تتضمن المستندات القابلة للوصول بنية تعتمد على عناصر الأنماط أو الوسم. وتوفر هذه البنية تدرج هرمي للمعلومات. يتم تحديد المعلومات الأكثر أهمية على أنها معلومات المستوى الأعلى في المستند، بينما يتم تحديد المعلومات الداعمة كمعلومات المستويات الأقل. وتتضمن الرسومات التوضيحية والصور والجداول التي تظهر في المستند بعلامات وسم خاصة اعتماداً على نوع المعلومات التي تنقلها.

تستخدم برامج قراءة الشاشة علامات الوسم لنقل التدرج الهرمي للمعلومات الموجودة في المستند إلى المستخدمين ليتمكنوا من فهم طريقة تنظيم المادة. كما يتم أيضًا استخدام علامات الوسم لتوفير معلومات أخرى للمستخدمين مثل الوصف الخاص بالمحتوى البصري وطريقة تنظيم البيانات المرتبة في جداول.

وتعتبر إضافة بنية إلى المستندات باستخدام الأنماط وعلامات الوسم خلال عملية الكتابة هي الطريقة الأسرع والأكثر اعتمادية لإنشاء مستندات قابلة للوصول. في جميع الحالات تقريبًا، يتم نقل الأنماط وعلامات الوسم المضافة في تطبيق مثل Microsoft© Word عند قيامك بحفظ المستند بتنسيق آخر مثل Adobe PDF أو HTML.

إتاحة الوصول إلى مستندات Microsoft© Word

استخدام العناوين

أنشئ بنية عناوين متسقة في Word باستخدام الأنماط. حيث يختلف هذا عن مجرد تغيير حجم الخط أو جعل الخط غامق. قم بإعداد أنماط المستند أو استخدم أحد القوالب التي تقوم Microsoft بتضمينها مع Word. ولتغيير كتلة من النص، في برنامج Word الإصدارين 2007 و2010، قم بتحديده وانقر فوق النمط المناسب من شريط الأدوات. تتضمن الإصدارات المختلفة من Word طرقًا مختلفة قليلًا للوصول إلى الأنماط وتعيينها، لذا يجب الاستعانة بمساعدة الإصدار الخاص بك لمعرفة الإرشادات المحددة.

كقاعدة عامة، لا تستخدم العنوان 1 <H1> إلا مرة واحدة فقط في الصفحة. حيث يحدد الوسم <H1> أعلى مستوى من المعلومات في بنية المستند. ويتم استخدام العنوان 1 لعناوين الفصول وعناوين الأقسام الرئيسية والأقسام الأخرى التي تمثل المستوى الأعلى من المعلومات. استخدم العنوان 2 <H2> والعناوين ذات الأرقام الأقل لتحديد المستويات الفرعية للمعلومات المذكورة في المستند.

عند إضافة علامات الوسم الخاصة بالعنوان، يجب أن تكون متسقًا وتقم بتضمين كل مستوى في التدرج الهرمي في مكانه المناسب لتعكس طريقة تنظيم المستند. تأكد من أن H1 يتبعه H2، ثم H3 و H4. حيث لا ينبغي أن تنتقل من H1 إلى H4 مباشرة من أجل أغراض التنسيق فقط. كبديل، قم بتغيير الأنماط الخاصة بكل عنوان لتغيير الطريقة التي تظهر بها.

النص البديل للصور

تستخدم برامج قراءة الشاشة (النص البديل) لتزويد المستخدمين بمعلومات حول الصور. ويمكنك في معظم إصدارات Word، النقر بزر الماوس الأيمن فوق الصورة وتحديد تنسيق الصورة... في مربع الحوار، حدد خيار النص البديل، ثم اكتب النص البديل الخاص بك. يجب أن تكون محدداً ومختصراً ليتمكن المستخدمين بسرعة من فهم ما يتم شرحه. وتتضمن الإصدارات المختلفة من Word طرقًا مختلفة قليلًا لإدخال النص البديل، لذا يجب الاستعانة بالمساعدة الخاصة بالإصدار لمعرفة الإرشادات المحددة.

يتضمن Word 2010 حقلين للنص، العنوان والوصف. اكتب النص البديل الخاص بك في مربع النص الوصف بحيث يمكنك عند تحويل مستندات Word إلى تنسيق PDF أو HTML تحويل النص البديل إلى التنسيق الجديد. لا يتم تحويل العناوين إلى تنسيقات أخرى، لذا سيتعين عليك إدخالها مرة أخرى بالتنسيق الجديد.

جداول البيانات

في المستندات القابلة للوصول، لا يتم أبدًا استخدام الجداول لتنسيق تخطيط الصفحات لأنه سيكون من الصعب على برامج قراءة الشاشة فهم بنية المعلومات وما تمثله. ويتم استخدام الجداول لتمثيل البيانات فقط. ولتتمكن برامج قراءة الشاشة من تفسير البيانات الموجودة في الجدول لكي يمكن للمستخدمين التعرف على كيفية تنظيم البيانات، يتعين أن تكون برامج قراءة الشاشة قادرة على تحديد الخلايا التي تعتبر جزءًا من صف الرأس والخلايا التي تحتوي على بيانات. ويمكنك الإشارة إلى تكرار صف في أعلى كل صفحة في القائمة خصائص الجدول في Word. وعند الحفظ بتنسيق PDF، يتم اكتشاف الصف الأول كرأس الجدول. وإذا تم حفظ ملف Word بتنسيق HTML، فلن يتم الاحتفاظ برؤوس الجدول. كبديل، يتم وسم الخلايا كـ <thead>. ويتم وسم خلايا البيانات كـ <tbody>.

عندما تقوم بالتحويل إلى تنسيق HTML من Word، يمكنك تحرير مستند بتنسيق HTML باستخدام محرر نصوص أو تطبيق آخر مثل Adobe Dreamweaver لإضافة علامات وسم خاصة للجدول. استخدم <th> لوسم رؤوس الجدول و<tr> لتحديد بداية كل صف جديد و<td> لوسم الخلايا التي تحتوي على بيانات. راجع المثال التالي. للأسف، لا توجد طريقة لوسم هذه العناصر الفردية في Word.

مثال:

<thead>
        <tr>
            <th>Column Header 1</th>
            <th>Column Header 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>table data in column 1</td>
            <td>table data in column 2</td>
        </tr>
</tbody>

الروابط

من السهل إنشاء روابط في Word عن طريق لصق عنوان URL بالكامل في صفحة. وعند الضغط على مفتاح المسافة أو Enter، يقوم Word بإنشاء رابط تلقائيًا. قم بتغيير نص الرابط إلى نص وصفي لأن عنوان URL الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا قد لا يعنى شيئًا بالنسبة لقارئ الشاشة. وإذا كنت تقوم بإنشاء مستند Word الذي يمكن أن يكون تم طباعته أو قراءته إلكترونيًا، ففكر في تضمين كل من عنوان URL والرابط الوصفي في النص. على سبيل المثال:
البدء مع إنشاء محتوى مقرر دراسي قابل للوصول.(http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

مدقق الوصول لـ Word 2010 على نظام التشغيل Windows

إذا كنت تستخدم Windows، فأعلم أن Word 2010 يتضمن "مدقق الوصول". وهو يعتبر أحد الموارد الجيدة لمساعدتك على تحديد المشكلات الخاصة بإمكانية وصول ذوي الاحتياجات الخاصة وإصلاحها. حاول الوصول إلى فاحص إمكانية الوصول من ملفات > معلومات > البحث عن مشاكل > فاحص إمكانية الوصول.

جعل مستندات بتنسيق PDF قابلة للوصول

يعتبر تنسيق PDF (تنسيق المستند المحمول) تنسيق بمعايير مفتوحة لتنسيق المستندات. يقوم تنسيق PDF بإنشاء ملفات تبدو عند طباعتها كما هي عند تبادلها إلكترونيًا. وعندما تقوم بمشاركة ملف بتنسيق PDF، يستطيع تقريباً كل شخص قراءته باستخدام برنامج Adobe Reader® المجاني أو تطبيق Adobe Reader للهاتف الجوال المجاني.

ويتم تحويل معظم ملفات PDF من تطبيق مثل Microsoft © Word. توجد العديد من البرامج والمكونات الإضافية التي يمكنها إنشاء ملفات بتنسيق PDF، أما البرامج التي يمكنها إنشاء ملفات PDF بعلامات وسم فعددها قليل للغاية. توفر علامات وسم PDF بنية مخفية وتمثيل نصي لمحتوى PDF بحيث يمكن قراءته بواسطة قارئ الشاشة. وتتشابه علامات وسم PDF مع علامات وسم HTML وأنماط Word.

ويعتبر Adobe Acrobat هو التطبيق الأصلي لإنشاء مستندات PDF وتحويل مستندات أخرى إلى تنسيق PDF. ويوجد عدد كبير للغاية من التركيبات المختلفة لبرامج التأليف وبرامج تحويل PDF مما يمكن شرحه في هذا الموضوع. فإذا كنت تقوم بتحويل ملف Word إلى تنسيق PDF وقمت بإنشاء ملف Word قابل للوصول باستخدام علامات وسم العناوين، والنص البديل للرسومات وما إلى ذلك، فباستطاعة Office 2010 إنشاء ملفات بتنسيق PDF ذات علامات وسم بشكل طبيعي. كما يمكنك أيضاً تنزيل الوظيفة الإضافية لـ Adobe والتي يطلق عليها PDFMaker، لإنشاء ملفات PDF من Word. وإذا كنت تستخدم إصدارات سابقة من Office، فيجب أن يكون لديك الوظيفة الإضافية لإنشاء ملفات PDF بعلامات وسم.

إذا كنت تستخدم الوظيفة الإضافية Adobe، فحدد حفظ كـ Adobe PDF من القائمة ملف. في مربع الحوار PDFMaker، حددEnable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF (تمكين إمكانية وصول ذوي الاحتياجات الخاصة وإعادة انسياب Adobe PDF بعلامات وسم) من علامة التبويب الإعدادات. وإذا كنت تستخدم الحفظ العادي، فحدد حفظ إلى PDF. وقبل أن تحفظ الملف، حدد خيارات، ثم حدد علامات بنية المستند لإمكانية الوصول.

يتضمن Adobe Acrobat X وما يليه مدقق وصول يقوم بفحص ملف PDF الخاص بك ويقوم بتنبيهك في حالة اكتشاف أي مشاكل. سيساعدك مدقق الوصول على تصحيح أي مشاكل. كما يمكنك أيضاً تصحيح رموز الجدول باستخدام محرر جداول TouchUp Reading Order من Acrobat. لمعرفة المزيد حول استخدام Adobe Acrobat لإنشاء ملفات قابلة للوصول، قم بزيارة Adobe.com وابحث عن "إمكانية وصول ذوي الاحتياجات الخاصة."