Qui voit quoi ? À vous de décider.

Les autorisations permettent à des utilisateurs individuels, des types d'utilisateurs et des groupes d'effectuer certaines actions avec vos éléments, comme les lire, en écrire ou en supprimer. Utilisez les autorisations pour contrôler qui peut voir et modifier vos fichiers et dossiers. De même, votre professeur peut utiliser les autorisations pour contrôler le contenu que les étudiants ou d'autres participants au cours peuvent voir et modifier.

Quelles sont les autorisations disponibles ?

Une fois un contenu ajouté à la collecte de contenus, il est nécessaire d'accorder des autorisations pour le rendre accessible aux utilisateurs et groupes d'utilisateurs. Les autorisations permettent aux utilisateurs d'effectuer certaines actions sur les éléments présents dans la collecte de contenus, de l'accès en lecture seule à la modification, en passant par la gestion et la suppression de contenu. Vous pouvez configurer des autorisations pour des fichiers individuels ou des dossiers entiers, ainsi que pour le contenu de tous les dossiers. Les autorisations peuvent se combiner, il est important de comprendre ce que signifie chaque niveau d'accès.

Si vous indiquez un lien vers vos éléments à l'extérieur de la collecte de contenus, assurez-vous d'accorder l'autorisation aux utilisateurs appropriés pour que les liens fonctionnent. Si un utilisateur ne dispose pas de l'autorisation nécessaire pour afficher un élément, il verra le message Accès refusé s'il sélectionne un lien menant vers cet élément dans un cours ou un portfolio.


Types d'autorisations

Les autorisations suivantes sont disponibles dans la collecte de contenus :

  • Lecture : les utilisateurs ont la possibilité d'afficher des fichiers ou des dossiers.
  • Écriture : les utilisateurs ont la possibilité de modifier des fichiers ou des dossiers.
  • Supprimer : les utilisateurs ont la possibilité de supprimer des fichiers du dossier ou le dossier lui-même.
  • Gestion : les utilisateurs ont la possibilité de contrôler les propriétés et les paramètres des fichiers et des dossiers.

Lorsqu'un utilisateur recherche des fichiers ou des dossiers ou essaie de les manipuler (par exemple, de les copier, déplacer ou supprimer), il ne pourra afficher et modifier le contenu qu'en fonction des autorisations existantes. Par exemple, si un utilisateur recherche un élément pour lequel il ne dispose pas d'une autorisation de lecture, l'élément n'apparaît pas dans les résultats de la recherche.


Autorisations par défaut

Certains utilisateurs disposent d'autorisations par défaut pour des dossiers spécifiques. Dans ce cas, ces diverses autorisations sont automatiquement accordées pour ces dossiers spécifiques.

  • Dossiers utilisateur : ces dossiers apparaissent dans la section Mon contenu du menu Collecte de contenus. Un utilisateur dispose des autorisations de lecture, d'écriture, de suppression et de gestion pour son propre dossier d'utilisateur. L'administrateur détermine la disponibilité de ces dossiers à l'échelle du système.
  • Dossiers de cours : ces dossiers apparaissent dans l'onglet Cours du menu Collecte de contenus et sont utilisés pour stocker du contenu pour des cours spécifiques. Les professeurs, les assistants et les créateurs de cours disposent des autorisations de lecture, d'écriture, de suppression et de gestion pour les dossiers de leurs cours. Le dossier de cours est créé automatiquement la première fois que l'un de ces utilisateurs accède à la collecte de contenus. Les autres utilisateurs du cours (comme les étudiants) qui sont inscrits au cours ne peuvent pas voir ce dossier car il est destiné à servir d'espace de travail pour les développeurs de cours. Les étudiants doivent avoir les autorisations de lecture pour accéder à un dossier de cours. Les dossiers Web d'association fonctionnent de la même manière que les dossiers de cours.
  • Dossiers de contenu de la bibliothèque et de l'établissement : tous les utilisateurs possédant un compte système disposent d'une autorisation de lecture sur ces dossiers.
  • Dossiers de cours dans eReserves : tous les utilisateurs inscrits à un cours disposent d'autorisations de lecture pour le dossier spécifique du cours dans les eReserves.

Octroi et réception d'autorisations

Tout utilisateur disposant d'une autorisation de lecture et de gestion sur un fichier ou un dossier peut accorder des autorisations à d'autres utilisateurs et listes d'utilisateurs.

Les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs peuvent recevoir une ou plusieurs autorisations. Par exemple, la totalité de la liste d'un cours peut recevoir une autorisation de lecture pour un élément. Le propriétaire peut accorder des autorisations supplémentaires à des utilisateurs individuels de la liste du cours. Il est possible de modifier les autorisations pour les sous-dossiers et les fichiers se trouvant à l'intérieur d'un dossier.

Gestion des autorisations

L'accès utilisateur à un fichier ou un dossier est contrôlé via la page Gérer les autorisations. Vous pouvez accorder des autorisations aux utilisateurs de façon individuelle, en groupe ou par rôle.

Lorsque des autorisations sont accordées sur un dossier, elles s'appliquent également à tous les sous-dossiers et fichiers que contient ce dossier.


Organiser les dossiers

Il est utile pour les utilisateurs d'organiser les dossiers d'une manière qui leur permette de gérer les autorisations par dossier plutôt que par fichier. Par exemple, créez un dossier contenant tous les fichiers utilisés pour un projet de groupe. De cette manière, l'ensemble du dossier peut être partagé avec les membres du groupe au lieu d'essayer de gérer les autorisations pour des éléments distincts stockés dans différents dossiers.

Seule une autorisation de lecture doit être ajoutée au dossier supérieur, par exemple, le dossier Nom d'utilisateur. Dès qu'une autorisation est ajoutée ou modifiée pour le dossier supérieur, vérifiez tous les sous-dossiers et fichiers désignés comme étant privés et vérifiez que des autorisations supplémentaires susceptibles de divulguer des informations protégées n'ont pas été ajoutées par mégarde.


Partage des dossiers

Lorsque vous ajoutez des dossiers et des fichiers à la collecte de contenus, gardez à l'esprit les utilisateurs et listes d'utilisateurs avec lesquels le contenu sera partagé. Essayez de créer des dossiers dans lesquels tous les éléments sont destinés à être partagés avec les mêmes utilisateurs. Lorsque des éléments partagés avec les mêmes utilisateurs sont répartis dans plusieurs dossiers, leur gestion peut devenir extrêmement difficile. Par exemple, si l'utilisateur prévoit de créer des documents qui seront applicables à tous les utilisateurs de l'établissement, il doit créer un dossier partagé avec tous les utilisateurs du système, puis y ajouter des éléments spécifiques.


Partage des fichiers

L'utilisateur qui a ajouté le fichier a automatiquement accès aux fichiers. Toutefois, ces derniers doivent être partagés si d'autres utilisateurs ont besoin de consulter l'élément.

Les fichiers héritent des autorisations applicables au dossier dans lequel ils résident. Par exemple, si un fichier est ajouté à un dossier pour lequel une autorisation de lecture et d'écriture a déjà été accordée à des utilisateurs ou à listes d'utilisateurs, les mêmes utilisateurs auront également une autorisation de lecture et d'écriture pour le fichier ajouté récemment.


Option d'écrasement pour les dossiers

Lorsque les utilisateurs ajoutent ou modifient les autorisations pour un dossier parent, ils ont la possibilité de forcer tous les fichiers et sous-dossiers à hériter de ces autorisations. Par exemple, si des autorisations de lecture et d'écriture sont ajoutées au dossier et qu'un élément du dossier est doté d'autorisations de lecture, d'écriture et de suppression, ce fichier n'a plus d'autorisation de suppression. Tous les sous-dossiers et fichiers contenus dans le dossier parent recevraient des autorisations de lecture et d'écriture.

Si cette option n’est pas sélectionnée, les fichiers et sous-dossiers sont automatiquement dotés de toute autorisation supplémentaire accordée au dossier parent, mais les autorisations existantes ne sont pas supprimées. Par exemple, si des autorisations de lecture, d'écriture et de gestion sont ajoutées au dossier et que l'un de ses fichiers comporte des autorisations de lecture, d'écriture et de suppression, les autorisations applicables à ce fichier demeurent Lecture, Écriture et Gestion, en plus de l'autorisation de suppression.

Après avoir modifié les autorisations pour un dossier, l’utilisateur peut modifier les autorisations pour un élément, mais celles-ci seront écrasées la prochaine fois que les autorisations pour le dossier parent seront modifiées. C'est pourquoi le fait de stocker des éléments destinés à un même but et à un même public dans un seul dossier vous permet de gérer plus facilement les autorisations.