Iniciar un flujo de trabajo

Puede implementar flujos de trabajo manual o automáticamente. Puede iniciar un flujo de trabajo en forma manual de las siguientes maneras:

  • Crear un flujo de trabajo instantáneo (un nuevo modelo de flujo de trabajo y una instancia desde cero).
  • Iniciar un nuevo flujo de trabajo a partir de un modelo de flujo de trabajo compartido.
  • Seleccionar un elemento de Content Collection e iniciar o crear un modelo de flujo de trabajo a partir de este.

Crear un flujo de trabajo instantáneo

Los usuarios pueden crear un flujo de trabajo instantáneo, lo que permite al usuario construir y ejecutar un flujo de trabajo nuevo con un proceso sencillo.

  1. En Content Collection, seleccione Colaboración. Seleccione la flecha para ir a la página de inicio de Colaboración.
  2. Seleccione Empezar.
  3. Seleccione Crear flujo de trabajo instantáneo o Copiar modelo de flujo de trabajo existente. Si está copiando un modelo, seleccione Examinar para elegir el modelo que le gustaría copiar.
  4. Asígnele un nombre al flujo de trabajo y escriba instrucciones opcionales. Estas son las instrucciones para otros usuarios. Por ejemplo, si se trata de un flujo de trabajo compartido, esta sección permite explicar a otros cómo deben utilizar este flujo de trabajo.
  5. Defina los términos Estado de acción que se van a utilizar en este flujo de trabajo: En proceso, Aprobado o Sin aprobar.
  6. Seleccione Examinar para crear enlaces de elementos de contenido a este flujo de trabajo.
  7. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.

Usar un modelo de flujo de trabajo compartido

Los usuarios pueden iniciar un flujo de trabajo basado en un modelo de flujo de trabajo compartido.

  1. En Content Collection, seleccione Colaboración. Seleccione la flecha para ir a la página de inicio de Colaboración.
  2. Seleccione Empezar.
  3. Seleccione Copiar modelo de flujo de trabajo existente.
  4. Seleccione Examinar para elegir el modelo que le gustaría copiar.
  5. Seleccione Enviar.
  6. Si lo desea, escriba comentarios adicionales relativos al flujo de trabajo en el campo Comentarios.
  7. Seleccione Buscar en Content Collection para agregar un elemento a este flujo de trabajo.
  8. Expanda todas las listas de hitos para asignar fechas límite y elementos de contenido.
    • Para asignar una fecha límite al hito, seleccione la opción Especificar fecha y utilice los campos de fecha y hora.
    • Seleccione Buscar en Content Collection para agregar un elemento a esta acción.
  9. Si desea recibir un mensaje de correo electrónico cuando termine el flujo de trabajo, seleccione Enviar mensaje de correo electrónico cuando se haya completado.
  10. Elija cuándo desea que se inicie este flujo de trabajo con una de las siguientes opciones:
    • Seleccione la opción Iniciar manualmente para iniciar este flujo de trabajo a su discreción.
    • Seleccione la opción Empezar ahora para comenzar este flujo de trabajo lo antes posible.
    • Seleccione la opción Especificar fecha de inicio y utilice los campos de fecha y hora para elegir la fecha y hora precisas en que debe comenzar este flujo de trabajo.
  11. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.

Crear un flujo de trabajo basado en elementos

Los usuarios pueden crear un nuevo flujo de trabajo con un elemento de Content Collection como punto de partida. Este método garantiza que un elemento determinado se incluya en el flujo de trabajo.

  1. Seleccione un elemento de cualquier carpeta de Content Collection y luego seleccione Iniciar flujo de trabajo.
  2. Elija Crear flujo de trabajo instantáneo o Copiar modelo de flujo de trabajo existente.
  3. Si crea un flujo de trabajo instantáneo, asígnele un nombre y escriba una descripción.
  4. Edite las etiquetas de acción como desee.
  5. Si quiere puede adjuntar elementos de Content Collection adicionales y asignar permisos.
  6. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.

Editar un flujo de trabajo activo

Los usuarios pueden editar cualquier flujo de trabajo del que sean propietarios y que esté en proceso. Usted puede editar un flujo de trabajo solamente si lo detiene o si los hitos y las acciones no se han iniciado aún.

El sistema debe detener el flujo de trabajo para poder editarlo; aparecerá un mensaje de advertencia. Seleccione Aceptar para detener el flujo de trabajo.

Más información sobre la edición de un flujo de trabajo