Avant d'ajouter du contenu dans la bibliothèque de contenus, planifiez la façon dont vous allez gérer votre contenu. Organisez votre contenu en fonction de vos besoins.

La bibliothèque de contenus est organisée en structure arborescente de dossiers imbriqués allant jusqu'au niveau de l'onglet de contenu inclus. Chaque dossier peut stocker des fichiers et des sous-dossiers. N'oubliez pas que tous les dossiers sont contenus dans d'autres dossiers jusqu'au dossier de premier niveau (/). Les onglets de contenu, tels que Utilisateurs, Cours, Établissement et Bibliothèque, sont simplement des dossiers stockés dans le dossier supérieur.

Un dossier est automatiquement disponible pour l'utilisateur qui l'a créé. Pour partager l'un de vos dossiers avec d'autres utilisateurs, accordez à ces derniers l'autorisation de consulter le dossier ainsi que son contenu.

Les fichiers et les dossiers stockés au même endroit doivent porter des noms uniques.

À propos du dossier d'utilisateur

La première fois qu'un utilisateur accède à la bibliothèque de contenus, le système lui crée un dossier. Le dossier d'utilisateur porte votre nom d'utilisateur, et vous pouvez l'organiser comme vous le souhaitez.

Votre établissement détermine si les dossiers d'utilisateur sont créés pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les utilisateurs ayant certains rôles.

Stocker du contenu dans un dossier d'utilisateur

Nous vous recommandons d'organiser votre dossier d'utilisateur de façon à ce que les fichiers personnels et partagés soient facilement accessibles et gérables. Le dossier d'utilisateur permet de stocker des documents en cours d'élaboration et des fichiers privés. Vous pouvez choisir d'utiliser votre dossier d'utilisateur comme un espace de travail pour la collaboration de groupe. Voici quelques exemples de dossiers qu'il peut être utile de créer :

  • Dossier privé : espace de travail où vous stockez les projets en cours. Ce dossier n'est partagé avec aucun utilisateur.
  • Dossiers de groupe : dossiers de collaboration de groupe, partagés avec les autres membres du groupe et où ils peuvent travailler ensemble à des projets.

Octroi d'autorisations

Les utilisateurs ne doivent accorder que des autorisations de lecture sur le dossier d'utilisateur de niveau supérieur. La gestion et l'organisation du contenu pourraient être compliquées par l'octroi d'autorisations supplémentaires sur ce dossier. Si d'autres utilisateurs reçoivent des autorisations de lecture pour le dossier de niveau supérieur, n'oubliez pas de supprimer les autorisations pour les sous-dossiers ou éléments qui doivent rester privés.

En savoir plus sur les autorisations

Espace de contenu privé ou espace de contenu public

Il est très utile de créer des dossiers distincts pour le contenu personnel (espace privé) et pour le contenu qui est accessible aux autres utilisateurs (espace public). Cette méthode vous permet de rendre certains dossiers accessibles uniquement par vous et d'y stocker du contenu personnel. Par exemple, un dossier personnel peut contenir des documents et des projets en cours alors qu'un autre contient des fichiers professionnels qui ne sont pas prêts pour le partage, comme des curriculum vitae et des lettres de motivation. Personne d'autre ne dispose d'autorisations pour ces dossiers personnels, sauf si vous modifiez les autorisations.

Lorsque vous êtes prêt à partager un document, vous pouvez le copier ou le déplacer vers un dossier public. Si vous travaillez sur un document de cours, vous pouvez créer un brouillon dans un dossier personnel. Une fois le document finalisé, vous le déplacez dans un dossier partagé. Les membres du cours pourront y accéder rapidement et intervenir dessus collectivement.

Créer un dossier privé ou public

Vous créez tous les dossiers de la même façon dans la bibliothèque de contenus, à l'aide de l'option Créer un dossier. Les autorisations accordées pour le dossier déterminent son caractère privé ou public.

Par exemple, vous pouvez créer un sous-dossier dans son dossier de groupe et ne pas accorder d'autorisations à d'autres utilisateurs pour ce dossier. Il s'agit d'un dossier privé, car seule une personne peut y accéder. Si vous créez un autre dossier à partager avec le groupe, il vous suffit de définir les autorisations pour permettre à d'autres personnes de voir ou de modifier les éléments qui se trouvent dans ce dossier. Il s'agit d'un dossier public, car plusieurs personnes y ont accès.

Rappel : tout utilisateur disposant d'une autorisation de gestion peut partager l'élément avec un public plus vaste. Gardez également à l'esprit que les autorisations de dossier s'appliquent automatiquement à tous les éléments se trouvant dans un dossier. En cas de modification des autorisations d'un dossier de premier niveau, vous pouvez vérifier que les utilisateurs ne peuvent pas accéder sans autorisation à certains dossiers.

Supprimer et recycler du contenu

Récupérez de l'espace de stockage dans la bibliothèque de contenus en supprimant des éléments. Vous pouvez nettoyer vos dossiers en supprimant ou en recyclant des éléments inutiles. La suppression est permanente, mais les éléments recyclés peuvent être restaurés si vous en avez besoin.

Pour supprimer un fichier ou un dossier dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Supprimer dans le menu de l'élément. Sélectionnez Recycler pour recycler l'élément.

Votre établissement détermine si la corbeille est disponible. Si cette option n'est pas disponible, vous verrez uniquement l'option Supprimer dans le menu de l'élément.

En fonction des paramètres de votre établissement, la corbeille peut apparaître dans chaque dossier d'utilisateur, de cours, de communauté et d'établissement de la bibliothèque de contenus. Pour restaurer un élément que vous avez précédemment recyclé, accédez à la corbeille, sélectionnez l'élément, puis cliquez sur Restaurer. L'élément est restauré à son emplacement précédent.