تحتوي Content Collection على العديد من الأدوات لمشاركة المحتوى والبحث عنه. وتعتمد هذه الخيارات على مستوى المجلد المشترك. فعلى سبيل المثال، تؤثر الصلاحيات التي تقوم بتعيينها على المجلد ذي المستوى الأعلى مقابل أحد المجلدات الفرعية على أدوات البحث التي يتم إتاحتها لهؤلاء المستخدمين.

ويرجى التذكر أنه عند مشاركة مجلد، يتم منح الأذونات للمحتوى الموجود في المجلد بالكامل.


جميع المجلدات مقابل المجلدات المسجلة

عندما يقوم المستخدمون بفتح Content Collection، فإنه يتم تلقائيًا عرض مجلد المستخدم الخاص بهم ومجلدات المقررات الدراسية ومنتديات المجموعات التي قاموا بالتسجيل فيها. يمكنك التبديل بين إظهار كل المجلدات وإظهار المجلدات المسجلة لتصفية العرض بين المجلدات لتسهيل العثور على المحتويات.

وهذا الخيار متاح في مجلدات المستوى الأعلى التالية:

  • المستخدمون
  • المقررات الدراسية
  • منتديات المجموعات
  • eReserves

وتعد هذه الأداة مفيدة على وجه الخصوص لأمناء مكتبة eReserve، الذين يمكن أن يكون لديهم صلاحية لعدد من مجلدات المقرر الدراسي في eReserves. وتسمح هذه الأداة لأمين المكتبة بعرض هذه المجلدات تحت مجلد eReserves في قائمة Content Collection بدون التسجيل في المقررات الدراسية.


البحث عن مجلد

يسمح لك خيار Find Folder (البحث عن مجلد) بالبحث عن مجلدات المستوى الأعلى التي تملك صلاحيات لها. فعلى سبيل المثال، إذا قام مستخدم آخر بمنحك صلاحية قراءة لمجلد اسم المستخدم الخاص به، فقد يظهر هذا في عمليات البحث باستخدام Find Folder (البحث عن مجلد). ويمكنك أيضًا إضافة المجلد إلى القائمة Content Collection، مما يسهل الوصول إلى المجلد بشكل منتظم.

يمكنك مشاركة مجلد المستوى الأعلى مع مستخدم آخر، وضبط الصلاحيات الخاصة بالمحتوى الموجود داخل المجلد لتقييد الوصول إليه. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في منح مستخدم صلاحية قراءة لمجلد اسم المستخدم الخاص بك، دون مشاركة كل شيء بداخله، فقم بإزالة صلاحية القراءة من المحتوى الموجود داخل المجلد لكي لا يتمكن هذا المستخدم من عرضه. ويمكن للمستخدم الاستمرار في استخدام خيار Find Folder (البحث عن مجلد)، لكنه لن يرى إلا محتوى محدد في المجلد.

لا يمكن استخدام خيار Find Folder (البحث عن مجلد) للبحث عن المجلدات المتداخلة.


البحث عن الملفات والمجلدات

تسمح وظيفة البحث للمستخدمين بتحديد موقع كافة الملفات والمجلدات التي تمت مشاركتها معهم. عندما يُجري المستخدم بحثًا، يقوم النظام بإرجاع العناصر التي يمتلك المستخدم أذونات لها فقط. وفي حالة منح الصلاحيات لمجلد متداخل وليس مجلد بمستوى أعلى، يمكن أن يبحث المستخدم عن المجلد ويضع إشارة مرجعية عليه.

المزيد عن البحث في Content Collection


الانتقال إلى الموقع

تسمح لك وظيفة الانتقال إلى الموقع بالانتقال مباشرة إلى مجلد محدد تمت مشاركته معك في Content Collection. ويسمح هذا الخيار الموفر للوقت للمستخدمين بإدخال المسار لفتح المجلد ووضع إشارة مرجعية عليه في نفس الوقت.


الإشارات المرجعية

تتيح الإشارات المرجعية إمكانية الوصول السريع إلى المحتوى الذي يتم استخدامه بشكل متكرر، دون الحاجة إلى التنقل عبر العديد من المجلدات. يستطيع المستخدمون تنظيم الإشارات المرجعية في مجلدات ومجلدات فرعية حسب الحاجة. وتتضح فائدة هذه الأداة عندما تمتلك حق الوصول إلى مجلد متداخل، لأن أداة البحث عن مجلد لا تقوم بإرجاع المجلدات المتداخلة.


عمليات سير العمل

إذا كان من المتوقع اتخاذ أحد المستخدمين لأحد الإجراءات أو الرد على أحد العناصر، فقد يكون من المفيد إرسال نموذج سير عمل باستخدام العنصر. وعند قيامك بإنشاء نموذج سير عمل، قم بتحديد المستخدمين الذين سيقومون بمشاركة العنصر معك وقم بمنحهم صلاحيات للقيام بذلك. ويمكنك أيضًا تحديد خيار لإرسال رسالة بريد إلكتروني للمستخدم تبين فيها أن هذا العنصر قد تمت مشاركته معهم وأنه قد تم إرفاق نموذج سير عمل به.


إنشاء تصاريح

يتم استخدام التصاريح لمشاركة ملف مع مستخدم لفترة محددة من الوقت. وتتضح فائدة التصاريح عند مشاركة الملفات مع المستخدمين الذين ليس لديهم حسابات في النظام. وعند قيامك بإنشاء تصريح، عليك أن تختار ما إذا كان سيتم منح صلاحية قراءة أم صلاحية قراءة وكتابة للملف المزود بالتصريح. وعند انتهاء الوقت المخصص للتصريح، لن يصبح بإمكان المستخدم الوصول إلى الملف.

لإنشاء تصريح، حدد التصاريح في قائمة العناصر. وحدد إنشاء التصريح واختر إعداداتك. حدد إرسال عند الانتهاء.

المزيد عن التصاريح


إنشاء ملف شخصي

تسمح لك الحافظات بتجميع الملفات وتنظيمها في صفحات الويب المخصصة. ويمكنك عرض هذه الحافظات على أفراد ومجموعات من المستخدمين من خارج المقررات الدراسية الخاصة بك. ومن الأهمية بمكان دراسة الصلاحيات التي تم تحديدها للملفات المرتبطة بالحافظة. وإذا كان لدى مستخدم آخر صلاحيات —غير صلاحية القراءة— لأحد الملفات المرتبطة بملف شخصي، يمكن تحرير الملف أو حذفه، مما يسفر عن مشكلات لمستخدمي الملف الشخصي.

المزيد عن الملفات الشخصية


البريد الإلكتروني

يمكنك إرسال الملفات والمجلدات بواسطة البريد الإلكتروني إلى مستخدمين محددين أو إلى مجموعة مستخدمين أو إلى أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني صالح من أي منطقة في Content Collection.

تتحكم مؤسستك في إمكانية توفير هذه الأداة.

  1. في Content Collection، انتقل إلى المجلد الذي يحتوي على الملفات أو المجلدات التي ترغب في إرسالها.
  2. استخدم خانات الاختيار لتحديد العناصر، ثم حدد أرسل بالبريد الإلكتروني.
  3. حدد الزر إلى لاختيار من سترسل إليه رسالة البريد الإلكتروني:
    • استخدم تحديد المستخدمين المحددين للاستعراض للوصول إلى اسم مستخدم. حدد إرسال لإضافتهم إلى قائمة المستلمين.
    • استخدم تحديد مجموعة المستخدمين لاختيار مجموعة. حدد مقرر دراسي، أو مجموعة المقرر الدراسي، أو منتدى المجموعة أو مجموعة منتدى المجموعة. اختر مجموعة بواسطة تحديد خانات الاختيار المناسبة. حدد إرسال لإضافتهم إلى قائمة المستلمين.
    • حدد إضافة عنوان بريد إلكتروني لكتابة عنوان بريد إلكتروني يدويًا. حدد إرسالعند الانتهاء.
  4. بشكل اختياري، استخدم نسخة ونسخة مخفية واختر من سترسل إليه نُسخًا من رسالة البريد الإلكتروني.
  5. حدد إرسال.