La page Workflows contient l'ensemble des workflows auxquels vous êtes associé, que ce soit en tant qu'initiateur ou que participant. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Gérer les inscriptions aux workflows
  • Modifier, démarrer ou arrêter des workflows que vous avez créés
  • Consulter les détails d'un workflow
  • Ajouter des commentaires sur les workflows

Sélectionnez Progression de mes workflows dans le menu Collaboration pour accéder à la page Workflows.

Si un utilisateur participe à un workflow qui a été planifié, mais qu'il n'y a pas encore accédé, il ne pourra pas accéder aux détails du workflow.

Afficher les workflows

Pour afficher les workflows auxquels vous participez, sélectionnez Progression de mes workflows dans le menu Collaboration. Cette page contient les fonctions suivantes :

  • Supprimer : permet de supprimer définitivement le workflow sélectionné.
  • S'inscrire : permet de s'inscrire aux workflows sélectionnés.
  • Afficher les workflows : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des workflows visibles.
  • Nom : indique le nom du workflow.
  • Type : indique le type de workflow : Envoyé ou Reçu.
  • Progression : indique la progression du workflow.
  • Current Milestone Deadline - Displays the deadline of the current milestone of a particular workflow.
  • État : affiche le bouton Démarrer/Arrêter. Les utilisateurs peuvent cliquer sur Démarrer pour lancer une instance de workflow qu'ils ont créée et sur Arrêter pour l'interrompre. Les instances de workflow qui ont été interrompues peuvent être redémarrées en cliquant sur Démarrer. Si vous avez reçu un workflow, cette colonne indique En cours.

Vous souhaitez modifier un modèle que vous avez créé ? Consultez la section Créer et modifier des modèles de workflow.

Page Conception d'un modèle

Pour afficher tous les détails d'un modèle de workflow, y compris les phases et les actions, sélectionnez le nom du modèle dans la liste sur la page Workflows. Vous accédez alors à la page Conception d'un modèle.

La page Conception d'un modèle représente de manière conviviale les détails d'une instance de workflow. Chaque phase est ainsi répertoriée et contient des informations détaillées concernant les actions qui la composent. Les participants au workflow peuvent modifier des actions dans la phase et ajouter des commentaires.

Si le workflow vous appartient, vous pouvez remplacer une action pour signaler qu'elle est terminée ou qu'elle a échoué. Par exemple, une action a été affectée à Jean dans la phase 1, mais il est malade. Il ne peut donc pas terminer l'action. Vous pouvez utiliser la fonction Approuver une action pour faire passer le workflow à la prochaine phase.

La page Conception d'un modèle contient les informations et les fonctions suivantes :

  • Développer/Réduire la phase : sélectionnez l'icône plus/moins (+/-) pour développer ou réduire les détails de la phase.
  • Éléments de contenu : ces liens permettent d'accéder à chaque élément de contenu associé à une phase.
  • Approuver une action : sélectionnez ce bouton pour approuver l'action et faire passer le workflow à la prochaine phase.
  • Échec de l'action : sélectionnez ce bouton pour signaler que l'action a échoué.
  • Modifier l'action : sélectionnez ce bouton pour afficher la page Action de workflow.
  • Commentaires : sélectionnez cette option pour ajouter des commentaires sur cette action.
  • Développer tout : affiche le texte de chaque commentaire dans le champ du dessous.
  • Réduire tout : réduit le texte de chaque commentaire dans le champ du dessous.

Liste des tâches à accomplir

Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Liste des tâches à accomplir dans le menu Collaboration. Vous accédez à la page Actions, dans laquelle sont organisées et affichées toutes les actions associées aux workflows auxquels vous participez. Vous pouvez également accéder à la page Workflows de la liste des tâches à accomplir en sélectionnant Workflows dans l'angle supérieur de la fenêtre.

Dès qu'une action est terminée, elle est automatiquement supprimée de la page Actions. Le workflow et l'action sont encore disponibles sur la page Workflows.

La page Actions contient les informations et les fonctions suivantes :

  • Actions à afficher : utilisez les options d'affichage pour affiner la liste des workflows visibles.
  • Nom de l'action : indique le nom de l'action.
  • Action Status - Displays the status for the action.
  • Action Deadline - Displays the deadline for the action.
  • Nom du workflow : indique le nom du workflow associé à cette action.
  • Évolution du workflow : indique les travaux terminés et à effectuer dans le workflow.
  • Modifier : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher la page Action de workflow.
  • Ouvrir : dans le menu de l'action, sélectionnez cette option pour afficher les détails du workflow.

Mettre à jour une action

Pour mettre à jour une action, sélectionnez Modifier dans le menu correspondant sur la page Liste des tâches à accomplir. Vous pouvez également y accéder via l'option Modifier l'action sur la page Conception d'un modèle.

La page Action de workflow répertorie tous les détails et les éléments de contenu associés à une action de workflow particulière. Dans la section Mettre une action à jour, vous pouvez changer l'état de l'action et ajouter des commentaires.

Tout utilisateur participant au workflow peut ajouter des commentaires à propos d'une action. En revanche, seul l'utilisateur qui a été affecté à l'action est en droit de modifier son état.

La page Action de workflow contient les fonctions suivantes :

  • Instructions : indique les instructions de cette action.
  • Délai : indique le délai de cette action.
  • Bénéficiaire : indique le nom de l'utilisateur affecté à cette action.
  • Obligatoire : indique si l'action est obligatoire ou non.
  • Éléments de contenu : affiche les liens vers les éléments de contenu associés à cette action.
  • État : vous pouvez changer l'état de l'action en sélectionnant une option dans la liste.
  • Objet : indiquez l'objet de la mise à jour.
  • Commentaire : commentez le changement d'état.
  • Historique de l'état : indique l'historique de l'état de cette action. Utilisez les boutons Développer tout et Réduire tout pour développer ou réduire les données de l'historique.

Notifications de workflow

Vous pouvez vous inscrire à un workflow pour être régulièrement informé des actualités le concernant.

  1. Sur la page Workflows, cochez la case correspondant au workflow qui vous intéresse, puis sélectionnez S'inscrire. Vous accédez à la page Notifications de workflow, qui vous permet de gérer les notifications.
  2. Sous Notifications, sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Je dois terminer une action : recevez des notifications d'état concernant les actions et les phases que vous devez terminer.
    • Un événement survient : recevez toutes les notifications provenant d'un workflow, y compris concernant l'état des actions et des phases.
    • Un workflow est terminé ou a échoué : recevez uniquement des notifications lorsqu'un workflow est terminé ou a échoué.
    • Jamais : ne recevez aucune notification concernant le workflow sélectionné.
  3. Sélectionnez Valider.

Pour désactiver toutes les notifications de workflow, accédez à la page Paramètres personnels dans le menu Outils. Cochez la case Arrêter les notifications de workflow et sélectionnez Soumettre.