Vous pouvez associer des éléments de la bibliothèque de contenus ou des fichiers d'un disque dur local à un workflow, y compris aux niveaux de la phase et de l'action.

Les éléments associés au niveau du modèle de workflow se rapportent à toutes les phases du modèle. Un élément associé au niveau de la phase se rapporte à toutes les actions de cette phase.

Les éléments apparaissent dans le modèle là où ils ont été associés. En revanche, dans une instance de workflow, ils apparaissent tous au niveau de l'action.

Pour modifier les éléments d'un workflow, vous devez l'arrêter ou ses phases et actions ne doivent pas avoir démarré.

Les éléments ajoutés à des workflows déjà en cours peuvent uniquement s'appliquer à cette instance particulière.

Associer des éléments de la bibliothèque de contenus à un workflow

Au niveau du workflow

  1. Dans la bibliothèque de contenus, accédez à la page Créer un modèle de workflow.
  2. Dans le menu du modèle de workflow, sélectionnez Modifier.
  3. Sous Contenu, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour rechercher l'élément à associer.
  4. Une fois l'élément sélectionné, sélectionnez Soumettre.
  5. Cochez les cases correspondant aux autorisations à appliquer à l'élément.
  6. Sélectionnez Valider quand vous avez terminé.

Au niveau de la phase

  1. Dans la bibliothèque de contenus, accédez à la page Créer un modèle de workflow.
  2. Dans le menu du modèle de workflow, sélectionnez Créer.
  3. Recherchez la phase dans laquelle vous voulez ajouter du contenu. Sélectionnez Modifier dans le menu de la phase.
  4. Sous Contenu lié, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour rechercher l'élément à associer.
  5. Une fois l'élément sélectionné, sélectionnez Soumettre.
  6. Cochez les cases correspondant aux autorisations à appliquer à l'élément.
  7. Sélectionnez Valider quand vous avez terminé.

Pour ajouter un élément de la bibliothèque de contenus au niveau de l'action, répétez la même procédure que pour les phases, mais en sélectionnant Modifier dans le menu de l'action.

Ajouter des fichiers locaux à un workflow

Vous souhaitez ajouter un fichier à un workflow, mais ce document ne figure pas encore dans la bibliothèque de contenus ? Si vous êtes autorisé à ajouter des fichiers dans le dossier en cours, vous pouvez télécharger des fichiers directement depuis la fenêtre Parcourir la bibliothèque de contenus. Les éléments sont ensuite téléchargés dans la bibliothèque de contenus et vous pouvez les ajouter au workflow, à la phase ou à l'action selon la procédure habituelle.