Puede usar pases para compartir un archivo o una carpeta con un usuario que no tenga acceso a Content Collection. Los pases constituyen un modo seguro de colaborar en proyectos con personas externas a la institución, ya que se otorga un acceso específico y controlado.

Acerca de los pases

Un pase crea una dirección URL para que los usuarios externos accedan a un archivo o una carpeta en Content Collection. Puede restringir el acceso de los pases al configurar una hora o fecha de vencimiento. También puede administrar privilegios de pases para que los usuarios externos (que no disponen de acceso al sistema Blackboard) puedan colaborar en el trabajo o simplemente ver un archivo o una carpeta sin modificarlos.

Los pases se muestran en una tabla de la página Administrar pases. Cada fila representa un pase y contiene esta información:

  • La fecha y la hora en las que caduca el pase.
  • Los permisos asignados al pase. Una casilla de verificación verde representa los permisos asociados con un pase.
  • La dirección URL del pase que permitirá a los usuarios externos a Content Collection acceder al contenido.

El envío de un pase para una carpeta otorga acceso a todos los archivos y subcarpetas de la carpeta en la que se creó el pase. Los destinatarios del pase con acceso de lectura tienen la capacidad de ver archivos y subcarpetas. Los destinatarios del pase con acceso de lectura/escritura tienen la capacidad de añadir y editar carpetas y archivos.

Si el archivo o la carpeta tiene activada la función de comentarios compartidos, los usuarios con pase podrán leer y añadir nuevos comentarios. Si un usuario externo al sistema añade un nuevo comentario, el nombre asociado a ese comentario será "Anónimo".

Usar un pase

Una persona que recibe un pase debe tener estos elementos:

  • Una cuenta de correo electrónico
  • Acceso a Internet.
  • Una aplicación capaz de abrir el archivo, como Microsoft Word para abrir un documento de Microsoft Word.

Crear un pase

  1. Desplácese hasta la carpeta que contiene la carpeta o el archivo.
  2. Seleccione Pases del menú del elemento.
  3. Seleccione Crear pase.
  4. Establezca un plazo de tiempo durante el que estará activo el pase en Establecer vencimiento de pase.
  5. Elija los permisos para el usuario que recibirá el pase.
  6. Seleccionar Enviar.

Un pase configurado para no tener fecha de vencimiento está técnicamente configurado para expirar el 1 de enero de 2038. Los usuarios no pueden especificar una duración que se extienda más allá de esta fecha.

Enviar un pase por correo electrónico

Una vez creado un pase, puede compartirlo con usuarios externos mediante la página Enviar pase por correo electrónico. Puede enviar un mensaje de correo electrónico a usuarios externos con la URL para acceder al archivo o la carpeta de Content Collection.

  1. Desplácese hasta la carpeta que contiene la carpeta o el archivo.
  2. Seleccione Pases del menú del elemento.
  3. Marque la casilla de verificación al costado de un pase y seleccione el botón Enviar pase por correo electrónico.
  4. También puede elegir Enviar pase por correo electrónico en el menú del elemento.
  5. Introduzca la información en la página Enviar pases por correo electrónico.
  6. Si le otorgó al usuario externo permiso de solo lectura sobre el elemento, tiene la opción Enviar destinatarios a la página Información de archivo. Marque esta casilla si quiere.
  7. Para enviar el mensaje, seleccione Enviar.

Si otorgó a los usuarios permiso de solo lectura sobre el elemento, tiene dos opciones para enlazar la ruta de URL. Puede configurar la URL de manera tal que se envíe a los usuarios directamente al archivo o a la página de información del archivo. La página de información del archivo proporciona acceso al elemento y a cualquier comentario compartido.

Si otorgó a los usuarios permisos de lectura y escritura sobre el elemento, la URL los dirige a una página de información del archivo. Los usuarios podrán acceder al archivo desde esta página o a información adicional como, por ejemplo, versiones y comentarios compartidos.