Qui voit quoi ? À vous de décider.
Les autorisations permettent à des utilisateurs individuels, des types d'utilisateurs et des groupes d'effectuer certaines actions avec vos éléments, comme les lire, en écrire ou en supprimer. Utilisez les autorisations pour contrôler qui peut voir et modifier vos fichiers et dossiers. De même, les professeurs peuvent utiliser les autorisations pour contrôler le contenu que les étudiants ou d'autres participants au cours peuvent voir et modifier.
Quelles sont les autorisations disponibles ?
Une fois un contenu ajouté à la bibliothèque de contenus, il est nécessaire d'accorder des autorisations pour le rendre accessible aux utilisateurs et groupes d'utilisateurs. Les autorisations permettent aux utilisateurs d'effectuer certaines actions sur les éléments présents dans la bibliothèque de contenus, de l'accès en lecture seule à la modification, en passant par la gestion et la suppression de contenu. Vous pouvez configurer des autorisations pour des fichiers individuels ou des dossiers entiers, ainsi que pour le contenu de tous les dossiers. Les autorisations peuvent se combiner, il est donc important de comprendre ce que signifie chaque niveau d'accès.
Si vous indiquez un lien vers vos éléments à l'extérieur de la bibliothèque de contenus, assurez-vous d'accorder l'autorisation aux utilisateurs appropriés pour que les liens fonctionnent. S'ils n'ont pas d'autorisation pour voir l'élément, les utilisateurs voient le message Accès refusé s'ils suivent le lien vers un élément du cours ou du portfolio.
Types d'autorisations
Autorisations pour la Bibliothèque de contenus :
- Lecture : les utilisateurs peuvent voir les fichiers ou les dossiers.
- Écriture : les utilisateurs peuvent apporter des modifications aux fichiers et aux dossiers.
- Supprimer : les utilisateurs peuvent supprimer des fichiers du dossier ou le dossier lui-même.
- Gérer : les utilisateurs peuvent contrôler les propriétés et les paramètres des fichiers et des dossiers.
Lorsque les utilisateurs recherchent des fichiers ou des dossiers, ou essaient de les manipuler (par exemple, de les copier, déplacer ou supprimer), ils ne pourront afficher et modifier le contenu qu'en fonction des autorisations existantes. Par exemple, s'il cherche un élément qu'il n'est pas autorisé à lire, il n'apparaîtra pas dans les résultats de la recherche.
Autorisations par défaut
Certains utilisateurs disposent d'autorisations par défaut pour des dossiers spécifiques. Dans ce cas, ces diverses autorisations sont automatiquement accordées pour ces dossiers spécifiques.
- Dossiers utilisateur : ces dossiers apparaissent sous Mon contenu dans le menu Bibliothèque de contenus. Les utilisateurs disposent des autorisations de lecture, d'écriture, de suppression et de gestion pour leur propre dossier d'utilisateur. L'administrateur détermine la disponibilité de ces dossiers à l'échelle du système.
- Dossiers de cours : ces dossiers apparaissent dans l'onglet Cours du menu Bibliothèque de contenus et sont utilisés pour stocker du contenu pour des cours spécifiques. Les professeurs, les assistants et les créateurs de cours disposent des autorisations de lecture, d'écriture, de suppression et de gestion pour les dossiers de leurs cours. Le dossier de cours est automatiquement créé la première fois que l'un de ces utilisateurs accède à la bibliothèque de contenus. Les autres utilisateurs du cours (comme les étudiants) qui sont inscrits au cours ne peuvent pas voir ce dossier, car il est destiné à servir d'espace de travail pour les développeurs de cours. Les étudiants doivent avoir les autorisations de lecture pour accéder à un dossier de cours. Les dossiers Web de communauté fonctionnent de la même manière que les dossiers de cours.
- Dossiers de contenu de la bibliothèque et de l'établissement : tous les utilisateurs possédant un compte système disposent d'une autorisation de lecture sur ces dossiers.
- Dossiers de cours dans eReserves : tous les utilisateurs inscrits à un cours disposent d'autorisations de lecture pour le dossier spécifique du cours dans les eReserves.
Octroi et réception d'autorisations
Tout utilisateur disposant d'une autorisation de lecture et de gestion sur un fichier ou un dossier peut accorder des autorisations à d'autres utilisateurs et listes d'utilisateurs.
Les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs peuvent recevoir une ou plusieurs autorisations. Par exemple, la totalité de la liste d'un cours peut recevoir une autorisation de lecture pour un élément. Le propriétaire peut accorder des autorisations supplémentaires à des utilisateurs individuels de la liste du cours. Il est possible de modifier les autorisations pour les sous-dossiers et les fichiers se trouvant à l'intérieur d'un dossier.
Gestion des autorisations
L'accès utilisateur à un fichier ou un dossier est contrôlé via la page Gérer les autorisations. Vous pouvez accorder des autorisations aux utilisateurs de façon individuelle, en groupe ou par rôle.
Lorsque des autorisations sont accordées sur un dossier, elles s'appliquent également à tous les sous-dossiers et fichiers que contient ce dossier.
Organiser les dossiers
Les utilisateurs peuvent organiser les dossiers d'une manière qui leur permette de gérer les autorisations par dossier plutôt que par fichier. Par exemple, créez un dossier contenant tous les fichiers utilisés pour un projet de groupe. Ainsi, l'ensemble du dossier peut être partagé avec les membres du groupe au lieu d'essayer de gérer les autorisations pour des éléments distincts stockés dans différents dossiers.
Seule une autorisation de lecture doit être ajoutée au dossier supérieur, par exemple, le dossier Nom d'utilisateur. Dès qu'une autorisation est ajoutée ou modifiée pour le dossier supérieur, vérifiez tous les sous-dossiers et fichiers désignés comme étant privés et vérifiez que des autorisations supplémentaires susceptibles de divulguer des informations protégées n'ont pas été ajoutées par mégarde.
Partage des dossiers
Lorsque vous ajoutez des dossiers et des fichiers à la bibliothèque de contenus, gardez à l'esprit les utilisateurs et listes d'utilisateurs avec lesquels le contenu sera partagé. Essayez de créer des dossiers pour les éléments destinés à être partagés avec les mêmes utilisateurs. Lorsque des éléments partagés avec les mêmes utilisateurs sont distribués dans plusieurs dossiers, il peut être difficile de les gérer. Par exemple, si les utilisateurs créent des documents applicables à tous les utilisateurs de l'établissement, ils doivent créer un dossier partagé avec tous les utilisateurs du système, puis y ajouter des éléments spécifiques.
Partage des fichiers
L'utilisateur qui a ajouté le fichier a automatiquement accès aux fichiers. Toutefois, ces derniers doivent être partagés si d'autres utilisateurs ont besoin de consulter l'élément.
Les fichiers héritent des autorisations applicables au dossier dans lequel ils se trouvent. Si un fichier est ajouté à un dossier pour lequel une autorisation de lecture et d'écriture a déjà été accordée à des utilisateurs ou à des listes d'utilisateurs, les mêmes utilisateurs auront également une autorisation de lecture et d'écriture sur le fichier ajouté récemment.
Option d'écrasement pour les dossiers
Lorsque les utilisateurs ajoutent ou modifient les autorisations d'un dossier parent, ils ont la possibilité de forcer tous les fichiers et sous-dossiers à hériter de ces autorisations. Par exemple, si des autorisations de lecture et d'écriture sont ajoutées au dossier et qu'un élément du dossier est doté d'autorisations de lecture, d'écriture et de suppression, ce fichier n'a plus d'autorisation de suppression. Tous les sous-dossiers et fichiers contenus dans le dossier parent reçoivent des autorisations de lecture et d'écriture.
Si cette option n'est pas sélectionnée, les fichiers et sous-dossiers sont automatiquement dotés de toute autorisation supplémentaire accordée au dossier parent, mais les autorisations existantes ne sont pas supprimées. Par exemple, si des autorisations de lecture, d'écriture et de gestion sont ajoutées au dossier et que l'un de ses fichiers comporte des autorisations de lecture, d'écriture et de suppression, les autorisations applicables à ce fichier demeurent Lecture, Écriture et Suppression, en plus de l'autorisation de gestion.
Après avoir modifié les autorisations pour un dossier, les utilisateurs peuvent modifier les autorisations pour un élément, mais celles-ci seront écrasées lors de la prochaine modification des autorisations relatives au dossier parent. Nous recommandons aux utilisateurs de stocker les éléments ayant le même objectif et le même public dans un seul dossier. Les utilisateurs peuvent ensuite facilement gérer les autorisations.
