Arbeitsabläufe starten
Sie können Arbeitsabläufe manuell oder automatisch bereitstellen. Sie können einen Arbeitsablauf auf folgende Weisen manuell starten:
- Erstellen Sie einen Instant-Arbeitsablauf – ein neues Arbeitsablaufmodell und eine neue Instanz.
- Starten Sie einen neuen Arbeitsablauf aus einem freigegebenen Arbeitsablaufmodell.
- Wählen Sie ein Content Collection-Element aus und starten oder erstellen Sie damit ein Arbeitsablaufmodell.
Instant-Arbeitsabläufe erstellen
Benutzer können einen Instant-Arbeitsablauf erstellen, der eine Anleitung zur schrittweisen Erstellung und Verwendung eines neuen Arbeitsablaufs enthält.
- Wählen Sie in der Content Collection Interaktiv aus. Klicken Sie auf den Pfeil, um zur interaktiven Startseite zu gehen.
- Wählen Sie Erste Schritte.
- Wählen Sie die Option Instant-Arbeitsablauf erstellen oder Vorhandenes Arbeitsablaufmodell kopieren aus. Wenn Sie ein Modell kopieren, wählen Sie Durchsuchen, um das zu kopierende Modell auszuwählen.
- Weisen Sie dem neuen Arbeitsablauf einen Namen zu und geben Sie optional Anweisungen ein. Dies sind Anweisungen für andere Benutzer. Beispielsweise kann hier bei einem freigegebenen Arbeitsablauf anderen Benutzern die Verwendungsweise dieses Arbeitsablaufs erläutert werden.
- Legen Sie die in diesem Arbeitsablauf zu verwendenden Aktivitätsstatus-Begriffe fest: In Bearbeitung, Genehmigt und Nicht genehmigt.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um diesem Arbeitsablauf Inhaltselemente zuzuweisen.
- Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.
Freigegebene Arbeitsablaufmodelle verwenden
Benutzer können einen Arbeitsablauf anhand eines freigegebenen Arbeitsablaufmodells beginnen.
- Wählen Sie in der Content Collection Interaktiv aus. Klicken Sie auf den Pfeil, um zur interaktiven Startseite zu gehen.
- Wählen Sie Erste Schritte.
- Wählen Sie Vorhandenes Arbeitsablaufmodell kopieren.
- Wählen Sie die Durchsuchen, um das zu kopierende Modell auszuwählen.
- Wählen Sie Senden aus.
- Geben Sie wenn gewünscht zusätzliche Kommentare zum Arbeitsablauf in das Feld Kommentare ein.
- Klicken Sie auf Content Collection durchsuchen, um diesem Arbeitsablauf ein Element hinzuzufügen.
- Blenden Sie jede Arbeitsabschnittsauflistung ein, um Termine und Inhaltselemente zuzuweisen.
- Bestimmen Sie einen Termin für den Arbeitsabschnitt, indem Sie auf die Option Datum angeben klicken und das Datums- und Uhrzeitfeld verwenden.
- Klicken Sie auf Content Collection durchsuchen, um dieser Aktion ein Element hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf E-Mail senden wenn abgeschlossen, um eine E-Mail zu erhalten, wenn der Arbeitsablauf abgeschlossen ist.
- Wählen Sie zum Starten dieses Arbeitsablaufs eine der folgenden Optionen aus:
- Klicken Sie auf die Option Manuell starten, um den Arbeitsablauf nach eigenem Ermessen zu beginnen.
- Klicken Sie auf die Option Jetzt starten, um diesen Arbeitsablauf so schnell wie möglich zu beginnen.
- Klicken Sie auf die Option Anfangsdatum angeben und verwenden Sie die Datums- und Uhrzeitfelder, um einen Startzeitpunkt für diesen Arbeitsablauf festzulegen.
- Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.
Elementbasierte Arbeitsabläufe erstellen
Benutzer können einen neuen Arbeitsablauf ausgehend von einem Content Collection-Element erstellen. Dies gewährleistet, dass ein bestimmtes Element in den Arbeitsablauf eingeschlossen wird.
- Wählen Sie in einem beliebigen Content Collection-Ordner ein Element aus und klicken Sie auf Arbeitsablauf starten.
- Wählen Sie die Option Instant-Arbeitsablauf erstellen oder Vorhandenes Arbeitsablaufmodell kopieren aus.
- Weisen Sie beim Erstellen eines Instant-Arbeitsablaufs diesem Ablauf einen Namen zu und geben Sie eine Beschreibung ein.
- Bearbeiten Sie die Aktions-Labels nach Bedarf.
- Hängen Sie wenn gewünscht zusätzliche Content Collection-Elemente an und weisen Sie Berechtigungen zu.
- Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.
Aktive Arbeitsabläufe bearbeiten
Benutzer können jeden Arbeitsablauf bearbeiten, dessen Eigentümer sie sind und der ausgeführt wird. Sie können einen Arbeitsablauf nur bearbeiten, wenn Sie ihn anhalten oder wenn die Arbeitsabschnitte und Aktionen noch nicht gestartet wurden.
Der Arbeitsablauf muss vom System angehalten werden, bevor er bearbeitet werden kann. Es wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben. Klicken Sie auf OK, um den Arbeitsablauf anzuhalten.