Die Content Collection beinhaltet zahlreiche Tools für die Inhaltsfreigabe oder -suche. Diese Optionen hängen von der Ebene des freigegebenen Ordners ab. So hat es beispielsweise unterschiedliche Auswirkungen auf die den Benutzern zur Verfügung stehenden Suchtools, ob Sie Berechtigungen für einen Ordner auf der obersten Ebene oder auf Unterordnerebene festlegen.

Denken Sie daran, dass bei der Freigabe eines Ordners auch Berechtigungen für den gesamten Inhalt des Ordners erteilt werden.

Vergleich zwischen allen Ordnern und angemeldeten Ordnern

Wenn Benutzer die Content Collection öffnen, werden ihnen der Benutzerordner und die Ordner für Kurse und Organisationen, bei denen sie angemeldet sind, angezeigt. Sie können zwischen Alle Ordner anzeigen und Angemeldete Ordner anzeigen wechseln, um durch Filtern der Ordneranzeige das Auffinden von Inhalten zu erleichtern.

Diese Option ist in diesen Ordnern der obersten Ebene verfügbar:

  • Benutzer
  • Kurse
  • Organisationen
  • eReserves

Dieses Tool ist besonders nützlich für eReserve-Bibliotheksverwalter, die Berechtigungen für eine Reihe von Kursordnern in eReserves besitzen. Durch das Tool haben Bibliotheksverwalter die Möglichkeit, diese Ordner im Content Collection-Menü unter dem Ordner „eReserves“ anzuzeigen, ohne sich zu den Kursen anmelden zu müssen.

Ordner suchen

Mit der Option Ordner suchen können Sie nach Ordnern der obersten Ebene suchen, für die Sie Berechtigungen haben. Wenn Ihnen beispielsweise ein anderer Benutzer Leseberechtigung für den Ordner mit seinem Benutzernamen gewährt hat, würde dieser unter „Ordner suchen“ angezeigt werden. Sie können den Ordner auch Ihrem Content Collection-Menü hinzufügen, um Ihnen den Zugriff bei häufiger Nutzung zu erleichtern.

Sie können einen Ordner der obersten Ebene auch für einen anderen Benutzer freigeben und anschließend die entsprechenden Berechtigungen für dessen Inhalt anpassen, damit der Benutzer nur auf bestimmte Inhalte zugreifen kann. Wenn Sie beispielsweise einem Benutzer Leseberechtigung für Ihren Benutzernamenordner gewähren möchten, ohne jedoch alle Inhalte mit ihm zu teilen, entfernen Sie die Leseberechtigung für die Inhalte innerhalb des Ordners, die dem Benutzer nicht angezeigt werden sollen. Der Benutzer kann zwar weiterhin die Option Ordner suchen verwenden, ihm werden jedoch nur bestimmte Ordnerinhalte angezeigt.

Die Option „Ordner suchen“ kann nicht für die Suche nach verschachtelten Ordnern verwendet werden.

Nach Dateien und Ordnern suchen

Mit der Suche können Sie alle Dateien und Ordner suchen, die für Sie freigegeben wurden. Wenn der Benutzer einen Suchvorgang durchführt, werden nur die Elemente zurückgegeben, für die der Benutzer über Berechtigungen verfügt. Wenn Ihnen Berechtigungen für einen verschachtelten Ordner erteilt wurden (nicht für den Ordner der obersten Ebene), können Sie nach dem Ordner suchen und ihn mit einer Textmarke versehen.

Weitere Informationen zum Durchsuchen der Content Collection

Zu Speicherort gehen

Über Zu Speicherort gehen können Sie direkt auf einen bestimmten Ordner in der Content Collection zugreifen, der für Sie freigegeben wurde. Mit dieser zeitsparenden Funktion können Sie den Pfad zum Öffnen eines Ordners eingeben und gleichzeitig für ihn eine Textmarke anlegen.

Textmarken

Textmarken ermöglichen den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Inhalte, ohne dass eine Navigation durch mehrere Ordnerebenen erforderlich ist. Benutzer können Lesezeichen wie gewünscht in Ordner und Unterordner anlegen. Dieses Tool ist hilfreich, wenn Sie auf verschachtelte Ordner zugreifen können, da mit dem Tool Ordner suchen verschachtelte Ordner nicht durchsucht werden.

Arbeitsabläufe

Wenn ein Benutzer bezüglich eines Elements Aktionen ausführen soll, kann es hilfreich sein, zusammen mit dem Element ein Arbeitsablaufmodell zu senden. Wenn Sie ein Arbeitsablaufmodell erstellen, wählen Sie Benutzer aus, mit denen Sie das Element teilen möchten und denen Sie entsprechende Berechtigungen gewähren. Sie können auch die Option zum Senden einer E-Mail an diese Benutzer auswählen, in der ihnen mitgeteilt wird, dass das Element für sie freigegeben wurde und dass ein entsprechendes Arbeitsablaufmodell angehängt wurde.

Zugänge erstellen

Mithilfe von Zugängen kann eine Datei für einen Benutzer für einen bestimmten Zeitraum freigegeben werden. Zugänge sind besonders hilfreich, wenn Dateien für Benutzer freigegeben werden sollen, die keinen eigenen System-Account besitzen. Wenn Sie einen Zugang erstellen, entscheiden Sie, ob mit dem Zugang nur die Leseberechtigung oder die Lese- und Schreibberechtigung für die Datei erteilt wird. Wenn die für den Zugang vorgesehene Zeit verstrichen ist, kann der Benutzer nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Um einen Zugang zu erstellen, wählen Sie im Menü des Elements die Option Zugänge aus. Wählen Sie Zugang erstellen und legen Sie die Einstellungen fest. Wählen Sie Senden, wenn Sie fertig sind.

Weitere Informationen zu Zugängen

Portfolio erstellen

Mit Hilfe von Portfolios können Sie Dateien auf benutzerdefinierten Webseiten zusammenstellen und organisieren. Sie können diese Portfolios einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen außerhalb Ihres Kurses zur Verfügung stellen. Es ist wichtig, dass Sie bei Dateien mit Links zu einem Portfolio die richtigen Berechtigungen wählen. Wenn ein anderer Benutzer über Berechtigungen, die über die Leseberechtigung hinausgehen, für eine Datei verfügt, die mit einem Portfolio verknüpft ist, kann er diese bearbeiten oder löschen, was für die Benutzer des Portfolios Probleme verursachen kann.

Weitere Informationen zu Portfolios

E-Mail

Benutzer können von einem Bereich in der Content Collection aus Dateien und Ordner per E-Mail an bestimmte Benutzer, eine Benutzergruppe oder an jede beliebige Person mit einer gültigen E-Mail-Adresse senden.

Ihre Institution legt fest, ob dieses Tool verfügbar ist.

  1. Gehen Sie in der Content Collection zu dem Ordner, der die zu sendenden Dateien oder Ordner enthält.
  2. Wählen Sie über die Kontrollkästchen die gewünschten Elemente aus und klicken Sie dann auf Elemente per E-Mail senden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche An, um die Empfänger der E-Mail-Nachricht auszuwählen:
    • Klicken Sie auf Bestimmte Benutzer auswählen, um nach einem Benutzernamen zu suchen. Klicken Sie auf Senden, um den oder die Benutzer der Empfängerliste hinzuzufügen.
    • Wählen Sie Benutzergruppe auswählen, um eine Gruppe auszuwählen. Klicken Sie auf Kurs, Kursgruppe, Organisation oder Organisationsgruppe. Wählen Sie eine Gruppe aus, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie auf Senden , um den oder die Benutzer der Empfängerliste hinzuzufügen.
    • Klicken Sie auf E-Mail-Adresse hinzufügen, um eine E-Mail-Adresse manuell einzugeben. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.
  4. Sie können auch Cc und Bcc verwenden und Empfänger auswählen, die eine Kopie der E-Mail-Nachricht erhalten sollen.
  5. Wählen Sie Senden aus.