Al organizar carpetas y archivos, recuerde que los permisos se heredan según la ubicación.

Al añadir carpetas y archivos a Content Collection, tenga en cuenta con qué usuarios y listas de usuarios se va a compartir el contenido.

Es posible que le resulte útil organizar las carpetas de una forma que le permita administrar permisos por carpeta, en lugar de por archivo. Puede resultar difícil administrar elementos compartidos con los mismos usuarios, pero repartidos en diferentes carpetas. Por ejemplo, crear una carpeta que contenga todos los archivos utilizados en un proyecto de grupo. De esta forma la carpeta completa se puede compartir con los miembros del grupo, en lugar de intentar administrar permisos sobre distintos elementos almacenados en distintas carpetas.

Más información sobre la organización de contenido en carpetas

Los archivos están disponibles automáticamente para el usuario que agrega el archivo, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan verlos.

Los archivos heredan los permisos de la carpeta en la que residen. Si un archivo se agrega a una carpeta que ya dispone de permiso de lectura y escritura para determinados usuarios o listas de usuarios, estos mismos usuarios también dispondrán de permiso de lectura y escritura sobre el archivo recién agregado.

Más información sobre cómo compartir y buscar contenido en Content Collection

Los permisos de carpeta se heredan de forma predeterminada. Si actualiza los permisos de usuario para una carpeta, esos permisos también se aplicarán automáticamente a todos los elementos (carpeta y archivos) que contenga esa carpeta. Es posible que desee verificar que los usuarios no tengan acceso no autorizado a ciertas carpetas si realiza modificaciones en los permisos de carpeta de nivel superior.


Permisos

Los permisos describen la capacidad de un usuario o un grupo de interactuar con un archivo o una carpeta en Content Collection.

  • El permiso de Lectura implica que el usuario solo puede leer, abrir y descargar el elemento.
  • El permiso de Escritura implica que el usuario tiene permisos de lectura y que además puede editar o sobrescribir el elemento, incluidos el nombre de archivo y la configuración. Si tiene permiso de escritura sobre una carpeta, también podrá crear elementos nuevos (carpetas y archivos) dentro de esta.
  • El permiso de Eliminación implica que el usuario tiene permisos de lectura y escritura, y que además puede eliminar un elemento.
  • El permiso de Administración implica que el usuario tiene total control del elemento y puede otorgar permisos a otros usuarios.

Asignar permisos a usuarios individuales

  1. En Content Collection, desplácese hasta la carpeta o el archivo para el que desea asignar permisos.
  2. En la fila del archivo o de la carpeta, seleccione el icono de la columna Permisos.
  3. En la página Administrar permisos, elija Seleccionar usuarios específicos.
  4. En la página Añadir usuario, escriba uno o más nombres de usuarios, delimitados por comas, o seleccione Examinar.
  5. Si busca los usuarios, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro Buscar y seleccione Buscar.
  6. Seleccione las casillas de verificación junto a los usuarios correspondientes y haga clic en Enviar.
  7. En la página Añadir usuario, seleccione la casilla de verificación de los privilegios correspondientes.
  8. Seleccionar Enviar.

Asignar miembros a los grupos

Para ahorrar tiempo, puede asignar permisos a grupos de usuarios, como:

  • Todos los miembros de un curso que esté impartiendo
  • Todos los usuarios que tengan un rol específico en un curso que esté impartiendo (por ejemplo, todos los alumnos o profesores asistentes)
  • Todos los usuarios asignados a grupos seleccionados de un curso que esté impartiendo

Al configurar los permisos de un grupo, las opciones disponibles varían en función del grupo seleccionado. Para este ejemplo, puede seleccionar todos los miembros de un curso.

  1. En Content Collection, desplácese hasta la carpeta o el archivo para el que desea asignar permisos.
  2. En la fila del archivo o de la carpeta, seleccione el icono de la columna Permisos.
  3. En la página Administrar permisos, elija Seleccionar usuarios específicos por lugar.
  4. En la lista, seleccione un grupo.
  5. En la página Agregar lista de usuarios del curso, en la sección Seleccionar cursos, seleccione las casillas situadas junto a los cursos apropiados.
  6. En la sección Seleccionar roles (solo disponible para algunos grupos de usuarios), seleccione la casilla de verificación situada junto a Todos los usuarios del curso. También puede limitar la selección por rol.
  7. En la sección Establecer permisos, seleccione las casillas de los permisos adecuados.
  8. Seleccionar Enviar.

Editar permisos

  1. En Content Collection, vaya a la carpeta o archivo.
  2. Seleccione el icono Permisos del archivo o de la carpeta.
  3. En la página Administrar permisos, junto al rol en la columna Usuario/Lista de usuarios, abra el menú del elemento.
  4. Seleccione Editar.

    Eliminar elimina el rol y los permisos del archivo o carpeta. Seleccione una función para restaurar un rol eliminado.

  5. En la página Editar permisos, seleccione o deseleccione la casilla de verificación junto al tipo Permisos. Para las carpetas, seleccione la casilla Sobrescribir para que estos permisos cambien en todos los contenidos de las carpetas y subcarpetas, y además sustituyan a todos los permisos existentes. Si no selecciona Sobrescribir, los permisos seleccionados se agregan a todas las carpetas y subcarpetas, pero sin eliminar los permisos previamente existentes.
  6. Seleccionar Enviar.
  7. Seleccione Aceptar para volver a Content Collection.

Opción para sobrescribir permisos de carpeta

Al editar o agregar permisos a una carpeta principal, tiene la opción Sobrescribir, para forzar que todos los archivos y las subcarpetas hereden estos permisos. Por ejemplo, si se agregan permisos de lectura y escritura a la carpeta y selecciona Sobrescribir, todos los permisos para los elementos dentro de esa carpeta se restablecerán a Lectura y Escritura. Todos los elementos dentro de la carpeta que tengan otros permisos, como de eliminación, se revertirán a Lectura y Escritura solamente.

Si no selecciona la opción Sobrescribir, los archivos y las subcarpetas recibirán de forma automática cualquier permiso adicional otorgado a la carpeta principal, pero los permisos existentes no se eliminarán. Por ejemplo, si se agregan permisos de lectura, escritura y administración a la carpeta y un elemento de la carpeta ya tiene permisos de lectura, escritura y eliminación, los permisos del archivo permanecerán iguales, y se agregará el permiso de administración.

Después de editar los permisos de una carpeta, puede editar los permisos sobre un elemento, pero estos se sobrescribirán la próxima vez que se editen los permisos sobre la carpeta principal. Este es uno de los motivos por los que la administración de permisos es mucho más sencilla si se almacenan los elementos con la misma finalidad y destinados a los mismos usuarios en una única carpeta.