Lorsque vous organisez vos dossiers et vos fichiers, n'oubliez pas que les autorisations sont héritées en fonction de l'emplacement.

Lorsque vous ajoutez des dossiers et des fichiers à la collecte de contenus, gardez à l'esprit les utilisateurs et listes d'utilisateurs avec lesquels le contenu sera partagé.

Vous trouverez peut-être utile d'organiser les dossiers afin de pouvoir gérer les autorisations par dossier plutôt que par fichier. Il n'est pas facile de gérer des éléments à la fois partagés avec les mêmes utilisateurs et répartis dans des dossiers différents. Par exemple, créez un dossier contenant tous les fichiers utilisés pour un projet de groupe. De cette manière, l'ensemble du dossier peut être partagé avec les membres du groupe au lieu de gérer les autorisations d'éléments distincts stockés dans différents dossiers.

En savoir plus sur l'organisation du contenu dans les dossiers

Les fichiers sont automatiquement mis à la disposition de l'utilisateur qui les a ajoutés. Toutefois, ils doivent être partagés si d'autres utilisateurs ont besoin de consulter l'élément.

Les fichiers héritent des autorisations applicables au dossier dans lequel ils résident. Si un fichier est ajouté à un dossier pour lequel une autorisation de lecture et d'écriture a déjà été accordée à des utilisateurs ou à des listes d'utilisateurs, les mêmes utilisateurs auront également une autorisation de lecture et d'écriture sur le fichier ajouté récemment.

En savoir plus sur la recherche et le partage de contenu dans la collecte de contenus

Par défaut, les éléments héritent des autorisations accordées au niveau du dossier. Ainsi, si vous mettez à jour les autorisations des utilisateurs pour un dossier, celles-ci sont automatiquement appliquées à l'ensemble des éléments (dossier et fichiers) contenus dans le dossier. En cas de modification des autorisations d'un dossier de premier niveau, vous pouvez vérifier que les utilisateurs ne peuvent pas accéder sans autorisation à certains dossiers.


Autorisations

Une autorisation désigne la capacité d'un utilisateur ou d'un groupe à interagir avec un fichier ou un dossier dans la collecte de contenus.

  • Lecture : l'utilisateur peut voir, ouvrir et télécharger l'élément.
  • Écriture : en plus des autorisations de lecture, l'utilisateur peut modifier ou écraser l'élément, y compris ses paramètres et son nom de fichier. S'il dispose également d'une autorisation d'écriture pour un dossier, il peut créer des éléments (des dossiers et des fichiers) au sein de ce dossier.
  • Suppression : en plus des autorisations de lecture et d'écriture, l'utilisateur peut supprimer l'élément.
  • Gestion : l'utilisateur contrôle entièrement l'élément et peut accorder des autorisations à d'autres utilisateurs.

Accorder des autorisations à des utilisateurs spécifiques

  1. Dans la collecte de contenus, rendez-vous sur le dossier ou fichier auquel vous voulez attribuer une autorisation.
  2. Dans la ligne du fichier ou du dossier, sélectionnez l'icône de la colonne Autorisations.
  3. Sur la page Gérer les autorisations, choisissez Sélectionner des utilisateurs spécifiques.
  4. Sur la page Ajouter un utilisateur, saisissez un ou plusieurs noms d'utilisateur (séparés par une virgule) ou sélectionnez Parcourir.
  5. Si vous choisissez l'option Parcourir, saisissez vos critères dans la zone Rechercher, puis sélectionnez Rechercher.
  6. Cochez les cases des utilisateurs souhaités, puis sélectionnez Soumettre.
  7. Sur la page Ajouter un utilisateur, cochez les cases des autorisations appropriées.
  8. Sélectionnez Soumettre.

Accorder des autorisations à des groupes

Pour gagner du temps, vous pouvez accorder des autorisations à des groupes d'utilisateurs. Par exemple :

  • Tous les membres d'un cours que vous dispensez.
  • Tous les utilisateurs ayant un rôle spécifique dans un cours que vous dispensez. Tous les étudiants ou tous les assistants, par exemple.
  • Tous les utilisateurs attribués aux groupes sélectionnés dans un cours que vous dispensez.

Lorsque vous définissez les autorisations pour un groupe, les options dépendent du groupe sélectionné. Dans cet exemple, vous pouvez sélectionner tous les membres d'un cours.

  1. Dans Content Collection, rendez-vous sur le dossier ou fichier auquel vous voulez attribuer une autorisation.
  2. Dans la ligne du fichier ou du dossier, sélectionnez l'icône de la colonne Autorisations.
  3. Sur la page Gérer les autorisations, choisissez Sélectionner des utilisateurs spécifiques par emplacement.
  4. Dans la liste, sélectionnez un groupe.
  5. Sur la page Ajouter une liste des utilisateurs du cours, dans la section Choisir des cours, cochez les cases des autorisations appropriées.
  6. Dans la section Sélectionner des rôles (uniquement disponible pour certains groupes d'utilisateurs), cochez la case Tous les utilisateurs du cours. Sinon, limitez votre sélection par rôle.
  7. Dans la section Définir les autorisations, cochez les cases appropriées.
  8. Sélectionnez Soumettre.

Modifier les autorisations

  1. Dans la collecte de contenus, accédez au dossier ou au fichier.
  2. Sélectionnez l'icône Autorisations du fichier ou du dossier.
  3. Sur la page Gérer les autorisations, en regard du rôle apparaissant dans la colonne Utilisateur/Liste d'utilisateurs, ouvrez le menu contextuel de l'élément.
  4. Sélectionnez Modifier.

    Supprimer supprime le rôle et les autorisations du fichier ou du dossier. Sélectionnez une fonction pour restaurer un rôle supprimé.

  5. Sur la page Modifier les autorisations, cochez ou désactivez la case en regard du type d'autorisation. Pour les dossiers, cochez la case Écraser pour apporter ces modifications d'autorisation à tout le contenu du dossier et aux sous-dossiers correspondants, et remplacer toutes les autorisations existantes. Si vous ne cochez pas Écraser, les autorisations sélectionnées sont ajoutées à tout le contenu du dossier et de ses sous-dossiers, mais les autorisations existantes ne sont pas supprimées.
  6. Sélectionnez Soumettre.
  7. Sélectionnez OK pour retourner à la collecte de contenus.

Option permettant d'écraser les autorisations d'un dossier

Lorsque vous ajoutez ou modifiez les autorisations pour un dossier parent, l'option Écraser force tous les fichiers et sous-dossiers à hériter de ces autorisations. Ainsi, si vous sélectionnez l'option Écraser alors que les autorisations de lecture et d'écriture ont été ajoutées pour le dossier, les autorisations applicables à ses éléments sont réinitialisées et redeviennent des autorisations de lecture et d'écriture. Dorénavant, seules ces autorisations s'appliquent, même pour les éléments du dossier qui étaient jusque-là associés à d'autres autorisations (Suppression, par exemple).

Si vous ne sélectionnez pas l'option Écraser, les fichiers et sous-dossiers reçoivent automatiquement toute autorisation supplémentaire accordée au dossier parent, mais les autorisations existantes ne sont pas supprimées. Par exemple, si des autorisations de lecture, d'écriture et de gestion sont ajoutées au dossier et que l'un de ses éléments comporte des autorisations de lecture, d'écriture et de suppression, l'autorisation de gestion sera ajoutée en plus des autorisations déjà applicables à ce fichier (à savoir Lecture, Écriture et Suppression).

Après avoir modifié les autorisations pour un dossier, vous pouvez modifier les autorisations pour un élément, mais celles-ci seront écrasées lors de la prochaine modification des autorisations relatives au dossier parent. C'est pourquoi le fait de stocker des éléments destinés à un même but et à un même public dans un seul dossier vous permet de gérer plus facilement les autorisations.