de contenus. Ces pages sont personnalisées pour chaque utilisateur et contiennent ses modèles de workflow, les workflows auxquels il participe et les actions qui lui ont été confiées.