Les périodes de réponse représentent un groupe de personnes auxquelles l'enquête a été envoyée (destinataires) et le délai de disponibilité de l'enquête avant la collecte des données. Les destinataires d'une enquête peuvent être sélectionnés en fonction de leurs inscriptions à des cours, de leur rôle dans le système Blackboard ou de leur adresse e-mail.

Le type de destinataire que vous sélectionnez détermine le type de rapport que vous pouvez effectuer. Les destinataires inscrits aux cours ou ceux exerçant un rôle dans le système Blackboard ont très probablement d'autres informations démographiques stockées dans le système. Ces informations peuvent être utilisées dans les rapports pour analyser les réponses en fonction de ces données démographiques. Les destinataires téléchargés à partir d'une liste d'adresses e-mail ne peuvent pas être comparés sur le plan démographique.

Par défaut, les périodes de réponse sont définies pour collecter les réponses d'enquêtes en tout anonymat.

Le meilleur moyen d'envoyer l'enquête à différents groupes de personnes à différents moments est de créer différentes périodes de réponses pour une même enquête. Vous pouvez ensuite comparer les résultats des différentes périodes de réponses lorsque vous analysez les résultats.

Exemples

  • Créez une évaluation de cours de premier cycle avec des périodes de réponse en automne et au printemps. Les étudiants qui y répondent et le délai de collecte des données sont différents, mais les questions restent les mêmes. Les résultats des étudiants inscrits à différentes époques peuvent être analysés en fonction de différents critères comme les cours ou le département dans lequel ils sont affiliés.

    Lorsqu'un étudiant est inscrit à plusieurs cours concernés par le déploiement d'une enquête, il reçoit une notification pour CHAQUE cours et doit répondre à chaque enquête individuellement. Chaque réponse sera associée au cours auquel elle se réfère.

  • Créez une enquête de second cycle pour tous les anciens élèves et distribuez-la par e-mail. Créez des périodes de réponse pour chaque année d'étude en utilisant différentes listes d'e-mails. Les résultats peuvent être analysés en fonction de la promotion et de la question.

Créer des périodes de réponse

  1. Ouvrez le menu d'une enquête.
  2. Sélectionnez Période de réponse.
  3. Sur la page Périodes de réponse, sélectionnez Créer une période de réponse.
  4. Saisissez les informations dans la section Synthèse détaillée.
  5. Par défaut, les réponses d'une enquête sont anonymes. Lorsque la case Accepter les réponses anonymes est cochée, les réponses de tous les destinataires sont anonymes. Pour changer ce paramètre par défaut, décochez la case Accepter les réponses anonymes.
    Si vous souhaitez utiliser les données démographiques pour comparer les réponses des enquêtes dans les rapports, vous ne pouvez pas sélectionner Accepter les réponses anonymes. Décochez la case Accepter les réponses anonymes.
  6. Sélectionnez Enregistrer et continuer pour passer aux sections Sélectionner les destinataires, Avertir et Planification. Vous trouverez ci-dessous des informations sur chacune des sections.
  7. Sélectionnez Enregistrer et quitter lorsque vous avez terminé de paramétrer la période de réponse.

Vous pouvez modifier ultérieurement une période de réponse. Pour cela, accédez à la page Périodes de réponse, ouvrez le menu de la période de réponse voulue, puis sélectionnez Modifier la période de réponse.

Sélectionner les destinataires

Dans la section Sélectionner des destinataires, sélectionnez les destinataires de votre enquête par emplacement, rôle ou en téléchargeant les adresses e-mail. Les périodes de réponse ne peuvent concerner qu'un ensemble de destinataires en fonction de leur inscription, de leur rôle ou de leur adresse e-mail. Par exemple, vous ne pouvez pas combiner une liste d'adresses e-mail avec un ensemble d'étudiants inscrits à un cours dans une même période de réponse. En revanche, vous pouvez utiliser la même enquête et créer deux périodes de réponses, une pour les adresses e-mail et l'autre pour les utilisateurs inscrits.

Par emplacement

Les emplacements font référence à des inscriptions à un cours ou à une communauté. Vous pouvez envoyer une enquête à tous les utilisateurs inscrits dans un cours, une communauté ou dans les deux. Vous pouvez réduire le nombre de destinataires en incluant des rôles de cours spécifiques, des cours au sein d'une session, des cours d'un département ou d'une unité stratégique si votre établissement dispose d'une licence Community Engagement.

Utiliser cette option permet de publier les résultats de l'enquête pour que les professeurs y aient accès depuis l'onglet Planification.

Cet exemple montre comment envoyer une évaluation de cours à des étudiants inscrits dans les cours du département de biologie pour la période Printemps 2012. On part du principe que les emplacements ont déjà été créés dans l'établissement et pour les périodes ajoutées.

  1. Dans la section Choisir des emplacements, sélectionnez Envoyer à l'emplacement.
  2. Sélectionnez Rechercher un emplacement puis recherchez le département de Biologie.
  3. Sélectionnez Rechercher des termes et sélectionnez Printemps 2012.
  4. Sélectionnez Étudiant sous Rôles au sein du cours.
  5. Sélectionnez Calculer ou l'icône d'actualisation pour voir le nombre approximatif de destinataires.
  6. Sélectionnez Enregistrer et quitter.

Par utilisateur

Vous pouvez envoyer des enquêtes à tous les utilisateurs selon leur rôle dans l'établissement. Si votre établissement détient une licence Community Engagement et a créé des emplacements, vous pouvez restreindre le pool de destinataires en incluant uniquement certains rôles de l'établissement, certains rôles au sein d'un service ou d'une unité stratégique.

La sélection des destinataires grâce à cette méthode limite l'accès aux rapports aux auteurs et administrateurs d'enquêtes uniquement. Si vous souhaitez publier les résultats d'une enquête pour les professeurs, sélectionnez les destinataires à l'aide de l'option Emplacements. Par ailleurs, il est toujours possible d'enregistrer et de distribuer manuellement les rapports.

Cet exemple vous montre comment envoyer une enquête de satisfaction employé au corps enseignant et autre personnel de la faculté d'Arts plastiques.

  1. Dans la section Choisir des utilisateurs, sélectionnez Envoyer à utilisateurs par emplacement.
  2. Sélectionnez Rechercher un emplacement puis recherchez la faculté d'Arts plastiques.
  3. Sélectionnez Corps enseignant et Personnel dans les Rôles disponibles et sélectionnez la flèche pour les déplacer vers les Rôles sélectionnés.
  4. Sélectionnez Calculer ou l'icône d'actualisation pour voir le nombre approximatif de destinataires.
  5. Sélectionnez Enregistrer et quitter.

En téléchargeant des adresses e-mail

Les adresses e-mail sont téléchargées sur le système dans un fichier texte. Si votre établissement utilise l'option Gestion de contenu sous licence, vous pouvez télécharger le fichier à partir de votre ordinateur ou depuis la bibliothèque de contenus. Toutes les adresses e-mail doivent être sur des lignes séparées dans le fichier texte.

Avertir les destinataires de la mise à disposition d'une enquête

Dans la section Avertir, vous pouvez sélectionner comment avertir les destinataires et modifier le message qu'ils reçoivent. Les destinataires sont prévenus de la mise à disposition d'une enquête par les alertes de cours, les alertes Mon Blackboard ou par e-mail. Les méthodes à votre disposition dépendent du type de destinataires que vous avez sélectionné. Par exemple, les destinataires sélectionnés à partir d'une liste d'adresses e-mail téléchargée ne reçoivent pas les alertes de cours ni les alertes Mon Blackboard.

  • Les notifications de cours apparaissent pour les utilisateurs sélectionnés en haut de chaque page de leur cours, si celui-ci a été choisi comme emplacement pour envoyer l'enquête. Les notifications de cours n'apparaissent que pour les utilisateurs inscrits dans le cours et ayant été sélectionnés pour recevoir l'enquête grâce à leur inscription et leur rôle dans le cours.
    Les notifications de cours ne sont pas disponibles pour les enquêtes envoyées aux utilisateurs par rapport à leur rôle au sein de l'établissement ou à leur présence dans une liste d'adresses e-mail téléchargée.
  • Mon Blackboard est un emplacement centralisé où les utilisateurs reçoivent des alertes, des annonces et autres informations sur leur participation. Ils sont notifiés de la mise à disposition d'une enquête dans Mon Blackboard lorsqu'ils ont un rôle dans le système.
    Les notifications Mon Blackboard ne sont pas disponibles pour les destinataires qui ont été sélectionnés dans une liste d'adresses e-mail téléchargée.
  • Les Notifications par e-mail sont disponibles pour tous les types de destinataires d'enquête. L'e-mail peut être sélectionné comme méthode complémentaire de notification lorsque la notification de cours et Mon Blackboard sont disponibles. C'est la seule méthode de notification pour les adresses e-mail téléchargées.
    Lorsque vous sélectionnez la notification par e-mail, vous devez saisir une adresse e-mail valide dans le champ De. Tout e-mail qui ne peut pas être remis est renvoyé à cette adresse. Si vous envoyez une enquête à une longue liste d'e-mails, pensez à vous créer un compte e-mail spécial afin de recevoir de gros volumes d'e-mails.
    Vous pouvez inclure des adresses e-mail dans le champ Cc, y compris la vôtre. Cette option est facultative.

Modifier les notifications d'une enquête

Utilisez l'éditeur de texte pour personnaliser les messages de notification et de soumission que reçoivent les destinataires pour générer des réponses adéquates. Vous avez la possibilité d'ajouter des images, des liens ou des fichiers multimédias aux messages de notification. L'éditeur de texte comprend des variables pour remplir automatiquement le texte, comme le nom de l'enquête, le nom de l'établissement et la date de fin de l'enquête.

Les messages de notification sont composés d'une ligne d'objet et d'un corps de message. Les deux champs sont obligatoires et modifiables. Dans les deux cas vous pouvez utiliser des variables. Pour modifier un message de notification, suivez les étapes suivantes.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Avertir.
  2. Sous Méthode de notification, sélectionnez Modifier pour ouvrir l'éditeur de texte. Entrez un objet.
  3. Sélectionnez l'icône Insérer une variable, puis sélectionnez la variable à insérer dans le message. La variable renseigne dynamiquement la notification ou le message pour l'utilisateur choisi. Par exemple : si vous sélectionnez la variable Nom de cours, le nom du cours associé est indiqué dans la notification ou le message.
  4. Entrez un message.
  5. Sélectionnez l'icône Insérer une variable, puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  6. Modifiez le lien de texte vers l'enquête.
  7. Sélectionnez Aperçu pour visualiser le résultat final.


Ajouter des variables manuellement

Il est également possible d'ajouter des variables manuellement. Utilisez ce texte pour insérer toutes les variables dont vous avez besoin :

Variable Nom de l'établissement : [__SYSTEM. REGISTER_NAME__]
Variable Nom de l'enquête : [__INSTRUMENT.NAME__]
Variable Nom de la période de réponse : [__DEPLOYMENT.NAME__]
Variable Date de fin de la période de réponse : [__DEPLOYMENT. ENDDATE__]
Variable Nom du cours : [__RESPONSE. COURSENAME__]
Variable Rôle au sein du cours/de la communauté : [__RESPONSE. COURSEORGROLE__]
Variable Noms des professeurs : [__RESPONSE. INSTRUCTORNAMES__]

Modifier les réponses système automatisées

Les messages de réponse système automatisée sont envoyés aux destinataires de l'enquête après qu'ils ont réagi. Ces réponses ne comportent qu'un corps de message. Lorsqu'ils soumettent l'enquête, les destinataires reçoivent un Message de soumission. Si un destinataire tente de soumettre une enquête plus d'une fois, il reçoit un Message de soumission multiple. Si un destinataire tente de répondre à une enquête après l'expiration de la période de réponse, il reçoit un Message d'indisponibilité.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Avertir.
  2. Sous Réponses système automatisées, sélectionnez Modifier pour ouvrir l'éditeur de texte pour un message.
  3. Entrez un Objet.
  4. Sélectionnez l'icône Insérer une variable, puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  5. Modifiez le message de soumission.
  6. Sélectionnez l'icône Insérer une variable, puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  7. Sélectionnez Aperçu pour visualiser le résultat final.

Programmer la remise d'une enquête et définir des rappels

Dans la section Planification, vous pouvez envoyer et clôturer immédiatement une enquête ou planifier la remise ou la clôture à une autre date et heure.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Planification.
  2. Faites vos sélections de date et heure pour l'envoi et la clôture de l'enquête.
  3. Sélectionnez Ajouter un rappel pour envoyer des rappels par e-mail aux destinataires qui n'ont pas répondu à l'enquête.
  4. Sélectionnez l'intervalle ou choisissez une date spécifique pour l'envoi du premier rappel.
  5. Renouvelez le rappel à différents intervalles, en fonction de la date du premier.
  6. Entrez un Objet.
  7. Entrez un message.
  8. Modifiez le Texte du lien de l'enquête.
  9. Sélectionnez Enregistrer.