نماذج سير العمل

إذا سمح لك مسؤول المؤسسة، يمكنك إنشاء نموذج سير عمل يمكن استخدامه عدة مرات. وكل مرة يتم فيها استخدام نموذج، تسمى مثيل. ويشبه نموذج سير العمل قالب. عندما تقوم بإرسال نسخة من النموذج إلى المستخدمين للإكمال، فأنك بذلك تقوم بإرسال مثيل من نموذج سير العمل الأصلي. ويوجد لكل سير عمل نموذج واحد، ولكن يمكن أن يكون له مثيلات متعددة.

المتطلبات الإلزامية

تتألف عمليات سير العمل من المتطلبات الإلزامية، التي تساعد على تجميع إجراءات وخطوات محددة في العملية. توفر المتطلبات الإلزامية بنية لسير العمل من خلال تزويد المستخدم بأهداف صغيرة يمكن تحقيقها خلال مسيرته. ولا يمكن إضافة المتطلبات الإلزامية إلا من قبل مالكي سير العمل.

الإجراءات

الإجراءات هي المهام الفردية التي توجد داخل المتطلبات الإلزامية لسير العمل. والإجراءات هي التوقعات أو الخطوات المحددة في عملية سير العمل بشكل عام. ويمكن تعيين الإجراءات لمستخدم واحد أو لمجموعة. ويمكن أن يقوم مصممو سير العمل بإضافة إجراءات إلى نموذج سير العمل أثناء تصميمه أو أثناء تقدم سير العمل، بشرط أن تتم إضافة الإجراء إلى متطلب إلزامي لم يبدأ بعد.

يعد النموذج غير مكتمل ولا يمكن البدء فيه حتى يتضمن إجراء واحد على الأقل.


إنشاء نموذج سير عمل: صفحة "النماذج الخاصة بي"

يمكنك البحث عن نماذج سير العمل في الصفحة "إنشاء نموذج سير عمل": النماذج الخاصة بي. وللوصول إلى هذه الصفحة، حدد إنشاء نموذج سير عمل أو تصميم نماذج سير العمل من قائمة "التعاون" الموجودة في Content Collection. تحتوي هذه الصفحة على الوظائف التالية:

  • إنشاء نموذج - حدد هذا الخيار لإنشاء نموذج جديد.
  • نماذج العرض - استخدم هذه القائمة لتنقيح قائمة النماذج التي تظهر في القائمة. حدد كافة النماذج، أو النماذج الخاصة بي، أو النماذج المشتركة.
  • الاسم - يعرض اسم النموذج.
  • المصمم - يعرض اسم الشخص الذي قام بإنشاء النموذج.
  • نسخ - حدد هذا الخيار لتكرار سير العمل المحدد.
  • حذف - حدد هذا الخيار لإزالة سير العمل المحدد بشكل دائم.
  • بدء - حدد هذا الخيار لبدء سير العمل.

إنشاء نموذج سير عمل جديد

يعد النموذج غير مكتمل ولا يمكن البدء فيه حتى يتضمن إجراء واحد على الأقل.

  1. في Content Collection، حدد إنشاء نموذج سير عمل.
  2. حدد إنشاء نموذج.
  3. قم بتسمية النموذج واكتب وصفًا في الحقل إرشادات. وهي تعليمات خاصة باستخدام سير العمل. على سبيل المثال، إذا كان هذا "سير عمل مشترك"، فيمكن استخدام هذا القسم لشرح الكيفية التي يتعين على الآخرين استخدامها لسير العمل هذا. (هذه الخطوة اختيارية.)
  4. عرف مصطلحات حالة الإجراء التي سيتم استخدامها في هذا النموذج: قيد التقدم ومعتمد وغير معتمد.
  5. لإرفاق عناصر بالنموذج، حدد استعراض Content Collection. حدد صلاحيات للعناصر التي تقوم بإرفاقها.
  6. حدد إرسالعند الانتهاء.

سيتم نقلك إلى صفحة "تصميم النموذج"، حيث يمكنك إضافة المتطلبات الإلزامية والإجراءات الخاصة بنموذج سير العمل.

إضافة متطلب إلزامي

  1. حدد إنشاء متطلب إلزامي.
  2. قم بتسمية المتطلب الإلزامي واكتب وصفًا.
  3. حدد الخيار بدون إجراء أو انتقال إلى المتطلب الإلزامي وحدد رقم متطلب إلزامي ليتم تحديد الخيار متطلب إلزامي للتكرار في حالة الإيقاف.
    • الخيار الافتراضي هو بدون إجراء؛ وفي هذه الحالة يستمر المتطلب الإلزامي. ولا يمكن متابعة سير العمل قبل هذا المتطلب الإلزامي لأن هذا الإجراء قد فشل، ولكن الإجراءات الأخرى في المتطلب الإلزامي يمكن إكمالها.
    • يؤدي الإعداد انتقال إلى المتطلب الإلزامي إلى إجبار سير العمل على الرجوع إلى متطلب إلزامي محدد إذا فشل المتطلب الإلزامي هذا. وإذا حدث ذلك، فإن كافة الحالات التي تقع بعد هذه النقطة تعود إلى لم يتم البدء. لكن تظل كل التعليقات والمعلومات التاريخية كما هي.
  4. لإرفاق عناصر بالمتطلب الإلزامي، حدد استعراض Content Collection. حدد صلاحيات للعناصر التي تقوم بإرفاقها.
  5. حدد إرسال إجراء وإضافته لإضافة إجراء إلى هذا المتطلب الإلزامي أو إرسال وإنهاء للرجوع إلى الصفحة تصميم النموذج.

إضافة إجراء

عند ربط المستندات بإحدى عمليات سير العمل على مستوى سير العمل أو المتطلب الإلزامي، فأنها تظهر على مستوى الإجراء عندما يتم بدء سير العمل.

  1. لإضافة إجراء إلى متطلب إلزامي، انتقل إلى الصفحة "إنشاء نموذج سير عمل": النماذج الخاصة بي.
  2. حدد إنشاء من قائمة نماذج سير العمل. في قائمة متطلب إلزامي، حدد إنشاء إجراء.
  3. قم بتسمية الإجراء واكتب وصفًا.
  4. حدد ما إذا كان هذا الإجراء مطلوبًا أم لا بواسطة تحديد نعم أو لا.
  5. حدد موعدًا نهائيًا بواسطة تحديد تحديد التاريخ. استخدم حقلي التاريخ والوقت لاختيار الموعد النهائي. في حالة عدم المطالبة بموعد نهائي، حدد بلا.
  6. لتعيين الإجراء لمستخدمين محددين، حدد استعراض لتحديد أسمائهم. استخدم الفاصلات لفصل أسماء المستخدمين المتعددة.
  7. لتعيين الإجراء لمقرر راسي، حدد استعراض لتحديد مقرر دراسي. استخدم الفاصلات لفصل أسماء المقررات الدراسية المتعددة.
    • حد الخيار كافة أعضاء المقرر الدراسي لتعيين الإجراء لجميع أعضاء المقرر الدراسي.
    • حدد الخيار الأدوار المحددة وحدد الأدوار مما يلي: طالب وضيف ومدرس مساعد ومدرس ومنشئ المقرر الدراسي ومحدد الدرجات.
  8. حدد طريقة اعتماد الإجراء. حدد يجوز الاعتماد لأي معين أو يجب أن يقوم كافة المعينين بالاعتماد.
  9. لإرفاق عناصر بالإجراء، حدد استعراض Content Collection. حدد صلاحيات للعناصر التي تقوم بإرفاقها.
  10. حدد إرسال لإنهاء الإجراء والرجوع إلى الصفحة تصميم النموذج.

تحرير نموذج سير عمل

بمجرد أن تقوم بإنشاء نموذج سير العمل، يمكنك تحريره. لا يمكن تحرير نموذج سير العمل إلا من قبل مالكه. وتؤثر هذا التعديلات على النموذج الأصلي وأية مثيلات مشتركة لنموذج سير العمل هذا. ولا تتأثر مثيلات سير العمل الموجودة بهذه التعديلات.

لا يمكن تحرير نماذج سير العمل الموجودة قيد التقدم إلا بعد أن يتم إيقافها. وبمجرد إيقافها، يمكن للمالك تحرير أي متطلب إلزامي لم يتم بدؤه أو أي إجراء مرتبط.

  1. في قائمة "التعاون"، حدد تصميم نماذج سير العمل.
  2. في قائمة النماذج، حدد خيارًا واحدًا من هذه الخيارات الثلاثة:
    • حدد تحرير لفتح الصفحة تحرير، حيث يمكنك تغيير تسميات الاسم والوصف، والحالة.
    • حدد إنشاء لفتح الصفحةتصميم النموذج. يمكنك إضافة متطلبات إلزامية وإجراءات إلى هذه الصفحة أو حذفها.
    • حدد مشاركة لفتح الصفحة مشاركة نموذج سير العمل، حيث يمكنك تحديد إعدادات المشاركة أو تغييرها.

تكرار نموذج سير عمل

يمكن للمستخدمين نسخ نموذج سير العمل الذي قاموا بإنشائه أو الذي تم مشاركته معهم. وبمجرد نسخ نموذج سير العمل، يمكن للمستخدم بناءً على ذلك تحرير هذا النموذج.

إذا قام أحد المستخدمين بنسخ نموذج سير عمل مشترك فهو بذلك يصبح مالكًا، مما يعني أنه يمكنه تحرير النموذج وإعادة استخدامه، حتى لو تم حذف النموذج الأصلي من النظام أو لم تتم مشاركته.

  1. في Content Collection، انتقل إلى الصفحة إنشاء نموذج سير عمل: النماذج الخاصة بي.
  2. حدد خانة الاختيار الموجودة بجوار نموذج سير العمل الذي تريد نسخه.
  3. حدد الزر نسخ. تظهر نسخة نموذج سير العمل في القائمة.
  4. يمكنك أيضًا الوصول إلى الخيار نسخ الموجود في قائمة نموذج سير العمل.

الصلاحيات

يمكن أن تحتوي نماذج سير العمل على عناصر من Content Collection. أثناء قيام مصمم نموذج سير العمل بإضافة العناصر، فإنه يقوم أيضًا باختيار الصلاحيات التي يملكها المستخدمين لهذه العناصر. ويتم منح المستخدمين هذه الصلاحيات لفترة المتطلب الإلزامي فقط. بعد اكمال المتطلب الإلزامي، يتم إزالة هذه الصلاحيات الفريدة للعناصر المرتبطة بالمتطلب الإلزامي.

يتم منح الصلاحيات المحددة عند:

  • قيام المستخدم ببدء المتطلب الإلزامي الذي يحتوي على الإجراء.
  • إعادة تشغيل سير عمل (بعد توقفه).

يتم إزالة الصلاحيات المحددة عند:

  • قيام المستخدم بإنهاء المتطلب الإلزامي الذي يحتوي على الإجراء.
  • إيقاف سير العمل.

إذا لم تتم إضافة أية أذونات إلى أحد العناصر، فسيظهر تحذير عند تقديم سير العمل يوضح أنه لا توجد أذونات لعنصر، ويسأل المستخدم إذا كان يرغب في المتابعة.

المزيد عن أذونات في Content Collection

  1. في القائمة Content Collection، حدد تصميم نماذج سير العمل في قائمة "التعاون".
  2. حدد مكان لتحرير عنصر المحتوى:
    • لتحرير صلاحيات لعنصر محتوى على مستوى سير العمل، حدد تحرير في قائمة نموذج سير العمل.
    • لتحرير صلاحيات لعنصر المحتوى على مستوى المتطلب الإلزامي، حدد إنشاء في قائمة نموذج سير العمل. في قائمة المتطلبات الإلزامية، حدد تحرير.
    • لتحرير صلاحيات لعنصر محتوى على مستوى الإجراء، حدد إنشاء في قائمة نموذج سير العمل. في قائمة الإجراء، حدد تحرير.
  3. حدد استعراض Content Collection لإضافة عنصر Content Collection إلى النموذج.
  4. حدد صلاحيات للعنصر باستخدام خانات الاختيار.
  5. حدد إرسالعند الانتهاء.

يمكن مد الأذونات الخاصة بالعناصر المرتبطة بعمليات سير العمل لإكمال سير العمل. وتظل عمليات المد سارية بعد اكتمال المتطلب الإلزامي وسير العمل.

مد الصلاحية الخاصة بأحد عناصر سير العمل

  1. حدد مد الأذونات لأحد المتطلبات الإلزامية في سير العمل.
  2. حدد استعراض للبحث عن أسماء المستخدمين الذين يحتاجون إلى صلاحية موسَّعة للوصول إلى أحد العناصر.
  3. حدد استعراض لربط أحد العناصر من Content Collection.
  4. أضف أذونات إلى العنصر.
  5. حدد إرسال.