Els documents accessibles tenen una estructura que es basa en elements d'estil o etiquetes. Aquesta estructura proporciona una jerarquia d'informació. La informació més important s'identifica com el nivell superior del document i la informació complementària s'identifica com a nivells inferiors. Les il·lustracions, els gràfics i les taules que apareixen en un document tenen etiquetes específiques segons el tipus d'informació que transmeten.

Els lectors de pantalla utilitzen etiquetes per informar els usuaris sobre la jerarquia de la informació del document perquè puguin comprendre com està organitzat el material. Les etiquetes s'utilitzen també per proporcionar altres informacions als usuaris, com ara descripcions de contingut visual i l'organització de les dades que apareixen en taules.

Aportar una estructura als documents amb estils i etiquetes durant el procés d'escriptura és la manera més ràpida i fiable de crear documents accessibles. En pràcticament tots els casos, els estils i les etiquetes que s'afegeixen en una aplicació com ara Microsoft© Word es transfereixen en desar el document en un altre format com ara Adobe PDF o HTML.

Creació de documents de Microsoft© Word accessibles

Ús de títols

Creeu una estructura de títols coherent a Word fent servir estils. No es tracta simplement de canviar el cos de lletra o fer servir la negreta. Configureu els estils del document o utilitzeu una de les plantilles de Microsoft que s'inclouen a Word. A Word 2007 i 2010, per canviar un bloc de text, seleccioneu-lo i després feu clic a l'estil corresponent a la barra d'eines. Les diferents versions de Word tenen maneres lleugerament diferents d'accedir als estils i definir-los. Us recomanem que consulteu les instruccions de la vostra versió concreta.

Com a norma general, no feu servir més d'un Títol 1 <H1> en una pàgina. L'etiqueta <H1> identifica el nivell superior d'informació en l'estructura del document. Títol 1 s'utilitza per als títols de capítols, seccions principals i altres divisions que representen el nivell d'informació més alt. Utilitzeu Títol 2 <H2> i els títols amb nombres inferiors per identificar els subnivells d'informació del document.

Quan afegiu etiquetes de títol, sigueu coherent i incloeu cada nivell en la jerarquia que li pertoqui per reflectir l'organització del document. Assegureu-vos que H1 estigui seguit d'H2 i després H3 i H4. No salteu d'H1 a H4 simplement per qüestions de format. En lloc d'això, canvieu els estils per canviar l'aparença de cada títol.

Text alternatiu per a les imatges

Els lectors de pantalla fan servir text alternatiu (text alt) amb informació sobre les imatges. En la majoria de les versions de Word, feu clic amb el botó dret en una imatge i seleccioneu Format de la imatge... Al quadre de diàleg, seleccioneu l'opció de Text alternatiu i, a continuació, escriviu el text alternatiu. Feu servir un llenguatge clar i concís per ajudar els usuaris a comprendre ràpidament què es descriu. Les diferents versions de Word tenen maneres lleugerament diferents d'introduir el text alternatiu. Us recomanem que consulteu les instruccions de la vostra versió concreta.

A Word 2010 hi ha dos camps de text, Títol i Descripció. Escriviu el text alternatiu al quadre de text Descripció perquè, quan convertiu els documents de Word a PDF o HTML, el text alternatiu es converteixi al nou format. Els títols no es converteixen a altres formats, de manera que els haureu de tornar a introduir en el nou format.

Taules de dades

En els documents accessibles, no s'utilitzen mai taules per donar format al disseny d'una pàgina perquè als lectors de pantalla els resulta difícil comprendre l'arquitectura de la informació i el que s'hi presenta. Les taules només s'utilitzen per presentar dades. Perquè els lectors de pantalla puguin interpretar les dades d'una taula i els seus usuaris puguin comprendre com s'organitzen les dades, el lector de pantalla ha de poder identificar quines cel·les formen part de la fila de capçalera i quines contenen dades. Podeu indicar que una fila es repeteix al capdamunt de cada pàgina al menú Propietats de la taula de Word. Quan es desa com a PDF, la primera fila es detecta com a capçalera de taula. Si el fitxer de Word es desa com a HTML, les capçaleres de taula no es conserven. En lloc d'això, les cel·les s'etiqueten com a <thead>. Les cel·les de dades s'etiqueten com a <tbody>.

Quan convertiu a HTML des de Word, podeu editar el document HTML amb un editor de textos o una altra aplicació com ara Adobe Dreamweaver per afegir-hi etiquetes de taula concretes. Feu servir amp;lt;th> per etiquetar les capçaleres de taula, <tr> per identificar l'inici de cada fila nova i <td> per etiquetar les cel·les que contenen dades. Vegeu l'exemple següent. Per desgràcia, no hi ha cap manera d'etiquetar aquests elements concrets a Word.

Exemple:

<thead>
        <tr>
            <th>Column Header 1</th>
            <th>Column Header 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>table data in column 1</td>
            <td>table data in column 2</td>
        </tr>
</tbody>

Enllaços

És fàcil crear enllaços a Word enganxant l'URL sencer en una pàgina. En prémer la barra espaiadora o la tecla Retorn, Word crea un enllaç automàticament. Canvieu el text de l'enllaç per alguna cosa descriptiva, perquè l'URL que es crea automàticament podria no tenir sentit per a un lector de pantalla. Si creeu un document de Word que es podria imprimir o llegir-se per mitjans electrònics, valoreu la possibilitat d'incloure tant l'URL com l'enllaç descriptiu al text. Per exemple:
Introducció a la creació de continguts de curs accessibles (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

Comprovador d'accessibilitat de Word 2010 a Windows

Si utilitzeu Windows, el programa Word 2010 té un Comprovador d'accessibilitat integrat. És un bon recurs per ajudar-vos a identificar i reparar els problemes d'accessibilitat. Accediu al Comprovador d'accessibilitat des de Fitxer > Informació > Comprova si hi ha problemes > Comprova l'accessibilitat.

Creació de documents PDF accessibles

El format PDF (portable document format) és un estàndard obert per a la formatació de documents. PDF crea fitxers que tenen la mateixa aparença en imprimir-se i intercanviar-se per mitjans electrònics. Quan compartiu un fitxer PDF, pràcticament tothom el pot llegir amb el programari gratuït Adobe Reader® o l'aplicació per a mòbils Adobe Reader.

La majoria dels fitxers PDF es converteixen des d'una aplicació com ara Microsoft © Word. Molts programes i complements poden crear fitxers PDF, però molt pocs creen fitxers PDF etiquetats. Les etiquetes de PDF proporcionen una estructura oculta i una representació textual del contingut del PDF perquè el pugui llegir un lector de pantalla. Les etiquetes de PDF són similars a les etiquetes HTML i als estils de Word.

Adobe Acrobat és l'aplicació original per crear documents PDF i convertir altres documents en PDF. Hi ha massa combinacions diferents de programaris de creació i convertidors de PDF per descriure'ls un per un en aquest tema. Si convertiu un fitxer de Word en un PDF i heu creat un fitxer de Word accessible amb etiquetes de títol, text alternatiu per a gràfics, etc., el paquet Office 2010 pot dur a terme la creació nativa de PDF amb etiquetes. També podeu descarregar i instal·lar el complement d'Adobe, anomenat PDFMaker, per crear fitxers PDF des de Word. Si utilitzeu versions anteriors d'Office, heu de tenir el complement per crear fitxers PDF amb etiquetes.

Si utilitzeu el complement d'Adobe, seleccioneu Desa com a Adobe PDF al menú Fitxer. Al quadre de diàleg de PDFMaker, seleccioneu Habilita l'accessibilitat i la redistribució amb PDF Adobe amb etiquetes a la pestanya Configuració. Si utilitzeu la funció de desar nativa, seleccioneu Desa com a PDF. Abans de desar el fitxer, seleccioneu Opcions i, a continuació, seleccioneu Etiquetes d'estructura del document per a l'accessibilitat.

Adobe Acrobat X, i les versions posteriors, té un comprovador d'accessibilitat que explora el PDF i us avisa si hi ha problemes. El comprovador d'accessibilitat us ajudarà a corregir els problemes. També podeu corregir la codificació de les taules amb l'editor de retoc de l'ordre de lectura de taula TouchUp Reading Order d'Acrobat. Per obtenir més informació sobre l'ús d'Adobe Acrobat per crear fitxers accessibles, aneu a Adobe.com i feu una cerca amb "accessibility".