Colombia Privacy Rights Process

Please note: If you are a user of our products and services that we provide on behalf of your institution, please contact your institution to exercise your rights. They are in the best position to manage your request even if it relates to information that we store on behalf of your institution. We will support your institution with your request.

To exercise any of the rights included in our Privacy Statement regarding personal information being processed in Colombia, as well as to revoke your consent for the processing of your personal information that we process as a Controller (e.g., if we hold your details in our marketing or vendor database), please follow the procedure described below:

  1. Make a written request addressed to our Privacy Team at [email protected].
  2. This request should meet the following requirements:
    • a. Indicate your full name and email address
    • b. Give a clear and precise description of the personal information involved.
  3. Once we have received your request, if it is an inquiry, this is a general consult regarding the personal information we process, we will reply via email you indicated within ten (10) business days after we have received the inquiry.
    Please keep in mind that in some cases we might not be able to answer your request within the period mentioned above. If this is the case, we will inform you of the reasons for the delay and the date in which we will be able to provide you with an answer. This date will not exceed five (5) business days following the expiration of the first term.
  4. If you file a claim, this is a request to correct, update or delete any of the personal information or when you think there has been a breach on our obligations, we will reply via email you indicated within fifteen (15) business after we have received such claim. Please note that we may require additional information in the terms provided for in the law and regulations, in which case the response period will be counted from the moment you provide us with the complete information / documentation required.
    Please keep in mind that in some cases we might not be able to answer your request within the period mentioned above. If this is the case, we will inform you of the reasons for the delay and the date in which we will be able to provide you with an answer. This date will not exceed eight (8) business days following the expiration of the first term.

Please keep in mind that there are exceptions to your rights that allow us to fully or partially reject your request. For instance, we may need to continue to process your personal information in order to comply with our legal obligations. Also, please keep in mind that we may need to verify your identity and we will ask for the corresponding documentation.

 


Proceso Datos Personales en Colombia

Por favor tener en cuenta: Si usted es usuario de alguno de los productos y servicios prestamos en nombre de su institución, por favor contacte a su institución para ejercer sus derechos. Ellos están en una mejor posición para atender a su requerimiento, incluso si su requerimiento trata de información que nosotros procesamos por encargo de su institución.

Si quiere ejercer algo de los derechos incluidos en nuestra Declaración de Privacidad con respecto a datos personales tratados en Colombia, así como para revocar su consentimiento respecto del tratamiento de sus datos personales que realizamos como Responsables, por favor siga el siguiente procedimiento:

  1. Realizar una solicitud por escrito dirigida a nuestro Departamento de Protección de Datos Personales al siguiente correo: [email protected].
    • a. Debe indicar su nombre completo y su dirección de correo electrónico.
    • b. Señalar una descripción clara y precisa de los datos personales, respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados, los elementos y/o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
  2. Una vez recibida su solicitud, si se trata de una consulta, esto es cualquier consulta respecto de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, la responderemos mediante correo electrónico en un plazo de diez (10) días hábiles a partir de su recepción.
    Es importante que tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender su solicitud o concluir el uso en el plazo mencionado anteriormente. En esos casos, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que atenderemos la consulta, la cual no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  3. Si se trata de un reclamo, esto es solicitudes de corrección, actualización o supresión o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de nuestros deberes, lo responderemos mediante correo electrónico en un plazo de quince (15) días hábiles a partir de su recepción. Lo anterior, en el entendido de que podemos requerir información adicional en los términos previstos en la Ley y su Reglamento, en cuyo caso el plazo de respuesta se contará a partir de que nos proporcione la información/documentación completa.
    Es importante que tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender su solicitud o concluir el uso en el plazo mencionado anteriormente. En esos casos, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que atenderemos la consulta, la cual no excederá los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Por favor tenga en cuenta que existen excepciones que nos permiten rechazar total o parcialmente su solicitud. Por ejemplo, es posible que por alguna obligación legal requiramos seguir tratando sus datos personales. Asimismo, por favor tenga en cuenta que es posible que necesitemos confirmar su identidad, caso en el cual, le solicitaremos los documentos correspondientes.