Gestion des fichiers

Le menu d'un fichier contient toutes les options permettant de gérer les paramètres du fichier. Après avoir organisé vos éléments, vous pouvez gérer les autres fonctionnalités proposées dans la collecte de contenus, telles que les propriétés, le suivi, le versionnage et les commentaires. Vous pouvez également afficher la vue 360° du fichier pour en consulter tous les détails en un coup d'œil. Ces outils sont utiles si vous partagez du contenu avec d'autres personnes ou si vous souhaitez suivre les modifications apportées à un fichier.

Modifier les paramètres de fichier

Après avoir créé un fichier, vous pouvez modifier ses paramètres sur la page Modifier les paramètres. Par exemple, si vous avez choisi de verrouiller un fichier lorsque vous l'avez créé, vous pouvez supprimer le verrouillage sur cette page. La page Modifier les paramètres permet également de consulter des informations détaillées sur le fichier, telles que le nom de la personne qui l'a créé, ainsi que la date de création et de dernière modification.

  1. Dans la collecte de contenus, accédez au dossier qui contient le fichier.
  2. Dans le menu du fichier, sélectionnez Modifier les paramètres.
  3. Choisissez les options comme il convient.
  4. Sélectionnez Soumettre.

Options disponibles

Propriétés d'un élément
OptionDescription
Informations sur le fichier
Nom du fichierAffichez ou modifiez le nom du fichier. Si vous modifiez le nom d'un fichier, tous les liens vers ce fichier, y compris les laissez-passer, seront désactivés.
URL du dossier WebLien Web pour ce fichier incluant le chemin d'accès complet à son emplacement.

Sur Mac, un dossier Web s'appelle un emplacement partagé.

URL permanentLien Web du fichier qui inclut son identificateur unique et immuable, mais pas son chemin d'accès. Ces identificateurs permanents signifient que les liens vers les éléments de la collecte de contenus ne sont plus endommagés.
Type de fichierType de fichier.
Taille du fichierTaille du fichier en ko.
PropriétaireNom d'utilisateur de la personne chargée de gérer l'élément.
Créé parNom d'utilisateur de la personne qui a créé l'élément.
Créé leJour, date et heure de création de l'élément.
Dernière modification parNom d'utilisateur de la personne qui a modifié l'élément en dernier.
Dernière modificationJour, date et heure de la dernière modification apportée à l'élément.
Options
Verrouiller le fichierActiver ou désactiver le verrouillage du fichier. Le verrouillage empêche les utilisateurs de modifier ou de remplacer le fichier.
Partager les commentaires.Activer ou désactiver le partage des commentaires.
Activer le versionnageActiver ou désactiver des versions. Une nouvelle version est créée à chaque fois que le fichier est modifié.
Activer le suiviActiver ou désactiver le suivi. Le suivi permet de tenir un journal horodaté des interactions des utilisateurs avec les éléments, par exemple leur affichage ou leur ouverture.

Gérer les commentaires

Les commentaires sont utiles pour conserver des opinions ou des instructions concernant le contenu d’un fichier.

Pour lire les commentaires d'un fichier dans la collecte de contenus, accédez au dossier qui contient l'élément et sélectionnez Commentaires dans le menu du fichier. Sur cette page, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Créer un commentaire : sélectionnez Créer un commentaire, saisissez votre commentaire et sélectionnez Soumettre.
  • Supprimer un commentaire : cochez la case du commentaire et sélectionnez Supprimer.
  • Trier les commentaires : sélectionnez le titre d'une colonne pour trier les commentaires en fonction du critère de cette colonne.

Écraser un fichier

Si vous voulez remplacer un fichier existant dans la collecte de contenus, vous pouvez l'écraser sur la page Écraser le fichier. Lorsque vous écrasez un fichier, son nom n'est pas modifié. Pour remplacer un fichier, vous devez disposer des autorisations de lecture, d'écriture et de suppression sur ce dernier.

Vous ne pouvez pas remplacer un fichier par un autre type de fichier. Par exemple, un fichier .doc ne doit pas être remplacé par un fichier .jpg.

  1. Dans la collecte de contenus, accédez au dossier qui contient le fichier que vous souhaitez remplacer.
  2. Dans le menu du fichier, sélectionnez Écraser le fichier.
  3. Cliquez sur Parcourir pour localiser et sélectionner le nouveau fichier.
  4. Sélectionnez Soumettre.

Après avoir téléchargé un nouveau fichier, actualisez la page pour effacer le cache du navigateur et afficher le nom du nouveau fichier.

Écrasement de fichiers et versionnage

Si le versionnage est activé sur un fichier écrasé, une nouvelle version est créée et l'ancienne est stockée dans l'historique des versions. Si le versionnage est désactivé, aucun historique des versions antérieures ne sera enregistré après l'écrasement du fichier.


Gérer le suivi de fichiers

Le suivi permet d'enregistrer chaque interaction d'un utilisateur avec un fichier. Grâce au suivi, vous pouvez vérifier si telle ou telle personne a lu un devoir obligatoire ou connaître la personne qui a modifié un fichier en dernier. La fonctionnalité de suivi doit être activée pour consulter le journal de suivi.

À propos du journal de suivi

Chaque ligne de la page Suivi décrit une interaction avec le fichier et contient les informations suivantes :

  • Le nom de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • L'action qui est survenue dans le fichier.
  • La version du fichier lors de l'accès, si le versionnage est activé.
  • La date d'accès au fichier.
  • L'adresse IP de l'ordinateur utilisé pour accéder au fichier.

Si un utilisateur interagit plusieurs fois de la même façon avec un fichier, le journal de suivi enregistre uniquement la première opération. Par exemple, si un utilisateur ouvre et lit le même document plusieurs fois, seule la première opération sera enregistrée. Si l'utilisateur vide les cookies du navigateur et lit de nouveau le fichier, une deuxième opération apparaît dans le journal de suivi.

Afficher le suivi de fichiers

  1. Dans la collecte de contenus, accédez au dossier qui contient le fichier.
  2. Dans le menu du fichier, sélectionnez Suivi.
  3. Affichez les actions associées au fichier.

Pour supprimer le Journal de suivi, sélectionnez Supprimer le journal de suivi. Toutes les actions répertoriées sur cette page seront supprimées. Seules les nouvelles actions feront l'objet d'un suivi.

Clients WebDAV

Certains clients WebDAV peuvent effectuer plusieurs opérations lorsqu'ils sont utilisés avec la collecte de contenus. Par exemple, lorsqu'un fichier est lu, une opération de lecture peut apparaître deux fois dans le journal de suivi, même si l'utilisateur n'a lu le fichier qu'une seule fois.


Gérer les versions de fichiers

Le versionnage assure le suivi de chaque modification ou remplacement d'un fichier. Sur la page Gérer les versions, vous pouvez afficher chaque version du fichier depuis que le versionnage a été activé. Pour accéder aux versions d'un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier. Sélectionnez Versions dans le menu du fichier, ou sélectionnez le numéro qui apparaît dans la colonne Versions à côté du fichier.

La page Gérer les versions répertorie les informations suivantes sur chaque version :

  • Le numéro de version sous la forme d'un lien hypertexte. Lorsque vous sélectionnez une version de fichier à afficher, l'élément s'ouvre dans le navigateur Web. Vous ne pouvez pas modifier ou enregistrer de nouvelles versions à partir de cette vue.
  • La date et l'heure de création de la version.
  • Le nom de la personne qui a créé la version.
  • La taille du fichier.

Autres options.

  • Verrouiller le fichier : pour verrouiller un fichier, sélectionnez Verrouiller dans le menu du fichier. Cette option est utile pour conserver les modifications apportées à un fichier à un certain moment. Lorsqu'un fichier est verrouillé, une nouvelle version est créée et les options Déverrouiller et Annulation apparaissent dans le menu contextuel.
  • Annulation : cette option apparaît dans le menu du fichier si le fichier est verrouillé. Elle supprimera la copie que vous modifiez sans enregistrer les modifications et rétablira la version précédente.
  • Supprimer des versions : sélectionnez une version et sélectionnez Supprimer.

Lorsqu'un fichier est ouvert, il est automatiquement verrouillé pour les autres utilisateurs.

Verrouiller une version

Pour créer une autre version de votre contenu, sélectionnez Verrouiller dans le menu du fichier sur la page Gérer les versions. Cliquez sur le lien de la version la plus récente pour ouvrir le fichier, y apporter des modifications et enregistrer les changements. Si vous travaillez en équipe sur un fichier, veillez à le déverrouiller pour permettre aux autres utilisateurs d'y accéder.