En la página Flujos de trabajo, se muestran todos los flujos de trabajo con los que está asociado, ya sea como iniciador o participante. Puede realizar las tareas siguientes:

  • Administrar suscripciones a flujos de trabajo
  • Editar, iniciar o detener flujos de trabajo que usted haya creado
  • Ver los detalles de los flujos de trabajo
  • Agregar comentarios a los flujos de trabajo desde esta página

Seleccione Mi progreso de flujo de trabajo en el menú Colaboración para acceder a la página Flujos de trabajo.

Si un usuario participa en un flujo de trabajo que se ha programado pero aún no se ha alcanzado, no podrá acceder a los detalles del flujo de trabajo.

Ver flujos de trabajo

Para ver los flujos de trabajo en los que participa, seleccione Mi progreso de flujo de trabajo en el menú Colaboración. En esta página, se incluyen las siguientes funciones:

  • Eliminar: seleccione esta opción para eliminar de forma permanente el flujo de trabajo seleccionado.
  • Suscribir: seleccione esta opción para suscribirse a los flujos de trabajo seleccionados.
  • Mostrar flujos de trabajo: use las opciones de visualización para perfeccionar la lista de flujos de trabajo que se muestra.
  • Nombre: esta opción muestra el nombre del flujo de trabajo.
  • Tipo: esta opción muestra el tipo de flujo de trabajo. Enviado o Recibido.
  • Progreso: esta opción muestra el progreso del flujo de trabajo.
  • Fecha límite del hito actual: esta opción muestra la fecha límite del hito actual de un flujo de trabajo determinado.
  • Estado: esta opción muestra el botón Iniciar/Detener. Los usuarios pueden seleccionar Iniciar para comenzar la instancia de un flujo de trabajo que hayan creado y seleccionar Detener para detenerlo. Si las instancias de un flujo de trabajo se han detenido, se puede seleccionar Iniciar para volver a iniciarlas. Si recibe un flujo de trabajo, en esta columna, se muestra En proceso.

¿Desea editar un modelo que creó? Consulte Crear y editar modelos de flujo de trabajo.

Página Diseño de modelo

Para ver todos los detalles de un modelo de flujo de trabajo, incluidos los hitos y las acciones, seleccione el nombre del modelo de flujo de trabajo en la lista de la página Flujos de trabajo. Será redirigido a la página Diseño de modelo.

En la página Diseño de modelo, se muestran convenientemente los detalles de una instancia de flujo de trabajo determinada. En esta página, se enumera cada hito con información detallada sobre las acciones que componen el hito. Los participantes en el flujo de trabajo pueden editar acciones dentro del hito y añadir comentarios.

Si es el propietario del flujo de trabajo, puede anular la realización de una acción o rechazarla. Por ejemplo, a José se le asigna una acción en el hito 1, pero está enfermo, por lo que no podrá realizar la acción. Usted puede usar la función Aprobar acción para mover el flujo de trabajo al siguiente hito.

En la página Diseño de modelo, se incluyen esta información y estas funciones:

  • Expandir/Contraer hito: seleccione el icono del signo más/menos para expandir o contraer los detalles de ese hito.
  • Elementos de contenido: puede acceder a cada elemento de contenido asociado con un hito al seleccionar estos enlaces.
  • Aprobar acción: seleccione este botón para aprobar esta acción y mover el flujo de trabajo al siguiente hito.
  • Error en la acción: seleccione este botón para rechazar esta acción.
  • Editar acción: seleccione este botón para mostrar la página Acción de flujo de trabajo.
  • Comentarios: seleccione esta opción para agregar comentarios a esta acción.
  • Expandir todo: seleccione esta opción para mostrar el texto de cada comentario en el campo que aparece a continuación.
  • Contraer todo: seleccione esta opción para ocultar el texto de cada comentario en el campo que aparece a continuación.

Lista de tareas pendientes

En Content Collection, seleccione Lista de tareas pendientes en el menú Colaboración. Será redirigido a la página Acciones, que organiza y muestra todas las acciones asociadas con los flujos de trabajo en los que participa. También puede acceder a la página Flujos de trabajo en Lista de tareas pendientes al seleccionar Flujos de trabajo en la esquina superior de la ventana.

Una vez que una acción se haya completado, se eliminará automáticamente de la página Acciones. Aún podrá acceder a este flujo de trabajo (y acción) desde la página Flujos de trabajo.

En la página Acciones, se incluyen esta información y estas funciones:

  • Mostrar acciones: use las opciones de visualización para perfeccionar la lista de flujos de trabajo que se muestra.
  • Nombre de la acción: esta opción muestra el nombre de la acción.
  • Estado de acción: esta opción muestra el estado de la acción.
  • Fecha límite de la acción: esta opción muestra la fecha límite de la acción.
  • Nombre del flujo de trabajo: esta opción muestra el nombre del flujo de trabajo asociado a esta acción.
  • Progreso del flujo de trabajo: esta opción muestra el trabajo completado y el restante del flujo de trabajo.
  • Editar: en el menú de la acción, seleccione esta opción para mostrar la página Acción de flujo de trabajo.
  • Abrir: en el menú de la acción, seleccione esta opción para ver los detalles del flujo de trabajo.

Actualizar una acción

Para actualizar una acción, seleccione Editar en el menú de la acción en la página Lista de tareas pendientes. También puede acceder a través de la opción Editar acción en la página Diseño de modelo.

En la página Acción de flujo de trabajo, se muestran todos los elementos de contenido y los detalles asociados con una acción de flujo de trabajo determinada. En la sección Actualizar acción de esta página, puede cambiar el estado de la acción y agregar comentarios.

Cualquier usuario que esté involucrado en el flujo de trabajo puede agregar comentarios a una acción. Sin embargo, solo el usuario que esté asignado a una acción podrá editar el estado de esa acción.

En la página Acción de flujo de trabajo, se incluyen las siguientes funciones:

  • Instrucciones: esta opción muestra las instrucciones para esta acción.
  • Fecha límite: esta opción muestra la fecha límite para esta acción.
  • Usuario asignado: esta opción muestra el nombre del usuario asignado a esta acción.
  • Obligatoria: esta opción muestra si la acción es obligatoria o no.
  • Elementos de contenido: esta opción muestra los enlaces a cualquier elemento de contenido asociado con esta acción.
  • Estado: esta opción permite elegir de la lista de opciones para cambiar el estado de esta acción.
  • Asunto: aquí, introduzca un asunto para la actualización.
  • Comentario: aquí, ingrese un comentario relacionado con el cambio de estado.
  • Historial de estado: esta opción muestra el historial de estado de esta acción. Utilice las opciones Expandir todo y Contraer todo para expandir o contraer los datos del historial.

Notificaciones de flujo de trabajo

Si desea recibir actualizaciones periódicas de un flujo de trabajo, puede suscribirse a este.

  1. En la página Flujos de trabajo, seleccione la casilla de verificación situada junto a un flujo de trabajo y luego seleccione Suscribirse. Será redirigido a la página Notificaciones de flujo de trabajo, donde puede administrar las notificaciones.
  2. En Notificaciones, seleccione una de las siguientes opciones:
    • Debo completar una acción: para recibir notificaciones de estado sobre las acciones y los hitos que debe realizar.
    • Ocurre cualquiera de estos eventos: para recibir todas las notificaciones de un flujo de trabajo, incluidos el estado de los hitos y las acciones.
    • Un flujo de trabajo se completa o falla: para recibir notificaciones solamente cuando un flujo de trabajo se completa o se rechaza.
    • Nunca: para no recibir notificaciones sobre el flujo de trabajo seleccionado.
  3. Seleccionar Enviar.

Para renunciar a todas las notificaciones de flujo de trabajo, vaya a Configuración personal en el menú Herramientas. Seleccione la casilla de verificación Renunciar a recibir notificaciones de flujo de trabajo y seleccione Enviar.