Cyn i chi ychwanegu unrhyw gynnwys i'r Content Collection, dylech gynllunio sut rydych yn bwriadu rheoli'ch cynnwys. Trefnwch gynnwys yn y modd sydd fwyaf addas ar gyfer eich anghenion.

Caiff y Content Collection ei drefnu mewn strwythur coeden o ffolderi o fewn tabl i fyny at ac yn cynnwys y lefel ardal gynnwys. Mae pob ffolder yn gallu storio ffeiliau ac is-ffolderi. Mae'n bwysig cofio y cynhwysir pob ffolder o fewn ffolderi eraill i fyny at y ffolder (/) gwraidd. Mae meysydd cynnwys, fel Defnyddwyr, Cyrsiau, Sefydliad, a Llyfrgell yn ffolderi'n unig a gedwir o dan y ffolder gwraidd.

Mae ffolder ar gael yn awtomatig i'r defnyddiwr a'i greodd. Os ydych eisiau rhannu ffolder grëwch chi, rhowch ganiatâd i ddefnyddwyr eraill weld y ffolder a'i gynnwys.

Rhaid i ffolderi a ffeiliau gael enwau unigryw os ydynt yn cael eu storio yn yr un lleoliad.


Ffolder ynglŷn â'r defnyddiwr

Y tro cyntaf i ddefnyddiwr ddefnyddio'r Content Collection, mae'r system yn creu ffolder iddynt. Mae'ch ffolder defnyddiwr yn defnyddio'r un enw â'ch enw defnyddiwr, a gallwch drefnu'r ardal ym mha bynnag fodd y mynnwch.

Eich sefydliad sy'n pennu os roddir ffolderi enw defnyddiwr i bob defnyddiwr neu i ddefnyddwyr gyda rolau penodol yn unig.

Storio cynnwys mewn ffolder defnyddiwr

Argymhellir eich bod yn trefnu'ch ffolder defnyddiwr fel bod hi'n hawdd chwilio a rheoli ffeiliau personol a ffeiliau a rennir. Mae'r ffolder defnyddiwr yn lle da i storio ffeiliau preifat a dogfennau sy'n cael eu datblygu. Gallwch ddewis defnyddio'ch ffolder defnyddiwr fel man gweithio ar gyfer cydweithrediad grŵp. Mae'r canlynol yn rhai enghreifftiau o ffolderi a allai fod yn ddefnyddiol i'w creu:

  • Ffolder Preifat: Man gweithio lle allwch storio prosiectau sydd ar y gweill. Ni rennir y ffolder hon ag unrhyw ddefnyddwyr.
  • Ffolderi grŵp: Ffolderi cydweithio fel grŵp, a rennir gydag aelodau eraill o'r grŵp, lle gellir gweithio ar brosiectau gyda'i gilydd.

Rhoi caniatâd

Dylai defnyddwyr roi caniatâd darllen yn unig ar y ffolder enw defnyddiwr lefel uchaf. Mae rhoi caniatâd ychwanegol i'r ffolder hon yn ei gwneud yn anodd rheoli a threfnu'r cynnwys. Os rhoddir caniatâd darllen i ddefnyddwyr eraill i'r ffolder lefel uchaf, peidiwch ag anghofio tynnu caniatâd ar gyfer unrhyw is-ffolderi neu eitemau a ddylai aros yn breifat.

Mwy ar roi caniatâd


Ardaloedd cynnwys preifat yn erbyn ardaloedd cynnwys cyhoeddus

Mae creu ffolderi ar wahân ar gyfer cynnwys personol (lle preifat) a ffolderi sydd ar gael i ddefnyddwyr eraill (lle cyhoeddus) yn ddefnyddiol iawn. Mae'r dull hwn yn caniatáu i chi fod â ffolderi penodol sydd ar gael i chi yn unig, lle y gallwch storio cynnwys personol. Er enghraifft, gall un ffolder bersonol gynnwys papurau a phrosiectau sydd ar y gweill, tra bod eraill yn cynnwys cynnwys proffesiynol nad yw'n barod i gael ei rannu, fel CV a llythyron eglurhaol ar gyfer swyddi. Nid oes caniatâd ychwanegol yn cael ei roi ar gyfer y ffolderi personol hyn i unrhyw un arall, oni bai eich bod yn golygu'r gosodiadau caniatâd.

Pan rydych yn barod i rannu dogfen, gallwch ei chopïo neu ei symud i ffolder cyhoeddus. Os ydych yn gweithio ar ddogfen cwrs, gallwch ddewis creu'r ffolder ar ffurf drafft mewn ffolder personol, yna ei symud i ffolder a rennir pan mae'n gyflawn. Mae hyn yn caniatáu mynediad a chydweithrediad cyflym i aelodau cwrs.

Creu ffolder preifat neu gyhoeddus

Rydych yn creu pob ffolder yn yr un modd yn y Content Collection, gan ddefnyddio'r opsiwn Creu Ffolder. Mae'r caniatâd a roddir ar y ffolder yn pennu a yw'n breifat neu'n gyhoeddus.

Er enghraifft, gallwch greu is-ffolder mewn ffolder grŵp a pheidio â rhoi caniatâd i ddefnyddwyr eraill ei weld. Ffolder preifat yw hwn gan ei fod ar gael i un person yn unig. Os byddwch yn creu ffolder arall i rannu gyda'r grŵp, newidiwch y caniatâd i ganiatáu i ddefnyddwyr eraill weld neu newid yr eitemau yn y ffolder. Ffolder cyhoeddus yw hwn gan ei fod ar gael i fwy nag un person.

Cofiwch y gall unrhyw ddefnyddiwr gyda chaniatâd rheoli rannu'r eitem gyda chynulleidfa ehangach. Cofiwch hefyd bod y caniatâd ar gyfer y ffolder yn awtomatig yn berthnasol i'r holl eitemau o fewn ffolder. Efallai y byddwch eisiau gwirio na fod gan defnyddwyr fynediad anawdurdodedig i ffolderi penodol os ydych yn gwneud newidiadau i ganiatâd ffolderi lefel uchaf.


Dileu neu ailgylchu cynnwys

Gallwch ail-hawlio lle yn y Content Collection trwy dynnu eitemau. Gallwch lanhau'ch ffolderi trwy ddileu neu ailgylchu eitemau nad sydd eu hangen bellach. Mae dileu'n weithred barhaol, ond gellir adfer eitemau a ailgylchir os ydych eu hangen.

I ddileu ffeil neu ffolder o'r Content Collection, dewiswch Dileu o ddewislen yr eitem. Dewiswch Ailgylchu i ailgylchu'r eitem.

Eich sefydliad sy'n pennu a yw'r bin ailgylchu ar gael. Os nad yw ar gael, yr unig opsiwn a welwch yn newislen yr eitem yw Dileu.

Gan ddibynnu ar osodiadau'ch sefydliad, gall y Bin Ailgylchu ymddangos yn y ffolder Defnyddiwr, Cwrs a Sefydliad yn y Content Collection. I adfer eitem yr ailgylchoch chi'n flaenorol, ewch i'r Bin Ailgylchu, dewiswch yr eitem, a dewiswch Adfer. Bydd yr eitem yn cael ei hadfer i'w lleoliad blaenorol.