Content Collection tiene muchas herramientas para compartir y buscar contenido. Estas opciones dependen del nivel de la carpeta compartida. Por ejemplo, los permisos que configura en la carpeta de nivel superior con respecto a una subcarpeta afectan las herramientas de búsqueda que estarán disponibles para esos usuarios.
Recuerde que, cuando una carpeta está compartida, los permisos se otorgan a todo el contenido de la carpeta.
Todas las carpetas frente a las carpetas inscritas
Cuando los usuarios abren Content Collection, aparecen sus carpetas de usuarios y las carpetas de los cursos y organizaciones en los que están inscritos. Puede alternar entre Mostrar todas las carpetas y Mostrar las carpetas inscritas para filtrar la visualización entre carpetas y facilitar la búsqueda de contenido.
Esta opción está disponible en las siguientes carpetas de nivel superior:
- Usuarios
- Cursos
- Organizaciones
- eReserves
Esta herramienta es especialmente útil para los bibliotecarios de eReserves, que pueden tener permisos sobre una cantidad de carpetas de cursos en eReserves. Esta herramienta permite al bibliotecario ver estas carpetas de la carpeta eReserves en el menú de Content Collection sin la necesidad de inscribirse en los cursos.
Buscar carpeta
La opción Buscar carpeta le permite buscar carpetas de nivel superior para las que tenga permisos. Por ejemplo, si otro usuario le ha otorgado permiso de lectura para su carpeta de nombre de usuario, esto podría aparecer en las búsquedas con la opción Buscar carpeta. También puede agregar la carpeta a su menú de Content Collection, lo cual facilitará el acceso a la carpeta de forma regular.
Puede compartir una carpeta de nivel superior con otro usuario y, a continuación, ajustar los permisos sobre el contenido dentro de la carpeta para limitar el acceso. Por ejemplo, si desea otorgar a un usuario permiso de lectura para su carpeta de nombre de usuario, pero no desea compartir todo su contenido, elimine el permiso de lectura para el contenido de la carpeta que este usuario no debería ver. El usuario podrá seguir utilizando la opción Buscar carpeta, pero solo verá contenido determinado de dicha carpeta.
La opción Buscar carpeta no se podrá usar para buscar en carpetas anidadas.
Búsqueda de archivos y carpetas
Búsqueda permite a los usuarios buscar todos los archivos y carpetas que se han compartido con ellos. Cuando el usuario realiza una búsqueda, el sistema muestra únicamente los elementos sobre los que el usuario tiene permisos. Si se otorgan permisos sobre una carpeta anidada (y no sobre la carpeta de nivel superior), el usuario podrá buscar la carpeta y asignarle un marcador.
Ir a ubicación
La opción Ir a ubicación le permite ir directamente a una carpeta específica que se ha compartido con usted en Content Collection. Esta función ahorra tiempo y permite a los usuarios introducir la ruta para abrir la carpeta y asignarle un marcador al mismo tiempo.
Marcadores
Los marcadores permiten un acceso rápido a los contenidos usados frecuentemente, sin tener que navegar a través de varias carpetas. Los usuarios pueden organizar los marcadores en carpetas y subcarpetas, según sea necesario. Esta herramienta es útil cuando tiene acceso a una carpeta anidada, ya que la herramienta Buscar carpeta no muestra resultados de carpetas anidadas.
Flujos de trabajo
Si se espera que un usuario realice una acción o responda a un elemento, puede resultar útil enviar un modelo de flujo de trabajo con el elemento. Al crear un modelo de flujo de trabajo, selecciona los usuarios con los que quiere compartir el elemento y les otorga los permisos correspondientes. También se puede seleccionar una opción para enviarle al usuario un correo electrónico para informarle que se ha compartido este elemento con él y que se ha adjuntado un modelo de flujo de trabajo.
Crear pases
Los pases se usan para compartir un archivo con un usuario durante un período de tiempo específico. Esta opción resulta especialmente útil para compartir archivos con usuarios que no disponen de cuentas del sistema. Cuando crea un pase, puede decidir si desea otorgar permiso de lectura o de lectura y escritura sobre el archivo con el pase. Cuando el tiempo asignado al pase haya transcurrido, el usuario no podrá acceder al archivo.
Para crear un pase, seleccione Pases en el menú del elemento. Seleccione Crear pase y elija la configuración correspondiente. Seleccione Enviar cuando haya terminado.
Correo electrónico
Puede enviar archivos y carpetas por correo electrónico a usuarios específicos, a un grupo de usuarios o a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida desde un área de Content Collection.
Usted puede determinar si esta herramienta está o no disponible para los usuarios.
- En Content Collection, vaya a la carpeta que contiene los archivos o las carpetas que desea enviar.
- Use las casillas de verificación para seleccionar los elementos y luego haga clic en Enviar elementos por correo electrónico.
- Para elegir a quién enviará el mensaje de correo electrónico, seleccione el botón Para:
- Use la opción Seleccionar usuarios específicos para buscar un nombre de usuario. Seleccione Enviar para agregarlo a la lista de destinatarios.
- Use la opción Seleccionar grupo de usuarios para elegir un grupo. Seleccione Curso, Grupo de cursos, Organización o Grupo de organizaciones. Seleccione la casilla de verificación adecuada para elegir un grupo. Seleccione Enviar para agregarlo a la lista de destinatarios.
- Seleccione Agregar dirección de correo electrónico para introducir manualmente una dirección de correo electrónico. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.
- Si lo desea, use las opciones CC y CCO y elija a quién desea enviar copias del mensaje de correo electrónico.
- Seleccione Enviar.
