Administrar archivos

En el menú de un archivo, puede encontrar todas las opciones para administrar su configuración. Una vez que haya organizado sus elementos, puede administrar otras características que se ofrecen en Content Collection, como propiedades, seguimiento, control de versiones y comentarios. También puede obtener una vista de 360 de sus archivos para consultar todo lo que necesite de un vistazo. Estas herramientas le serán útiles si está compartiendo contenido con otros usuarios o si necesita llevar un seguimiento de las ediciones realizadas en un archivo.

Editar la configuración del archivo

Después de crear un archivo, puede cambiar la configuración desde la página Editar configuración. Por ejemplo, si eligió bloquear un archivo al momento de crearlo, en esta página puede desactivar el bloqueo. La página Editar configuración también es el lugar donde encontrará información detallada sobre el archivo, como por ejemplo, el autor y la fecha de creación y de última edición.

  1. En Content Collection, diríjase a la carpeta que contiene el archivo.
  2. En el menú del archivo, seleccione Editar configuración.
  3. Elija las opciones que correspondan.
  4. Seleccionar Enviar.

Opciones disponibles

Propiedades de elemento
OpciónDescripción
Información de archivo
Nombre del archivoPermite ver o modificar el nombre del archivo. Si se cambia el nombre de un archivo, los enlaces al mismo no funcionarán, incluidos los pases.
URL de la carpeta webEl enlace web a este archivo que incluye la ruta completa.

En Mac, una carpeta web se denomina Ubicación compartida.

URL permanenteEl enlace web a este archivo que incluye su identificador único e inmutable, pero no su ruta. Estos identificadores persistentes hacen que los enlaces a elementos de Content Collection no se rompan.
Tipo de archivoTipo del archivo.
Tamaño del archivoTamaño del archivo en KB.
PropietarioEl nombre de usuario de la persona responsable del mantenimiento del elemento.
Creado porEl nombre de usuario de la persona que creó el elemento.
Creado elEl día, la fecha y la hora de creación del elemento.
Editado por última vez porEl nombre de usuario de la persona que realizó la última modificación en el elemento.
Última ediciónEl día, la fecha y la hora de la última modificación del elemento.
Opciones
Bloquear archivoActivar o desactivar el bloqueo de archivos. Un bloqueo impide que un usuario edite o modifique el archivo.
Compartir comentariosActivar o desactivar los comentarios compartidos.
Activar control de versionesActivar o desactivar versiones. Cada vez que se edita el archivo, se crea una nueva versión.
Activar seguimientoActivar o desactivar el seguimiento. Con el seguimiento, se guarda un registro de todos los momentos en los que los usuarios interactúan con un elemento, como al verlo o abrirlo.

Administrar comentarios

Los comentarios son útiles para almacenar opiniones o instrucciones relativas al contenido de un archivo.

Para leer los comentarios de un archivo en Content Collection, diríjase a la carpeta que contiene el elemento y seleccione Comentarios del menú del archivo. En esta página puede realizar las siguientes acciones:

  • Crear un comentario. Seleccione Crear comentario, escriba su comentario y seleccione Enviar.
  • Eliminar un comentario. Seleccione la casilla de verificación del comentario y, luego, seleccione Eliminar.
  • Ordenar comentarios. Seleccione el título de una columna para ordenar los comentarios en función de los valores de la columna.

Sobrescribir un archivo

Si desea reemplazar un archivo existente en Content Collection, puede sobrescribirlo en la página Sobrescribir archivo. Al sobrescribir un archivo su nombre no cambia. Debe tener permisos de lectura, escritura y eliminación sobre un archivo para sobrescribirlo.

No puede sobrescribir un archivo con un tipo de archivo distinto. Por ejemplo, un archivo DOC no debería sobrescribirse con un archivo JPG.

  1. En Content Collection, diríjase a la carpeta que contiene el archivo que desee sobrescribir.
  2. En el menú del archivo, seleccione Sobrescribir archivo.
  3. Seleccione Examinar para buscar y seleccionar el archivo.
  4. Seleccionar Enviar.

Después de cargar un archivo nuevo, actualice la página para borrar la caché del navegador y mostrar el nuevo nombre del archivo.

Sobrescritura de archivos y control de versiones

Si se encuentra activado el control de versiones en un archivo que fue sobrescrito, se crea una nueva versión y se almacena la versión anterior en el historial de versiones. Si no se encuentra activado el control de versiones, no se almacenará un historial de las versiones anteriores una vez que se haya sobrescrito el archivo.


Administrar el seguimiento de un archivo

La función de seguimiento registra todas las instancias en las que un usuario interactúa con un archivo. El seguimiento es útil para verificar que una persona haya leído una tarea obligatoria o para ver quién introdujo los cambios más recientes a un archivo. El seguimiento debe estar activado para ver el registro de seguimiento.

Acerca del registro de seguimiento

Cada fila en la página Seguimiento describe una interacción con el archivo, e incluye la siguiente información:

  • El nombre del usuario que accedió al archivo.
  • La acción que se ha realizado en el archivo.
  • La versión del archivo a la que se accedió, si se encuentra activado el control de versiones.
  • La fecha de acceso al archivo.
  • La dirección IP del equipo que se utilizó para acceder al archivo.

Si un usuario interactúa varias veces sobre un archivo de la misma manera, el registro de seguimiento registrará únicamente la primera operación. Por ejemplo, si un usuario abre y lee el mismo documento varias veces, únicamente se registrará la primera operación. Si el usuario borra las cookies del navegador y vuelve a leer el archivo, aparecerá una segunda operación en el registro de seguimiento.

Ver el seguimiento de un archivo

  1. En Content Collection, diríjase a la carpeta que contiene el archivo.
  2. En el menú del archivo, seleccione Seguimiento.
  3. Podrá ver las acciones asociadas con el archivo.

Para eliminar el Registro de seguimiento, seleccione Eliminar registro de seguimiento. Se eliminarán todas las acciones indicadas en la página. Continuará realizándose el seguimiento de acciones nuevas.

Clientes de WebDAV

Algunos clientes de WebDAV pueden realizar varias operaciones al usar Content Collection. Por ejemplo, al leer un archivo, una operación de lectura puede aparecer dos veces en el registro de seguimiento, aun cuando el usuario solamente haya leído el archivo una vez.


Administrar versiones de un archivo

El control de versiones realiza un seguimiento de cada instancia de edición o modificación de un archivo. En la página Administrar versiones, puede ver cada versión del archivo desde el momento en el que se activó el control de versiones. Para acceder a las versiones de un archivo, diríjase a la carpeta que contiene el archivo. Seleccione Versiones del menú del archivo o seleccione el número que aparece en la columna Versiones junto al archivo.

La página Administrar versiones contiene la siguiente información sobre cada versión:

  • El número de versión como un hipervínculo. Cuando selecciona una versión del archivo para consultar, el elemento se abre en el navegador web. No puede realizar cambios o guardar nuevas versiones desde esta vista.
  • La fecha y la hora de creación de la versión.
  • La persona que ha creado la versión.
  • El tamaño del archivo.

Opciones adicionales

  • Bloquear el archivo: Para bloquear un archivo, seleccione Bloquear en el menú del archivo. Esta opción resulta útil para conservar las ediciones realizadas a un archivo en ciertos momentos particulares. Cuando se bloquea un archivo, se crea una nueva versión y aparecen las opciones Desbloquear y No guardar cambios en el menú.
  • No guardar cambios: Esta opción aparece en el menú del archivo si tiene bloqueado el archivo. Se eliminará la copia que acaba de editar sin guardar los cambios y se reestablecerá la versión anterior.
  • Eliminar versiones: Seleccione primero una versión y luego  Eliminar.

Una vez que se abre un archivo, queda bloqueado automáticamente para otros usuarios.

Bloquear una versión

Para crear una nueva versión de su contenido, seleccione Bloquear del menú del archivo en la página Administrar versiones. Seleccione el enlace de la versión más reciente para abrir el archivo, editarlo y guardar los cambios. Si está colaborando en un archivo, recuerde desbloquearlo para permitir que otros usuarios también puedan acceder.