Partage de contenu avec des utilisateurs extérieurs à l'aide de laissez-passer

Vous pouvez utiliser les laissez-passer pour partager un fichier ou un dossier avec un utilisateur qui n'a pas accès à Content Collection. Les laissez-passer permettent de collaborer en toute sécurité sur des projets avec des personnes étrangères à l'établissement puisqu'il s'agit d'un accès spécifique et contrôlé.

À propos des laissez-passer

Un laissez-passer crée une URL pour permettre aux utilisateurs extérieurs d'accéder à un fichier ou un dossier dans Content Collection. Vous pouvez limiter les laissez-passer dans le temps en définissant une date et une heure d'expiration. Vous pouvez également gérer les privilèges des laissez-passer pour permettre aux utilisateurs externes (c'est-à-dire des utilisateurs qui n'ont pas accès au système Blackboard) de collaborer sur un travail ou de simplement consulter un fichier ou un dossier sans le modifier.

Les laissez-passer sont répertoriés dans le tableau de la page Gérer les laissez-passer. Chaque ligne représente un laissez-passer et contient les informations suivantes :

  • La date et l'heure d'expiration du laissez-passer.
  • Les autorisations affectées au laissez-passer. Une coche verte représente les autorisations associées à un laissez-passer.
  • L'URL du laissez-passer qui permettra aux personnes extérieures à Content Collection d'accéder au contenu.

L'envoi d'un laissez-passer pour un dossier donne accès à tous les sous-dossiers et fichiers du dossier pour lequel le laissez-passer a été créé. Les destinataires du laissez-passer avec accès en lecture peuvent consulter les sous-dossiers et les fichiers. Les destinataires du laissez-passer avec accès en lecture/écriture peuvent ajouter des dossiers et des fichiers et les modifier.

Si le partage des commentaires du fichier ou du dossier est activé, l'utilisateur ayant le laissez-passer peut lire les commentaires et en ajouter de nouveaux. Si un utilisateur hors du système ajoute un nouveau commentaire, le nom associé au commentaire est "Anonyme".


Utiliser un laissez-passer

Une personne bénéficiant d'un laissez-passer doit disposer des éléments suivants :

  • Un compte de messagerie.
  • Un accès à Internet.
  • Une application capable d'ouvrir le fichier (par exemple, Microsoft Word pour ouvrir un document Microsoft Word).

Créer un laissez-passer

  1. Accédez au dossier qui contient l'élément ou le dossier.
  2. Sélectionnez Laissez-passer dans le menu contextuel de l'élément.
  3. Sélectionnez Créer un laissez-passer.
  4. Choisissez une durée pour que le laissez-passer soit actif dans Définir l'expiration d'un laissez-passer.
  5. Choisissez les autorisations à octroyer à l'utilisateur du laissez-passer.
  6. Sélectionnez Soumettre.

Pour avoir un laissez-passer illimité, il faut définir la date d'expiration au 1er janvier 2038. Les utilisateurs ne peuvent pas définir une durée de vie au-delà de cette date.


Envoyer un laissez-passer par courrier électronique

Après avoir créé un laissez-passer, vous pouvez le partager avec des utilisateurs externes via la page Envoyer un laissez-passer par courrier électronique. Vous pouvez envoyer un courrier électronique aux utilisateurs extérieurs afin de leur fournir l'URL pour accéder au fichier ou au dossier Content Collection.

  1. Accédez au dossier qui contient l'élément ou le dossier.
  2. Sélectionnez Laissez-passer dans le menu contextuel de l'élément.
  3. Cochez la case à côté d'un laissez-passer et sélectionnez le bouton Envoyer un laissez-passer par courrier électronique.
  4. Vous pouvez aussi choisir Envoyer un laissez-passer par courrier électronique dans le menu de l'élément.
  5. Entrez les informations sur la page Envoyer un laissez-passer par courrier électronique.
  6. Si vous n'avez accordé à l'utilisateur extérieur qu'une autorisation de lecture, vous disposez de l'option Envoyer les destinataires à la page d'informations de fichiers. Cochez cette case si vous le souhaitez.
  7. Pour envoyer le message, sélectionnez Envoyer.

Si vous avez accordé aux utilisateurs uniquement des autorisations de lecture pour accéder à l'élément, vous pouvez relier le chemin de l'URL de deux manières. Vous pouvez configurer l'URL pour qu'elle dirige les utilisateurs directement vers le fichier ou pour qu'elle soit liée à la page d'informations du fichier. La page d'informations du fichier permet d'accéder à l'élément et à tous les commentaires partagés.

Si vous avez accordé aux utilisateurs des autorisations de lecture et d'écriture pour accéder à l'élément, le chemin de l'URL le dirige sur une page d'informations de fichiers. Les utilisateurs peuvent accéder au fichier depuis cette page ou consulter des informations supplémentaires, notamment des commentaires partagés et les versions.